Per gestire le vostre convocazioni, andate nella sezione "Gestione> Convocazioni" della vostra barra di navigazione della sessione :
Come per i modelli di documento, bisogna prima generare le convocazioni per poter scaricarle o inviarle.
1. Generate tutte le convocazioni
Per inviare le convocazioni a tutti gli studenti in un solo clic, dovete prima cliccare sul pulsante “Genera uno zip delle convocazioni”. A questo punto verranno visualizzati tutti i modelli di convocazione disponibili e sarà possibile selezionare il modello e formato desiderato (.pdf o .doc):
2. Generate un invito per un singolo studente
Per generare un invito per un corsista in particolare, seguire la stessa procedura, ma questa volta cliccate sui tre puntini accanto al nome del corsista scelto:
3. Aggiornate gli inviti
Una volta che l'invito o gli inviti sono stati generati, compariranno la data e l'ora di emissione dell'invito (come illustrato nel nostro screenshot "Generato il").
È possibile aggiornare gli inviti generandoli nuovamente cliccando sui 3 puntini verticali:
Questo può essere utile per :
aggiornare i dati degli inviti se sono state apportate delle modifiche durante la sessione
rigenerare l'invito utilizzando un modello diverso da quello utilizzato inizialmente.
4. Scaricare e inviare gli inviti via e-mail
Una volta generati gli inviti, i pulsanti di download e di invio sono attivi (da grigi diventano neri):
È possibile scaricare gli inviti per visualizzarli o inviarli da soli, oppure inviarli direttamente per e-mail da Digiforma.
Una volta cliccato su “Invia per e-mail”, l'invito verrà automaticamente allegato all'e-mail. Potrete scegliere il modello di e-mail da utilizzare e decidere se inviarlo direttamente, inviare un test o programmarlo per un secondo momento:
Se necessario, è possibile modificare l'e-mail prima dell'invio!
4.1 Invio di inviti generati in formato zip
Se avete generato tutti gli inviti in una volta sola usando la funzione “zip”, potete inviarli a tutti i corsisti che hanno un indirizzo e-mail registrato nel loro file di discente. Se lo si desidera, è possibile deselezionare alcuni corsisti:
Ogni corsista riceverà l'invito in allegato all'e-mail di convocazione.
Se l'indirizzo e-mail di uno dei vostri studenti non è inserito nel suo file, non sarà possibile inviargli l'e-mail. Ma niente paura, ci sarà un messaggio di promemoria in Digiforma:
4.2 Invio di inviti individuali
Allo stesso modo, è possibile inviare convocazioni per singolo allievo:
Se l'invito è già stato inviato, sull'icona dell'e-mail sarà visibile un puntino verde. Cliccando su di essa, visualizzerete la data e l'ora di invio dell'e-mail:
4.3 Cronologia dell'invio degli inviti
È possibile visualizzare la cronologia delle convocazioni al corso direttamente da Monitoraggio/Email:
4.4 Impostazione dell'e-mail predefinita in uscita
L'e-mail predefinita corrisponderà al modello di e-mail definito come “Predefinito” nel menu “Configurazione > Modelli di e-mail”, quindi nella sezione “E-mail per gli gli studenti > Invio di una convocazione”:
Il modello di email predefinito contiene :
Il nome del corsista;
Il nome della sessione, incluso automaticamente nel titolo e nell'e-mail;
Per una maggiore sicurezza, ci si può connettere tramite l'indirizzo URL generico dell'extranet (area riservata) tramite autentificazione via e-mail, in alternativa è possibile sostituire questo indirizzo URL generico con l'indirizzo URL di accesso personale a extranet se si desidera che il corsista abbia il suo link di accesso personale:
💡 Potete modificare questo modello di e-mail per adattarlo ai vostri gusti e alle vostre esigenze! Per scoprire come, date un'occhiata a questo articolo.