Pour rappel, Digiforma n'est pas un logiciel comptable. Il vous aide à travailler en pré-comptabilité. Nous vous invitons donc à consulter votre service comptable pour vous aider au mieux dans ces démarches parfois très spécifiques.
L'idée de cet article c'est de vous donner les quelques clés de la clôture comptable ainsi que des astuces sur Digiforma.

La clôture comptable (ou cut-off pour les anglophones) c'est la période qui marque la fin de l'exercice comptable. Normalement, on doit établir toutes ses pièces comptables de l'année en cours avant la fin de l'exercice.
Ainsi, par exemple, sur un exercice comptable de 01/01 au 31/12, on doit avoir facturé tous les dossiers de l'année avant N+1.

Lors de la déclaration, il faut joindre des pièces justificatives. Dans notre cas, ce seront soit les devis ou les conventions (FAE), soit les factures établies par l'OF (PCA), les factures des fournisseurs (CCA) ou encore les CGV ou les avenants (AAE).

- Les factures des dossiers de l'année N que l'on ne pourra pas établir en N (parce qu'il nous manque la référence d'un bon de commande ou celle d'un accord de prise en charge par exemple), sont à déclarées en Facture À Établir (FAE).
- Les avoirs qui concernent des dossiers de l'année N mais qui ne pourront être réalisés qu'en N+1, devront être déclarés comme Avoir À Établir (AAE). On peut être confronté à un AAE lorsqu'on doit accorder une remise, prévue ou non dans la convention, sur un dossier déjà facturé.  
- On retrouve la même logique avec les factures établies en avance. C'est le cas des dossiers de l'année N+1 qu'on facture en N car on a déjà reçu leur règlement, par exemple. On parle alors de Produit Constaté d'Avance (PCA).

- Les charges ne sont pas en reste puisque les Charges Comptabilisées d'Avance (CCA) servent à enregistrer les achats de biens ou de services comptabilisés mais non réceptionnés/réalisés totalement ou partiellement à la date de clôture de l'exercice ou bien des charges qui concernent en tout ou partie l'exercice suivant. On retrouve par exemple la facture d'une location de salle qui concerne une formation à cheval sur deux exercices comptables.

Voyons comment Digiforma peut vous permettre de retrouver facilement la liste des pièces présentées ci-dessus.

Depuis Digiforma, on utilise la page Rapports d'activité > Suivi d'activité vue Clients. On renseigne la période de l'exercice comptable. Dans notre exemple, pour simplifier la lecture, nous prendrons pour référence une année civile, soit du 01/01 au 31/12.

La vision au prorata vous permettra de visualiser les dossier à cheval sur deux exercices et de statuer sur leur facturation. On peut vouloir facturer un dossier de formation en fin de prestation, on aura alors une FAE à déclarer. Ou bien, on peut préférer facturer au fil de l'eau et dans ce cas l'exercice en cours sera correctement facturé.

En cliquant sur le bouton "Choisir les colonnes", on ajoute la colonne "Statut de facturation". On retrouve les différents statuts : Facturé, Non facturé et Trop facturé. On peut ainsi filtrer les dossiers via "Non facturé" pour vérifier les facturations manquantes et facturer sur l'exercice N ou déclarer le dossier en FAE le cas échéant.

Les avoirs à établir étant liés à un fonctionnement propre à chaque organisme, ils ne pourront pas ressortir directement depuis le suivi d'activité. Si vous êtes confrontés à des cas semblables à ceux exposés plus haut, nous vous recommandons d'utiliser alors le suivi des incidents qualité, via le sujet "Relation client" afin d'y recenser les différentes actions à réaliser, telles que des remboursements par exemple.

💡 Pour tout savoir sur le fonctionnement de ce suivi, rendez-vous sur notre article dédié 👉 Comment fonctionne le gestionnaire d'incidents qualité ?

Pour retrouver les produits constatés d'avance, rendez-vous là encore sur le Suivi d'activité vue Clients. On ajuste la plage calendaire à notre fonctionnement (si formations courtes alors on mettra le 1er jour de l'exercice comptable, si formations longues étalées sur plusieurs mois ou années, on élargira le début de la plage).
En complément, on filtrera la colonne "Date de fin de la formation" avec la mention "plus grand que" en précisant la date de fin de notre exercice".
On ajoutera la colonne "Facturé HT" pour bien voir s'il y a un écart avec le montant de l'inscription (renseigné au travers de la colonne "CA client HT"), la colonne "Statut de facturation" nous aiguillera rapidement également sur les dossiers partiellement ou totalement facturés à analyser.
Dans l'exemple ci-dessous, le dossier ATLANTA totalement facturé alors que la formation se termine en 2024 indique qu'il y a aura un PCA à déclarer (au prorata du montant lié à la période 2024). On se penchera aussi sur le dossier Le petit baril pour s'assurer que la facture partielle concerne bien uniquement les dates réalisées en 2023.

Le dossier TERRE ET MER ne sera pas à déclarer en PCA puisqu'il n'est pas facturé. Il faudra donc soit le facturer partiellement à hauteur de la réalisation 2023, soit le déclarer en FAE le cas échéant.

Digiforma permet le recensement des charges d'une session, mais il ne permet pas encore d'indiquer si la charge a été réglée. Nous vous recommandons donc de vous baser sur votre logiciel comptable pour récupérer rapidement ce type de données.