Pour faire une interconnexion entre BilletWeb et Digiforma, il faut avoir connecté au préalable votre compte Zapier et votre compte Digiforma.
Cet article vous présente toutes les étapes pour savoir comment mettre en place cette interconnexion.
Vous pouvez gérer l'inscription de prospects à votre événement grâce à Billetweb avec une page d'inscription (cela peut être un événement gratuit sur invitation ou payant selon vos préférences).
Une fois l'inscription faite sur BilletWeb, grâce à Zapier, vous pourrez alors créer automatiquement un apprenant dans Digiforma dans une session précise afin de ne pas devoir saisir les données déjà communiquées via BilletWeb.
Cet article d'introduction vous donnera plus de précisions sur le fonctionnement de Zapier.
1. Création du Zap et connexion à BilletWeb
Dans la partie Trigger du Zap, vous allez choisir :
Event : New attended registered
L'événement concerné : ici il s'appelle "Zapier"
Triggers on : Creation
Cela indique que c'est à la création d'un nouvel inscrit sur BilletWeb qu'il y aura une action faite dans Digiforma.
Si vous avez déjà des inscrits à votre événement, Zapier vous montrera les informations qu'il pourra remonter dans Digiforma.
Ici, par exemple, j'ai précisé le nom, prénom et adresse email pour mon premier inscrit.
Vous pourrez ensuite tester cette première étape.
2. Création du Zap et connexion à Digiforma
Nous allons paramétrer maintenant l'action faite dans Digiforma à partir du déclencheur dans BilletWeb.
Nous souhaitons créer un apprenant indécis dans une session de formation précise, donc nous allons choisir l'event "Create a Draft Trainee"
Puis nous continuons :
en sélectionnant la dernière version du compte Digiforma dans Zzapier
en sélectionnant en faisant correspondre le type de données provenant de BilletWeb vers les champs de données de Digiforma.
C'est ce qu'on l'appelera le mapping.
Par exemple, ici, je vais sélectionner le champ "First Name" de BilletWeb pour le faire correspondre au champ "First Name" de Digiforma.
On fera de même pour tous les champs suivants :
Il est à noter que seuls les champs indiqués commet "Required" sont obligatoires pour établir le Zap.
Ici j'ai ajouté le champ obligatoire de l'email mais j'ai aussi ajouté le champ optionnel de la date de naissance.
Pour ajouter la personne inscrite en tant qu'apprenant indécis dans une session de formation particulière sur Digiforma, il sera nécessaire :
de récupérer l'ID de la session dans l'URL (la barre d'adresse) de votre navigateur
D'ajouter cet ID dans le champ "Training session ID" :
3. Test et vérifications
En dernier, vous pourrez tester le bon déroulé du Zap qui a été mis en place afin d’avoir une nouvelle fiche apprenant créée via à partir de son inscription faite sur BilletWeb.
Une fois les tests faits, vous pouvez enregistrer et lancer votre Zap 🎉Vous aurez bien votre apprenant qui sera créé dans votre session et dans votre base de données :
N'hésitez pas à consulter le support de Zapier pour toute question plus précise.
Pour en savoir plus sur la création d'événement sur BilletWeb, vous pouvez consulter leur centre d'aide ici.