Comment fonctionnent les liens d'accès à l'extranet

Il existe différents liens d'accès à l'extranet sur Digiforma. Comment fonctionnent-ils ? Où renvoient-ils ?

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Écrit par Benoit Linet
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Le lien des balises e-mails

Lorsque vous envoyez un e-mail (de convocation par exemple) à votre apprenant, vous avez la possibilité d'intégrer une balise "lien d'accès à l'extranet" afin de lui ouvrir les accès à l'extranet.

Voici comment cette balise se présente :

De son côté, votre apprenant recevra un e-mail avec un lien unique qui lui permettra d'accéder directement à son extranet :

Chaque lien est lié à l'adresse e-mail de l'apprenant afin que l'accès se fasse bien sur son extranet. Si celui-ci est inscrit à plusieurs sessions de formations alors il aura accès à toutes ces sessions depuis son extranet.

Ce lien peut devenir invalide au bout d'un certain temps ou si un nouveau lien est généré. Il vous suffit ensuite de renvoyer un e-mail contenant un nouveau lien d'accès pour que vos apprenants puissent retourner sur leur extranet. 🚀

De la même manière, il existe un lien d'accès générique à l'extranet (lien d'invité, différent du lien personnel de l'apprenant) qui permet à la personne a qui vous l'envoyez d'accéder à l'extranet si son adresse email est présente dans votre base de données (en tant qu'apprenant, que formateur ou bien que contact entreprise)

De votre côté, en cliquant sur le lien pour effectuer des tests, il est possible que vous arriviez sur un autre extranet que celui de cet apprenant. C'est tout à fait normal. Votre adresse e-mail en tant que possesseur de compte est reliée à tous les extranets. Voyez cela comme une clé qui ouvre toutes les portes. Vous serez donc redirigé vers le dernier extranet auquel vous avez eu accès.

Le lien des évaluations (apprenant)

Lorsque vous envoyez une évaluation à votre apprenant, celui-ci est également redirigé vers son extranet sur lequel se trouvent les évaluations. Il s'agit du même lien que le lien des e-mails classique.

Votre apprenant n'aura ensuite plus qu'à cliquer sur l'évaluation pour la remplir :

Le lien des évaluations (Contact entreprise)

Pour donner accès aux évaluations de votre contact entreprise, vous devez au préalable créer ce contact dans la fiche de votre client.

Lorsque vous envoyez l'e-mail contenant le lien d'accès aux évaluations à votre contact entreprise, il reçoit également son lien personnel qui lui permet d'accéder directement à son extranet dans lequel il retrouve comme l'apprenant l'évaluation qu'il doit remplir.

Comme pour l'apprenant, il lui suffit de cliquer sur l'évaluation pour pouvoir y répondre :

Les liens d'accès invités

Dans les évaluations comme dans l'onglet Extranet / e-learning, vous avez la possibilité de copier un lien d'accès invité :

Lorsque vous envoyez ce lien d'accès à l'un de vos clients ou que vous l'ouvrez dans une fenêtre de navigation privé (qui n'est donc pas connectée à votre compte Digiforma par défaut) ce lien mène à cette page :

Votre client / apprenant / formateur n'a plus qu'à entrer son adresse e-mail (celle que vous avez indiqué dans sa fiche de profil) pour recevoir un e-mail contenant le lien de connexion sécurisé menant à son extranet personnel. Cela fonctionne ensuite de la même manière que pour les liens d'accès présents dans les modèles d'e-mail de Digiforma.

Ainsi, la connexion à l'extranet est sécurisée. Un apprenant ne peut accéder qu'à l'extranet relié à son adresse e-mail.

De votre côté en revanche, vous avez accès à tous les extranets, c'est la raison pour laquelle vous pouvez parfois cliquer sur le lien d'accès à un extranet et tomber sur l'extranet d'un autre apprenant.

Les liens d'accès personnels à l'apprenant

⚠️ Il est fortement déconseillé d'envoyer ce lien directement à votre apprenant, en effet, ce lien permet l'accès à l'extranet de l'apprenant et ne nécessite pas l'adresse e-mail du dit apprenant.

Depuis l'onglet Extranet / E-learning, vous avez la possibilité d'accéder aux extranets de vos apprenants. Vous pouvez également leur envoyer le lien d'accès direct à leur extranet. Faites attention cependant, ce lien d'accès permet de se rendre sur l'extranet apprenant sans la sécurité de l'adresse e-mail. Nous vous déconseillons donc de l'envoyer, sauf cas exceptionnel.

Et voilà, vous savez désormais tout sur les différents liens d'accès qui mènent à l'extranet !


Petit + : L'utilisation des QR Codes pour accéder à l'extranet

En plus des liens de connexion, vous pouvez utiliser des QR Codes pour rendre accessible l'extranet à vos apprenants directement sur leur mobile durant vos sessions en présentiels.

Un QR Code est disponible dans chacune de vos sessions de formation dans l'onglet Extranet / e-learning en haut de votre page 👇

Une liste des Qr Code personnel menant directement à l'extranet de chacun de vos apprenants peut également être partagée en classe. Cet article dédié vous guidera dans l'utilisation de cette fonctionnalité.

Une belle journée à vous ! 🚀

L'équipe Digiforma 🏂

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