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Pour utiliser la signature électronique de façon optimale, il sera nécessaire de réaliser quelques configurations sur votre compte.
Important
Au sein de votre organisme, seuls le possesseur de compte, les administrateurs et les commerciaux peuvent signer des documents. Les intervenants n'ont pas accès à cette fonctionnalité dans Digiforma.
Documents éligibles à la signature électronique
Voici la liste des documents que vous pouvez faire signer via Digiforma :
Signature par les deux parties (organisme de formation + destinataire) :
Conventions et contrats de formation (clients et apprenants)
Contrats de VAE (validation des acquis de l'expérience) pour les clients
Contrats de sous-traitance pour les intervenants
Conventions d'intervention pour les intervenants
Autres documents pour les clients et intervenants
Signature par le destinataire uniquement :
Devis de formation
Autres documents pour les apprenants
Droits et autorisations de signature
Seuls certains rôles peuvent signer des documents du côté de votre organisme.
Rôles autorisés
Possesseur du compte : dispose des autorisations par défaut et sans restriction.
Administrateurs et Commerciaux : peuvent utiliser la signature si leurs droits d'accès sont activés.
Configuration des accès
Vous pouvez activer les droits de signature par type de document depuis la configuration du compte de chaque accès (Administrateur ou Commercial).
Signataires proposés lors d'une session de formation
Lors de l'envoi d'un document, l'application propose :
Le possesseur de compte.
Les gestionnaires affectés à la session, à condition qu'ils possèdent les droits de signature et que ces derniers sont bien attribués dans la session de formation.
Conseil
Le possesseur de compte peut valider la signature par double authentification SMS. Renseignez son numéro dans Compte > Mon organisme > Informations > Informations de contact.
Les gestionnaires recevront quant à eux leur code par e-mail uniquement.
Configuration des destinataires (clients, apprenants, intervenants)
Pour envoyer un document en signature, la fiche de votre contact doit contenir des informations précises :
Client particulier, indépendant ou apprenant : une adresse e-mail est obligatoire. Le numéro de téléphone portable est facultatif.
Client entreprise : vous devez lier un contact à la fiche Entreprise avec l'un des labels suivants :
Contact Principal Formation
Contact Représentant Légal
Contact Finance (L'adresse e-mail est obligatoire, le téléphone portable est facultatif).
Intervenant : une adresse e-mail est obligatoire dans sa fiche.
Le numéro de téléphone est facultatif pour la signature électronique.
Ajouter un numéro de téléphone au sein de la fiche de vos contacts permettra de réaliser la double authentification via l'envoi d'un code par SMS. Si vous n'avez pas de numéro de portable associé à votre contact, l'adresse mail sera suffisante : Digiforma enverra le code d'authentification sur l'adresse mail de votre contact. Cela est cependant moins sécurisé car la double authentification se fera par le même moyen, mais cela est tout de même autorisé.
💡Tous les formats de numéros de téléphone fonctionnent (XX XX XX XX XX ou XX.XX.XX.XX.XX ou XXXXXXXXXX ou XX/XX/XX/XX/XX)
Configuration du délai de signature
Le délai de signature par défaut est fixé à 72 heures (3 jours) pour l'ensemble des documents. Vous pouvez le modifier jusqu'à 720 heures (30 jours).
Depuis un modèle de document
Pour définir des délais spécifiques selon le type de document :
Allez dans Configuration > Modèles de documents.
Sélectionnez le document concerné.
Modifiez le champ dans la section Signature électronique.
Depuis "Mon organisme"
Un délai de signature par défaut peut désormais être configuré aussi depuis le menu Mon Organisme > Options, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous :
Positionnement des signatures dans les documents
Placer la balise de signature
Rendez-vous dans Configuration > Modèles de documents.
Ouvrez le document concerné.
Glissez-déposez la balise Signature électronique à l'endroit souhaité.
Notre prestataire Goodflag autorise jusqu'à 6 signatures par document, cette grande zone est donc découpée en 6 espaces de signature pour les différents signataires du document.
Les signatures se placent par ordre chronologique et de gauche à droite comme ceci :
À noter qu'avec Digiforma, il est possible de faire signer deux partis seulement mais que vous pouvez faire signer plusieurs contacts Entreprise sur le même document.
Placer les signatures par défaut (sans balise manuelle)
Si vous ne positionnez pas la balise manuellement :
Les signatures s'affichent par défaut au milieu de la dernière page.
Conseil : Ajoutez un saut de page juste avant les derniers éléments de votre modèle pour garantir que le nom de vos interlocuteurs et leurs signatures soient correctement alignés en fin de document.
Personnalisation des modèles d'e-mails
Pour adapter vos messages selon les documents ou les destinataires, rendez-vous dans Configuration > Modèles d'e-mails.
Vous pouvez personnaliser :
Les e-mails d'envoi de documents à signer.
Les e-mails de notification de signature en attente.
Les e-mails d'abandon de signature.
Téléchargement des documents signés
Ne téléchargez pas en masse vos documents signés via un fichier .zip. La régénération des fichiers supprime définitivement les signatures électroniques intégrées au document PDF.
Suivi visuel : Une pastille verte sur l'icône en forme de stylo indique qu'un document est signé électroniquement.
Téléchargement : Téléchargez toujours les documents signés à l'unité pour préserver l'intégrité de la preuve de signature. Pour cela, cliquez simplement sur le document sans le générer afin que ce dernier s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
Pour tout savoir sur les usages de la signature électronique sur Digiforma et sa valeur légale, rendez-vous sur notre page dédiée juste ici 👇