Cet article est destiné aux administrateurs qui souhaitent repérer les accès donnés aux différents éléments de l'espace apprenant (ou "extranet") via les balises de connexion.
Le lien des balises e-mails
Lien personnel du stagiaire
Lorsque vous envoyez un e-mail (de convocation par exemple) à votre apprenant, vous avez la possibilité d'intégrer une balise "lien d'accès à l'extranet" afin de lui ouvrir les accès à l'espace apprenant.
Voici comment cette balise se présente :
De son côté, votre apprenant recevra un e-mail avec un lien unique qui lui permettra d'accéder directement à son Espace Apprenant :
Chaque lien est lié à l'adresse e-mail de l'apprenant afin que l'accès se fasse bien sur son Espace Apprenant. Si celui-ci est inscrit à plusieurs sessions de formations, alors il aura accès à toutes ces sessions depuis son Espace Apprenant.
⏰ Ce lien peut devenir invalide au bout d'un certain temps (plus de 10 mois) ou si un nouveau lien est généré. Il vous suffit ensuite de renvoyer un e-mail contenant un nouveau lien d'accès pour que vos apprenants puissent retourner sur leur Espace Apprenant. 🚀
2. Lien générique de la session
De la même manière, il existe un "lien d'accès générique à l'extranet" (lien d'invité, différent du lien personnel de l'apprenant) qui permet à la personne a qui vous l'envoyez d'accéder à l'Espace Apprenant si son adresse email est présente dans votre base de données, et s'il a un lien avec la session (en tant qu'apprenant, que formateur ou bien que contact entreprise).
De votre côté, en cliquant sur le lien pour effectuer des tests, il est possible que vous arriviez sur un autre Espace Apprenant que celui de cet apprenant. C'est tout à fait normal. Votre adresse e-mail en tant que possesseur de compte est reliée à tous les Espace Apprenant. Voyez cela comme une clé qui ouvre toutes les portes. Vous serez donc redirigé vers le dernier Espace Apprenant auquel vous avez eu accès.
Le lien des évaluations (apprenant)
Lorsque vous envoyez une évaluation à votre apprenant, celui-ci est également redirigé vers son Espace Apprenant sur lequel se trouvent les évaluations. Il s'agit du même lien que le lien des e-mails classique.
Votre apprenant n'aura ensuite plus qu'à cliquer sur l'évaluation pour la remplir :
Le lien des évaluations (Contact entreprise)
Pour donner accès aux évaluations de votre contact entreprise, vous devez au préalable créer ce contact dans la fiche de votre client.
Lorsque vous envoyez l'e-mail contenant le lien d'accès aux évaluations à votre contact entreprise, il reçoit également son lien personnel qui lui permet d'accéder directement à son Espace Manager dans lequel il retrouve comme l'apprenant l'évaluation qu'il doit remplir.
Comme pour l'apprenant, il lui suffit de cliquer sur l'évaluation pour pouvoir y répondre :
Les liens d'accès invités
Dans les évaluations comme sur la page Accès de l'Espace Apprenant, vous avez la possibilité de copier un lien d'accès invité :
Lorsque vous envoyez ce lien d'accès à l'un de vos clients ou que vous l'ouvrez dans une fenêtre de navigation privée (qui n'est donc pas connectée à votre compte Digiforma par défaut) ce lien mène à cette page :
Votre client / apprenant / formateur n'a plus qu'à entrer son adresse e-mail (celle que vous avez indiquée dans sa fiche de profil) pour recevoir un e-mail contenant le lien de connexion sécurisé menant à son Espace personnel. Cela fonctionne ensuite de la même manière que pour les liens d'accès présents dans les modèles d'e-mail de Digiforma.
Ainsi, la connexion à l'Espace est sécurisée. Un apprenant ne peut accéder qu'à l'Espace (Apprenant, Intervenant ou Manager) relié à son adresse e-mail.
De votre côté en revanche, vous avez accès à tous les Espaces, c'est la raison pour laquelle vous pouvez parfois cliquer sur le lien d'accès à un Espace Apprenant et tomber sur l'Espace Apprenant d'une autre personne.
Les liens d'accès personnels de l'apprenant
⚠️ Il est fortement déconseillé d'envoyer ce lien directement à votre apprenant, en effet, ce lien permet l'accès à l'Espace Apprenant et ne nécessite pas l'adresse e-mail du dit apprenant.
Depuis l'onglet Espace Apprenant > E-learning, vous avez la possibilité d'accéder aux différents Espaces Apprenants. Vous pouvez également leur envoyer le lien d'accès direct à leur Espace Apprenant.
⚠️ Faites attention cependant, ce lien d'accès permet de se rendre sur l'Espace Apprenant sans la sécurité de l'adresse e-mail. Nous vous déconseillons donc de l'envoyer, sauf cas exceptionnel.
Et voilà, vous savez désormais tout sur les différents liens d'accès qui mènent à l'Espace Apprenant !
À noter que vous pouvez désormais bloquer l'accès à l'Espace Apprenant à vos apprenants et/ou intervenants en cochant ces cases :
Petit + : L'utilisation des QR codes pour accéder à l'Espace Apprenant
En plus des liens de connexion, vous pouvez utiliser des QR codes pour rendre accessible l'Espace Apprenant directement sur le mobile de votre apprenant durant vos sessions en présentiels.
Un QR Code est disponible dans chacune de vos sessions de formation dans l'onglet Espace Apprenant > E-learning en haut de votre page 👇
Une liste des QR code personnel menant directement à l'Espace Apprenant de chacun de vos apprenants peut par ailleurs être partagée en classe. Cet article dédié vous guidera dans l'utilisation de cette fonctionnalité.