Si vous disposez déjà de votre base de données entreprise, cette fonctionnalité d'import, va vous permettre, en quelques clics seulement d'importer l'ensemble de vos contacts sous Digiforma.
1. Importer vos données
1️⃣ Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Données ➡️ Entreprise de votre compte où vous retrouverez un bouton Importer comme illustré ci-dessous.
Après avoir cliqué, vous serez redirigé sur votre page d'import vous expliquant les étapes à suivre pour réaliser la migration ou la mise à jour de vos données.
2️⃣ Commencez par télécharger la matrice Excel mise à disposition par Digiforma pour entamer l'import de vos données entreprise. Une fois cette matrice ouverte, collez vos informations de contact entreprise dans le document en respectant les colonnes imposées afin de s'assurer de la bonne migration de vos données sur Digiforma.
⚠️ Afin d'importer vos données avec succès, il est capital de ne pas modifier l'ordre ou le titre des colonnes inscrites dans la matrice.
3️⃣ En terme de conditions d'import, il n'est pas nécessaire de compléter l'intégralité des colonnes pour le succès de l'import à l'exception de certaines colonnes dont le titre a été surligné en jaune pour vous en alerter. Pour ces colonnes données, il sera impératif de rentrer une donnée, faute de quoi, l'import ne pourra aboutir.
Pour les colonnes "Etat / collectivité locale" ou "Civilité représentant légal", il faudra sélectionner une valeur unique.
Si les 3 colonnes précédentes sont bien remplies, votre import pourra se réaliser avec succès 🎊
💡 Si vous débutez sur Digiforma, nous vous conseillons de commencer par l'import de vos données entreprises avant l'import de données apprenant, pour ensuite, lier plus facilement vos fiches apprenants à leurs entreprises respectives par la suite.
4️⃣ Une fois la matrice remplie, vous n'avez alors plus qu'à cliquer sur le bouton Importer un fichier .xlsx. Une fois votre document importé, vous aurez un message vous informant du nombre de fiches entreprises que vous venez correctement de créer sur Digiforma.
2. Comment ajouter des champs personnalisés dans l'import de ma base de données ?
⚠️ Les champs personnalisés sont uniquement proposés en option, pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre support !
Pour ajouter les champs personnalisés, vous aller devoir respecter un certain formalisme.
Vous allez devoir dans un premier temps ajouter les champs personnalisés sur votre onglet Données > Entreprise (onglet Champs personnalisés) :
💡 Pensez bien à ajouter le caractère obligatoire de celui-ci ☝️
Ensuite, sur votre matrice Excel, vous pouvez ajouter une colonne à la fin de votre document pour préserver sa cohérence. Pensez à bien nommer la colonne comme le champ personnalisé précédemment ajouté pour éviter toute confusion.
3. Comment mettre à jour ses données entreprises ?
Vous pouvez, à nouveau, utiliser la matrice Excel mise à votre disposition en indiquant l'ensemble des données que vous souhaitez mettre à jour. Le logiciel utilisera alors les colonnes SIRET, code interne ou nom comme élément d'authentification pour la bonne réalisation de cette opération.
Une fois votre document prêt vous pouvez cliquer sur le bouton "Importer un fichier .xlsx" et sélectionner le fichier à importer.
Un message d'erreur apparaît❓
Le logiciel vous informe alors de la raison de l'échec de l'import. Il s'agira en général, d'une information incomplète, notamment dans les colonnes disposant d'un titre coloré, ou bien alors d'une modification du titre ou de l'ordre des colonnes de votre matrice.