Votre parcours de formation intègre une visioconférence avec vos participants et vous ne savez pas comment la planifier sur Digiforma ? Pas d'inquiétude, cela n'aura bientôt plus de secret pour vous ! Nous allons tout vous expliquer étape par étape dans cet article.
🚨 L'outil de classe virtuelle (option supplémentaire payante par Digiforma) ne sera bientôt plus disponible ! D'ici fin d'année 2025, une intégration Zoom sera proposé à la place de notre propre outil Classe virtuelle Digiforma. Rassurez-vous, la possibilité de renseigner un lien URL d'outil externe à notre outil depuis cette activité sera toujours disponible !
1. Planifier une classe virtuelle dispensée sur un outil de visio externe à Digiforma
Vous avez l'habitude de passer par un outil de visioconférence type Zoom ou encore Google Meet ? Il est à tout à fait possible d'intégrer le lien de la visio sur Digiforma et de l'envoyer directement à vos participants. C'est génial non ? Voyons comment procéder étape par étape :
Paramétrer un module dédié à vos classes virtuelles
Avant toute chose, il faut paramétrer correctement votre session de formation, au niveau de vos modules. Cela permettra notamment de donner la possibilité à vos participants et vos intervenants d'émarger sur leur espace dédié et à remplir correctement vos documents.
Depuis la configuration de votre session de formation, dans l'onglet "Dates et Prix", vous devez créer un module en modalité pédagogique "Distanciel" et le nommer "Classe virtuelle" :
Il faudra bien penser à renseigner l'ensemble des dates auxquelles des classes virtuelles seront dispensées dans votre formation et ceci en dates fixes.
Cette étape est très importante, cela permettra au logiciel de générer automatiquement des émargements à venir pour faire signer vos participants et vos intervenants.
Créer une séquence e-learning dédiée à vos classes virtuelles
Depuis l'espace apprenant de la session, dans l'onglet "E-learning" vous devez créer une séquence e-learning "Classe virtuelle" où vous allez pouvoir ajouter l'ensemble de vos activités en classe virtuelle.
Il faudra bien penser à lier cette séquence e-learning au module que vous avez créé au préalable dans la configuration !
Ainsi, la boucle est bouclée.
Pourquoi faire cela ? Tout simplement pour permettre à vos apprenants rattachés à votre module classe virtuelle de pouvoir avoir accès à ces informations sur leur espace apprenant. Mais également de faire transiter les informations (dates, émargements) entre vos modules et vos séquences e-learning.
Créer vos activités en classes virtuelles et les planifier
Une fois votre séquence e-learning créée, vous pourrez y ajouter vos activités de classe virtuelle à l'intérieur.
Pour ce faire, rendez-vous dans votre séquence en e-learning et sélectionnez l'activité classe virtuelle :
Une fois ceci fait, vous pourrez alors ajouter votre lien de visio, configurer les notifications de rappel par e-mail et choisir la date et l'heure de la classe virtuelle.
En activant les notifications par mail, il vous sera également possible de choisir le modèle d'email à utiliser pour le rappel :
Pour modifier le contenu de votre mail de rappel ou en ajouter un nouveau, rendez-vous dans Configuration > Modèles d'emails.
Pour aller plus loin concernant l'activité classe virtuelle, n'hésitez pas à lire cet article complet.
Gérer les émargements d'une classe virtuelle
Le principe reste même qu'une formation en présentiel. Vous devrez faire émarger vos apprenants et vos intervenants pour attester de leur présence via l'émargement numérique, ou en souscrivant à l'option émargement sécurisé.
De plus, vous devrez cocher une présence depuis votre compte pour justifier en plus que l'émargement numérique que l'apprenant a bien été présent en visio (cela ne remplace pas l'émargement réalisé par vos apprenants, il s'agit d'une action complémentaire).
Si vous souhaitez approfondir le sujet et comprendre de bout en bout comment justifier une présence en classe virtuelle, cet article est fait pour vous !
Comment renseigner les lieux de formation dans le cas d'une classe virtuelle ?
Si vous dispensez votre formation en classe virtuelle et en e-learning, vous pouvez alors cocher "Formation à distance" comme lieu de formation, depuis l'onglet Configuration > Initialisation de votre session de formation.
Si vous avez majoritairement du présentiel dans votre formation, vous pourrez plutôt rentrer ici l'adresse principale du lieu de formation.
Puis, vous pourrez créer dans votre bibliothèque de lieux de formation, un lieu "Visio" par exemple, pour le sélectionner comme salle dans le paramétrage de vos créneaux de formation de vos modules.
Envoyer vos documents de formation en précisant la classe virtuelle ?
Une fois vos classes virtuelles correctement paramétrées, vous pourrez alors modifier votre modèle de document de convention, pour y faire apparaître les dates de votre formation, dont les classes virtuelles.
Effectivement, en rajoutant la balise "Tableau des dates et des modules du client" sur le modèle de document de votre convention.
Cela permettra d'avoir un tableau détaillé sur votre convention avec les dates et horaires, le nom des modules ainsi que les lieux de formation.
Sur cet exemple, vous avez une session hybride avec de l'e-learning en intervalle de dates, des classes virtuelles en dates fixes avec un lieu en visio et du présentiel avec des dates fixes et une adresse précise.
Comment faire si certains participants ne suivent pas la même classe virtuelle ?
Dans ce cas, il faudra alors bien penser à ne pas mettre toutes vos classes virtuelles dans la même séquence e-learning.
Il faudra créer différentes séquences e-learning, et y intégrer les activités de classe virtuelle en fonction de vos apprenants.
Il faudra donc ensuite rattacher les bons modules auxquels participent les apprenants aux bonnes séquences e-learning.
Exemple : Vous avez 3 apprenants qui participent chacun à une visio individuelle.
Il faudra alors créer 3 modules dans l'onglet Dates et prix, puis 3 séquences e-learning et dans chaque séquence e-learning, ajouter une activité classe virtuelle avec une date unique.
2. Paramétrer une classe virtuelle avec l'option payante Classe virtuelle
Cette section vous intéressera si vous avez déjà l'option "Classe virtuelle" intégrée sur votre compte Digiforma.
Si ce n'est pas encore le cas et que vous souhaitez fluidifier votre parcours de formation sans passer par un outil de visio externe, cette option est faite pour vous !
Si vous souhaitez comprendre ce que cette fonctionnalité propose concrètement, n'hésitez pas à lire cet article.
Si vous souhaitez réaliser des émargements, il faut vous référer à la section précédente "1. Planifier une classe virtuelle dispensée sur un outil de visio externe à Digiforma".
Dans cette partie, nous allons parler notamment comment programmer une classe virtuelle en e-learning et donc avec des relevés de connexion. Le principe reste le même qu'une formation en e-learning, il faudra alors créer un module en e-learning et ensuite rattacher votre séquence e-learning comprenant votre activité à ce dernier.
Pour revoir comment créer une session de formation en e-learning, n'hésitez pas à lire cet article.
Nous allons reprendre les différentes étapes ici afin de bien comprendre comment procéder.
Créer votre module e-learning ou utiliser un module e-learning existant
Afin de dispenser une classe virtuelle en e-learning, vous devez tout d'abord créer un module e-learning.
Lors de la création d'un module e-learning contenant les séquences d'activités e-learning dans Digiforma, il faut utiliser le système de tracking interne "Relevé des connexions des séquences e-learning" (au niveau des dates) afin d'éditer les Attestations d'assiduité :
Vous pouvez bien entendu partir d'un module en e-learning existant.
Ajouter une activité Classe virtuelle à votre séquence e-learning
Vous pouvez alors soit créer une nouvelle séquence e-learning intégrant seulement vos activités de classe virtuelle ou alors il est tout à fait possible d'intégrer une activité virtuelle à la suite d'autres activités. Bien entendu, cela dépend du parcours de formation que vous souhaitez réaliser.
Il faudra également rattacher votre séquence e-learning à votre module e-learning.
Pour ajouter une activité de classe virtuelle, il suffit de le faire depuis la séquence e-learning de votre session de formation :
Ensuite, il vous suffira de configurer la date et l'heure de votre classe virtuelle, les notifications par mail éventuellement et bien sélectionner l'outil de classe virtuelle avec Digiforma.
Une fois ceci fait, votre classe virtuelle est bien programmée. Le jour J, vous n'aurez plus qu'à vous y connecter depuis votre espace administrateur en cliquant sur le lien indiqué.
Vos stagiaires devront faire de même et se connecter à leur classe virtuelle en passant par le lien proposé dans leur activité.
En passant par cette fonctionnalité, vous pourrez alors recevoir des relevés de connexion de vos stagiaires sans passer par l'émargement !