Peut-on ajouter des pièces jointes à un email depuis Digiforma ?

Digiforma relie chaque email à un document spécifique. L'envoi d'email est possible depuis les différents onglets à l'intérieur d'une session de formation :

Par exemple, si vous souhaitez envoyer un mail à vos clients depuis la section > Convention d'une session, alors vous ne pourrez joindre que la convention à votre mail. En définitive 1 mail = 1 type de document.


À ce jour (20/09/21), il n'est donc pas possible de joindre plusieurs pièces jointes dans un même mail.



Pour envoyer plusieurs types de documents par mail à vos utilisateurs vous avez la possibilité de télécharger ces différents documents sur votre ordinateur et les envoyer via votre messagerie habituelle, sans passer par Digiforma.

À noter : en personnalisant vos modèles de documents, il est possible de créer des annexes :

Comment ajouter mes CGV en Annexe d'un modèle de document ?

Comment ajouter un programme en annexe de mes conventions et devis ?

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Où choisir les destinataires de mes e-mails ?

Lorsque plusieurs destinataires de la base de données sont destinataires d'un même type de document, Digiforma vous permet de générer l'ensemble de ces documents en un seul clic et de les envoyer aux différents interlocuteurs en un seul clic également.

C'est le cas par exemple pour les conventions, les convocations, les attestations etc.

Il est possible de désélectionner les destinataires de ces e-mails généraux si vous ne souhaitez pas envoyer votre document à l'ensemble des destinataires.

Prenons l'exemple de l'envoi d'une convocation à différents apprenants :

Dans le session de formation concernée, cliquez sur l'onglet « Convocations / emails » et générez les convocations :

Une fois générées, vous pouvez cliquer sur "Envoyer cette version". Cette option ne fonctionne que si l'ensemble des destinataires possède bien une adresse mail renseignée dans sa fiche (Onglet > Données). Si ce n'est pas le cas, vous aurez alors ce message et vous ne pourrez pas utiliser cette fonctionnalité :

Cliquez ensuite sur "Tous les apprenants concernés" pour sélectionner les apprenants à qui vous souhaitez envoyer la convocation :

Décochez les apprenants que vous ne souhaitez pas convoquer puis cliquez sur « Enregistrer». :

Vous pouvez ensuite envoyer votre mail et cela enverra à chaque apprenant le bon document le concernant contenu dans le zip 😊

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