Cet article vous explique comment retirer définitivement une fiche de votre base de données Digiforma et détaille les impacts de cette action sur votre gestion administrative.
Digiforma n'autorise pas la suppression de fiches de la base de données si elles sont reliées à des sessions de formation.
Comment supprimer un intervenant ?
Procédure de suppression d'un intervenant
Pour retirer définitivement un intervenant de votre base de données :
Accédez à l'onglet Données dans votre menu principal.
Cliquez sur le sous-menu Intervenants.
Sélectionnez l'intervenant concerné pour ouvrir sa fiche détaillée.
Rendez-vous sur l'onglet "Sessions" de sa fiche pour vérifier si des sessions sont rattachées
Retirer l'intervenant de chaque session rattachée depuis l'onglet Configuration > Intervenants de la session.
Cliquez sur l'icône de la corbeille située en haut à droite (à côté du bouton "Enregistrer").
Confirmez la suppression dans la fenêtre de dialogue.
Les conséquences de la suppression d'un intervenant
Suppression des émargements : L'ensemble des émargements réalisés par cet intervenant seront supprimés à l’issue du détachement des sessions, pensez à télécharger les rapports émargements.
Impact sur le suivi qualité et le BPF : L'intervenant ne figurera plus sur les sessions de formation, le suivi qualité pourra être impacté et également le BPF.
Nous recommandons de ne pas supprimer les intervenants qui ont récemment animé des formations dans votre organisme pour préserver les données de votre BPF.
Comment supprimer un apprenant ?
Procédure de suppression d'un apprenant
Pour retirer définitivement un apprenant de votre base de données :
Rendez-vous dans l'onglet Données, puis cliquez sur Apprenants.
Cliquez sur le nom de l'apprenant que vous souhaitez supprimer.
Si l'apprenant est rattaché à des sessions, il faut venir le supprimer des sessions depuis l'onglet "Sessions" de sa fiche
Cliquez sur l'icône de la corbeille en haut à droite de l'écran.
Validez l'action de suppression.
Les conséquences de la suppression d'un apprenant
Suivi pédagogique : L'ensemble des éléments de cet apprenant seront supprimés sur la session de formation dont le suivi e-learning ou encore les émargements.
Impact sur le BPF : Suite à la suppression de l'apprenant sur la session de formation, les données du BPF seront également impactées.
Comment supprimer une entreprise ?
Procédure de suppression d'une entreprise
Pour supprimer une fiche entreprise ou un financeur de votre base :
Allez dans l'onglet Données, puis sélectionnez Entreprises.
Cliquez sur la fiche de l'entreprise que vous souhaitez retirer.
Depuis l'onglet Suivi > Sessions vérifiez si l'entreprise est rattachée à des sessions
Si des sessions sont rattachées à l'entreprise, supprimez l'entreprise des sessions depuis l'onglet Configuration > Apprenants
Cliquez sur l'icône de la corbeille située en haut à droite.
Confirmez votre choix pour finaliser l'opération.
Les conséquences de la suppression d'une entreprise
Impact sur le BPF : Suite à la suppression de l'entreprise, les éléments du BPF peuvent être impactés.
Historique comptable : Bien que la fiche entreprise disparaisse, les factures déjà émises à son nom restent consultables dans l'onglet Facturation, mais le lien direct vers la fiche client sera rompu.
➡️ Pour en savoir plus, voici un article détaillant la marche à suivre pour supprimer un client d'une session de formation.
Comment supprimer des fiches par lot ?
Procédure de suppression groupée
Si vous souhaitez effectuer un nettoyage rapide de plusieurs fiches simultanément :
Dans l'onglet Données, choisissez la catégorie souhaitée (Entreprises, Apprenants ou Intervenants).
Veuillez cocher la case située sur le côté gauche pour faire votre sélection.
Veillez à décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer
Cliquez sur l'icône de la corbeille qui apparaît alors en haut à droite du tableau.
