Comme pour tous les documents, il faut d'abord générer les convocations avant de pouvoir les télécharger ou les envoyer. 😉
1. Générer les convocations
Pour les envoyer à tous les apprenants, vous devez d'abord cliquer sur « Zip des convocations » dans l'onglet "Convocations / e-mails" de votre session de formation :
Choisissez l’un des modèles si vous en avez créé plusieurs puis la version PDF ou Doc :
Vous pouvez ensuite télécharger les convocations que vous pourrez imprimer et distribuer à la main, ou envoyer le document généré directement par mail à vos apprenants.
⚠️ Si l'adresse mail d'un de vos apprenants n'est pas renseignée dans sa fiche apprenant, l'envoi d'e-mail lui sera alors impossible. ⚠️
Vous pouvez aussi adresser la convocation à un apprenant en particulier de la liste, que vous verrez en déroulant cette petite flèche bleue :
L'option "Mettre à jour le document généré" vous permet d'actualiser le document en le générant de nouveau dans le cas où vous auriez réalisé des changements !
La date et l'heure de la création précédente sont indiquées :
2. Procéder à l'envoi des convocations par e-mail
Le mail d’envoi par défaut se présente comme suit :
La convocation se met automatiquement en pièce jointe
Le nom de la session est reporté automatiquement dans le titre et dans le mail
Le lien personnel du stagiaire pour se connecter à son extranet se glisse automatiquement dans le mail (attention à ne pas toucher à cette URL) :
Vous pouvez tout à fait modifier ce modèle de mail suivant vos goûts et votre besoin ! Pour savoir comment faire, consultez cet article