L'idée de cet article est de vous accompagner dans le traitement d'une inscription à une formation éligible au CPF : quelle est la marche à suivre et comment Digiforma peut vous faciliter le suivi de ces inscriptions spécifiques.
Nous vous fournissons des "trucs et astuces", avec des avantages et parfois certaines limites. À vous donc d'en tirer parti en fonction de votre organisation et de vos processus en place ou à venir.
Notez également que les guides élaborés par la Caisse de Dépôts et des Consignations vous serviront de base à la prise en main et au traitement des différents cas. Les guides sont précis et imagés, n'hésitez donc pas à les consulter 👉 Guides d'utilisation EDOF
Une fois votre catalogue de formation diffusé sur EDOF avec des sessions à venir ouvertes, les titulaires, c'est-à-dire vos futurs apprenants, peuvent s'inscrire.
Un dossier est alors créé avec un numéro composé de X chiffres.
Vous recevrez alors un mail de notification vous informant que le dossier X est non traité.
💡 Vous pouvez paramétrer une règle dans votre messagerie et créer un dossier dédié à la CDC. Vous savez ainsi quand vous rendre sur EDOF pour consulter les nouveaux dossiers.
Attention néanmoins : la CDC vous enverra des notifications à chaque changement de statut du dossier. La seule référence sera le numéro de dossier. Il vous faudra donc aller vérifier sur EDOF l'apprenant caché derrière ce numéro de dossier et mettre à jour Digiforma en conséquence.
Aussi, en fonction de votre volume de formations éligibles au CPF, il sera peut-être plus pertinent pour vous d'aller régulièrement sur EDOF vérifier les nouveaux dossiers ainsi que leurs avancées (il est plus facile de se souvenir d'un nom que d'une suite de chiffres). Les messages sont d'ailleurs indiqués lorsque des actions de votre part sont attendues.
Option : utiliser le champ personnalisé dans la fiche apprenant pour renseigner le numéro de dossier CPF et pouvoir le rechercher directement depuis la barre de recherche
NB : plusieurs champs seront nécessaires si l'apprenant suit plusieurs formations CPF et il y a aura une répétition de l'info avec la référence de prise en charge
Ensuite, grâce aux différents statuts d'inscription dans Digiforma, faites évoluer votre dossier au fil de son avancée sur EDOF :
Lorsque le dossier est en cours d'instruction ou lorsqu'il est validé sur EDOF, vous pouvez ajuster la partie financement de l'inscription. Pour cela rendez-vous sur notre article dédié 👉 Comment entrer un financement de la Caisse des Dépôts lors de l'utilisation du CPF ?
Utilisez également les notes dans les sessions : en affectant une note à un apprenant particulier avec une date d'échéance et une case cochable, vous pouvez ainsi suivre les tâches à accomplir sur votre session. Les échéances à réaliser dans les 3 jours s'affichent sur votre tableau de bord. Ainsi, vous ne serez plus hors délai dans la déclaration des entrées et sorties de formation.
Le suivi des apprenants vous permet de voir rapidement le nombre d'heures réalisées par votre apprenant. Vous pouvez donc vous appuyer sur cette page pour compléter EDOF. La gestion des absences viendra compléter ce suivi. Les notes sont à nouveau à votre disposition pour ajouter un complément d'information sur chaque apprenant qui mobilise son CPF.
Enfin, une fois la session terminée place à la facturation du dossier 👉 Comment facturer un dossier CPF ?
Pour aller plus loin