Vous venez de créer un compte intervenant et vous avez des difficultés à savoir à quoi correspondent les différents droits que vous pouvez donner à votre intervenant ? Nous allons donc reprendre point par point ces éléments ⬇️

Sans surprise, tout ce qui touche de près ou de loin à la pédagogie est automatiquement ouvert à vos intervenants, néanmoins vous pouvez tout de même leur retirer ces droits si cela ne vous convient pas.

Voici la vue que votre intervenant aura de l'onglet "Extranet/e-learning" par défaut depuis son compte, dans sa session de formation. Il pourra donc :
1/ Gérer les options de visibilité de l'extranet des apprenants de la session à laquelle il est rattaché.
2/ Ajouter une description (pourquoi pas un texte de bienvenue)

3/ Partager des documents à toute la classe.

Votre intervenant pourra ajouter/modifier/paramétrer la ou les séquences e-learning de la session de formation. Cela implique donc la possibilité d'ajouter/modifier les activités, voir les réponses aux quiz, la décision d'ajouter ou non un forum de discussion ainsi qu'une salle de réunion visio...

Comme vu précédemment, votre intervenant a la possibilité de cocher la case "Afficher les boutons d'émargement numérique" sur l'extranet. Cela est compris dans l'accès "configuration de l'extranet". Ce bouton sert à ce que les apprenants puissent émarger en autonomie. Dès lors, à quoi sert cet accès ? Tout simplement à gérer l'onglet "Emargements" de la session de formation ⬇️

Grâce à cet accès, votre intervenant(e) pourra cocher les présences si vous n'utilisez pas l'émargement numérique ou il pourra facilement envoyer les mails d'émargement à ses participants. A noter que ce mail n'est pas modifiable, il se contente d'envoyer le lien d'émargement.

Votre intervenant aura donc accès à l'onglet Evaluations ⬇️

Il/elle pourra gérer et recueillir toutes les évaluations nécessaires à votre suivi qualité. Par ailleurs, grâce au "Quiz en présentiel", il/elle pourra décider de lancer en classe un quiz pour tester les participants en direct et rendre son cours plus ludique. Vous pouvez consulter notre article sur les différents types de quiz dans Digiforma.

Cet accès permet à votre intervenant(e) de modifier les tarifs des modules de vos clients.

Il/elle pourra également éditer et envoyer les conventions aux clients entreprises et les contrats aux clients particuliers.

Il/elle pourra également ajouter et modifier les attentes des clients (néanmoins, il faut également lui octroyer l'accès "paramétrage du programme" pour cela).

Cet accès ne permet pas néanmoins de gérer la partie finance (donc il/elle ne pourra pas éditer/envoyer de devis ou de factures).

Cet accès donne accès à tout ce qui concerne le Programme dans l'onglet "Programme / intervenant" : l'intervenant pourra ainsi modifier le programme associé à la session de formation, ajouter des documents externes & privés.

Il/elle pourra également ajouter et modifier les attentes des clients (cela-dit, il faut aussi lui octroyer l'accès "paramétrage des clients et tarifs" pour cela).

Il/elle pourra ajouter d'autres formateurs s'il/elle est en charge de la gestion de la session de formation. Cet accès lui permettra également d'ajouter ses tarifs ainsi que ses heures effectuées.

Comme son nom l'indique votre intervenant(e) pourra modifier les dates des modules et le lieu de la session de formation. Cela lui donne plus de marge de manœuvre en cas d'imprévus (créneau en face à face impossible du côté de l'intervenant(e) ou de l'apprenant, lieu indisponible pour une raison ou pour une autre, etc...).

Votre intervenant(e) pourra générer le modèle de convocation de son choix et envoyer les convocations de manière individuelle ou groupée aux participants.

Votre intervenant(e) pourra télécharger les certificats ainsi que les attestations d'assiduité. Il/elle pourra envoyer ces attestations de manière individuelle ou groupée aux participants.

L'intervenant(e) pourra également effectuer le suivi d'avancement des apprenants, il pourra leur laisser un commentaire ou une appréciation. Pour mieux connaitre le fonctionnement de cet onglet, nous vous recommandons cet article : http://help.digiforma.com/fr/articles/5296407-comment-fonctionne-la-page-de-suivi-des-apprenants

Nous l'avons vu plus tôt, votre intervenant(e) peut avoir accès aux évaluations et celles-ci donnent lieu au rapport qualité. En donnant accès à cette partie, votre intervenant(e) pourra observer la synthèse des réponses des différents interlocuteurs de la session.

Il/elle pourra également générer le rapport au format pdf et le télécharger.

Il/elle pourra également ajouter sa propre synthèse des résultats obtenus à la session de formation.

Votre intervenant(e) pourra générer et modifier les factures des clients/apprenants de la session de formation.

Il aura donc également accès à sa propre facture et les charges liées à sa prestation.

Notez tout de même que cela ne lui donne pas le droit de générer ni d'envoyer un devis dans la partie "Apprenants /dates" de votre session de formation.

Comme nous l'avons vu précédemment votre intervenant(e) peut déjà envoyer les liens d'émargement par mail.

Avec cet accès, votre intervenant pourra consulter l'historique des e-mails envoyés ainsi que leur statut (envoyé/ reçu/ ouvert etc.)

Il/elle pourra également envoyer des mails aux apprenants et aux autres intervenants s'il y en a.

Cet accès permet à votre intervenant(e) de visualiser les liens extranet des apprenants ainsi que ceux des intervenants et d'y accéder :

⚠️ Si vous souhaitez que votre intervenant ne puisse modifier que les programmes de ses sessions de formation, vous devez tout d'abord lui retirer l'accès "Bibliothèque (Programmes / Séquences e-learning / Evaluations)". Puis dans un second temps vous devez lui autoriser l'accès à "Paramétrage du programme"

L'intervenant(e) pourra créer des sessions de formation "allégées". C'est à dire qu'il/elle pourra faire les paramétrages de bases comme entrer un module, un prix, des dates et un lieu mais il/elle ne pourra pas gérer les clients. Il/elle pourra néanmoins gérer les pré-inscriptions de la page de pré-inscriptions publique.

Par ailleurs, cela ne lui donne pas le droit de déplacer les sessions de formations (de passer par exemple une session du statut "planifiée" à celui de "terminée").

Cela permettra à votre intervenant(e), non seulement de visualiser les sessions sur lesquelles il/elle n'est pas affecté(e) mais également de faire toutes les actions citées ci-dessus. L'intérêt est qu'il/elle puisse facilement voir les problèmes de planning éventuels et les signaler d'autant plus facilement.

Votre intervenant(e) aura à présent accès à l'onglet "Données" et pourra tout simplement créer/modifier les fiches de vos apprenants entreprises, financeurs et salles !

Cet accès lui donne donc la possibilité d'ajouter des apprenants et des clients dans les sessions de formation 😉

Cela lui donne accès à l'onglet "Bibliothèque" et donc lui permettra de modifier/ajouter les programmes, les séquences e-learning ainsi que les modèles d'évaluations qui se trouvent dans votre bibliothèque. Cela lui donnera aussi accès à l'export EDOF.

Votre intervenant(e) pourra ajouter des notes et des tâches à ses différentes sessions de formation comme des pense-bêtes. Ces notes et tâches sont personnelles et ne sont pas visibles d'un compte d'accès à l'autre. Dès lors, il/elle ne verra pas vos notes/tâches et vous ne verrez pas les siennes 😉

Et voilà ce à quoi peut avoir accès votre formateur/formatrice ! Il se peut que, lorsque vous donnez accès à des fonctionnalités sans en autoriser d'autres, cela créé des conflits. Si c'était le cas, n'hésitez pas à nous le signaler dans le chat !

Pour consulter notre guide Intervenant, suivez ce lien : https://app.digiforma.com/help/instructor_guide (Vous pouvez également transférer ce lien à vos intervenants pour les aider dans leur prise en main du logiciel !)

Pour comprendre la différence entre l'extranet intervenant et le compte intervenant, nous vous recommandons cet article : http://help.digiforma.com/fr/articles/5846458-quelle-est-la-difference-entre-l-extranet-intervenant-et-le-compte-intervenant

Pour savoir comment configurer un compte d'accès administrateur, rendez-vous sur cette page : http://help.digiforma.com/fr/articles/5866537-comment-configurer-un-compte-d-acces-administrateur