Vous venez de créer un compte intervenant et vous avez des difficultés à savoir à quoi correspondent les différents droits que vous pouvez donner à votre intervenant ? Nous allons donc reprendre point par point ces éléments ⬇️


1/ Les accès par défaut : les fonctions pédagogiques dans les sessions.

Sans surprise, tout ce qui touche de près ou de loin à la pédagogie est automatiquement ouvert à vos intervenants, néanmoins vous pouvez tout de même leur retirer si cela ne vous convenait pas.

Que comporte l'accès "configuration de l'extranet" ?

Voici la vue que votre intervenant aura de la section "extranet/e-learning" par défaut de sa session de formation. Il pourra donc :
1/ gérer les options de visibilité de l'extranet des apprenants de la session à laquelle il est rattaché.
2/ Ajouter une description (pourquoi pas un texte de bienvenue)

3/ Partager des documents à toute la classe.

Que comporte l'accès "séquence e-learning" ?

Votre intervenant pourra ajouter/modifier/paramétrer la ou les séquences e-learning de la session de formation. Cela implique donc la possibilité d'ajouter/modifier les activités, voir les réponses aux quiz, la décision d'ajouter ou non un forum de discussion ainsi qu'une salle de réunion visio...

Que comporte l'accès "émargements" ?

Comme vu précédemment, votre intervenant a la possibilité de cocher la case "afficher les boutons d'émargement numérique" sur l'extranet. Cela est compris dans son premier accès. Ce bouton sert à ce que les apprenants puissent émarger en autonomie. Dès lors, à quoi sert cet accès ? Tout simplement à gérer la section "émargement" de la session de formation ⬇️

Grâce à cet accès, il/elle pourra facilement envoyer les mails d'émargement à ses participants. Ce mail n'est pas paramétrable, il se contente d'envoyer le lien d'émargement.

Que comporte l'accès "évaluations de la session" ?

Votre intervenant aura donc accès à cette section-ci ⬇️

Il/elle pourra gérer et recueillir toutes les évaluations nécessaires à votre suivi qualité. Par ailleurs, grâce au "quiz en présentiel", il/elle pourra décider de lancer en classe un quiz pour tester les participants en direct et rendre son cours plus ludique. Voici nos articles sur les différents types de quiz dans Digiforma.

Que comporte l'accès "Paramétrage du lieu et des dates" ?

Comme son nom l'indique votre intervenant(e) pourra modifier les dates des modules et le lieu de la session de formation. Cela lui donne plus de marge de manœuvre en cas d'imprévus (créneau en face à face impossible du côté de l'intervenant(e) ou du stagiaire, lieu indisponible pour x raison etc...).

Que comporte l'accès "Envoi d'emails" ?

Comme nous l'avons vu précédemment votre intervenant(e) peut déjà envoyer les liens d'émargement par mail.

Il/elle pourra donc simplement envoyer le mail de convocation aux participants qui contient notamment le lien de connexion à leur extranet personnel. Et c'est tout 😉


2/ Les accès aux fonctions administratives dans les sessions.

Que comporte l'accès "paramétrage des clients & tarifs" ?

Celui-ci permet juste à votre intervenant(e) de modifier les tarifs des modules de vos clients et de les qualifier de "perdu" "indécis" "gagné" "annulé" ou "finalisé" pour le suivi de votre CRM.

Il/elle pourra également éditer et envoyer les conventions aux clients entreprises et les contrats aux clients particuliers.

Cet accès ne permet pas néanmoins de gérer la partie finance (donc il/elle ne pourra pas éditer/envoyer de devis ou de factures).

Que comporte l'accès "paramétrage du programme" ?

L'intervenant(e) ne pourra pas modifier le programme de la session de formation.

Il pourra cependant ajouter des documents externes & privés, ajouter les attentes des clients s'il est leur principal interlocuteur par exemple.

Que comporte l'accès "paramétrage des intervenants" ?

Il/elle pourra ajouter d'autres formateurs s'il/elle est en charge de la gestion de la session de formation. Cet accès lui permettra également d'ajouter ses tarifs ainsi que ses heures effectuées.

Que comporte l'accès "paramétrage envoi des convocations" ?

Cela permet d'aller un peu plus loin que la simple possibilité d'envoyer les mails de convocation prévue dans les paramètres par défaut. Votre intervenant(e) pourra effectivement générer le modèle de convocation de son choix et envoyer les convocations de manière individuelle ou groupée aux participants.

Que comporte l'accès "attestations" ?

Votre intervenant(e) pourra télécharger les attestations de fin de formation (ou tout autre modèle de votre bibliothèque) ainsi que les attestations d'assiduité (notamment demandées par le FIFPL). Il/elle pourra envoyer ces attestations de manière individuelle ou groupée aux participants.

Que comporte l'accès "rapport qualité de la session" ?

Nous l'avons vu plus tôt, votre intervenant(e) peut avoir accès aux évaluations et celles-ci donnent lieu au rapport qualité. En donnant accès à cette partie, votre intervenant(e) pourra observer la synthèse des réponses des différents clients/stagiaires.

Il/elle pourra également générer le rapport au format png et le télécharger.

Il/elle pourra également ajouter sa propre sa synthèse des résultats obtenus à la session de formation.

Que comporte l'accès " Page finance de la session" ?

Votre intervenant(e) pourra générer et modifier les factures des clients/stagiaires de la session de formation.

Il aura donc également l'accès à sa propre facture et les charges liées à sa prestation.

Notez tout de même que cela ne lui donne pas le droit de générer ni d'envoyer un devis dans la partie "stagiaires/dates" de votre session de formation.


3/ Les accès à la visibilité des sessions.

Que comporte l'accès " créer des sessions" ?

L'intervenant(e) pourra créer des sessions de formation "allégées". C'est à dire qu'il/elle pourra faire les paramétrages de bases comme entrer un module, un prix, des dates et un lieu mais il/elle ne pourra pas gérer les clients. Il/elle pourra néanmoins gérer les pré-inscriptions de la page de pré-inscriptions publique.

Par ailleurs, cela ne lui donne pas le droit de déplacer les sessions de formations (de passer une session planifiée par exemple en terminée).

Que comporte l'accès " voir les sessions concernant les autres" ?

Cela permettra à votre intervenant(e), non seulement de visualiser les sessions sur lesquelles il/elle n'est pas affecté(e) mais également de faire toutes les actions citées ci-dessus. L'intérêt est qu'il/elle puisse facilement voir les problèmes de plannings éventuels et les signaler d'autant plus facilement.


4/ Les accès étendus.

Que comporte l'accès " base de données clients (stagiaires / entreprises / financeurs / salles)" ?

Votre intervenant(e) aura à présent accès à l'onglet "données" et pourra tout simplement créer/modifier les fiches de vos stagiaires, entreprises, financeurs et salles !

Ce qui lui donne donc la possibilité d'ajouter des stagiaires et des clients dans les sessions de formation 😉

Que comporte l'accès "catalogue" ?

Cela lui donne accès à l'onglet "Catalogue" et donc lui permettra de modifier/ajouter les programmes, les séquences e-learning ainsi que les modèles d'évaluations qui se trouvent dans votre bibliothèque. Cela lui donnera aussi accès à l'export EDOF.

Ainsi, vous l'aurez compris, votre intervenant(e) aura également la possibilité de modifier le programme des sessions de formation.

Enfin que comporte l'accès "notes & tâches" ?

Votre intervenant(e) pourra ajouter des notes et des tâches à ses différentes sessions de formation comme des pense-bêtes. Ces notes & tâches sont personnelles et ne sont pas visibles d'un compte d'accès à l'autre. Dès lors il/elle ne verra pas vos notes/tâches et vous ne verrez pas les siennes 😉


Et voilà ce à quoi peut avoir accès votre formateur/formatrice ! Il se peut que lorsque vous donnez accès à des fonctionnalités sans en autoriser d'autres que cela créé des conflits. Si c'était le cas, n'hésitez pas à nous le signaler dans le chat !

PS : Prochainement nous sortirons un guide de prise en main(s) du logiciel pour vos intervenant(s) ! 😉🤫 Restez connectés !

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