En planifiant l'envoi d'une évaluation qualité, vous reprogrammez la date à laquelle cette évaluation devient accessible à vos apprenants. Cette procédure permet de masquer temporairement un formulaire d'évaluation, pour tous les apprenants ou pour certains seulement, puis de planifier un e-mail qui débloquera sa visibilité dans l'Espace Apprenant au moment souhaité.
💡 Par défaut, les évaluations de pré-formation sont cochées comme visibles sur l'Espace Apprenant (également appelé extranet).
Masquer l'évaluation dans l'Espace Apprenant
Avant de programmer la date de publication, vous devez désactiver la visibilité par défaut de l'évaluation sur l'Espace Apprenant.
Rendez-vous dans l'onglet Gestion > Évaluations de la session de formation concernée.
Sélectionnez l'évaluation que vous souhaitez planifier.
Dans la section « Distribution du formulaire » > « Espace Apprenant de la formation », désactivez l'interrupteur global « Rendre le formulaire visible sur l'Espace Apprenant » pour masquer l'évaluation à tous les apprenants, ou seulement les interrupteurs des apprenants concernés.
Vous choisissez ainsi, apprenant par apprenant, qui voit l'évaluation : chaque apprenant de la liste dispose de son propre interrupteur, en plus de l'interrupteur global qui agit sur toute la session. Interrupteur activé, l'évaluation est visible pour cet apprenant ; désactivé, elle est masquée pour lui.
Vous pouvez tout cocher, tout décocher, ou n'activer la visibilité que pour certains apprenants.
Programmer la date d'envoi et de publication de l'évaluation
Une fois l'évaluation masquée, planifiez l'envoi du message contenant le lien d'accès direct.
Cliquez sur le bouton Envoyer un lien aux apprenants.
Cliquez sur le Menu situé immédiatement à droite du bouton Envoyer.
Cliquez sur Planifier l'envoi.
Choisissez la date et le créneau horaire auxquels vous souhaitez que les apprenants reçoivent l'évaluation.
Cliquez sur le bouton Planifier l'envoi pour valider la programmation.
Dans le modèle d'e-mail d'évaluation, la balise URL de la page des évaluations sur l'extranet est saisie par défaut. Cette balise permet aux apprenants d'être redirigés directement vers la section Évaluations de leur Espace Apprenant.
Confirmer la planification et résultat attendu dans l'Espace Apprenant
Lorsque la planification d'une évaluation est validée, un message de confirmation apparaît en haut à droite de l'écran.
L'évaluation reste totalement invisible dans l'Espace Apprenant jusqu'au jour et à l'heure programmés pour l'envoi de l'e-mail. Dès que les apprenants reçoivent l'e-mail automatique pour y répondre, l'évaluation devient automatiquement visible et accessible sur leur Espace Apprenant.