Créer une classe virtuelle
Rendez-vous dans votre session de formation
Ouvrez Configuration > Dates et prix
Cliquez sur l'icône ✏️ d'un module pour le modifier
Choisissez l'onglet "Entrer toutes les dates (calendrier)"
Cliquez sur une date du calendrier puis ajoutez un créneau
Cochez “Classe virtuelle”
Renseignez : le lien de connexion (Zoom, Meet, Teams, etc.)
Cochez les éventuels rappels de classe virtuelle par email
Enregistrez
Comment renseigner les lieux de formation dans le cas d'une classe virtuelle ?
Si vous dispensez votre formation en classe virtuelle et en e-learning vous pouvez alors cocher "Formation à distance" comme lieu de formation, depuis l'onglet Configuration > Initialisation de votre session de formation.
Si votre formation se déroule principalement en présentiel, vous pouvez indiquer ici l'adresse principale de la formation.
Vous pouvez ensuite créer dans votre bibliothèque de lieux de formation un lieu intitulé "Distanciel", par exemple, afin de le sélectionner comme salle lors du paramétrage de vos créneaux de formation et de vos modules.
Envoyer vos documents de formation en précisant la classe virtuelle ?
Une fois vos classes virtuelles correctement parametrées, vous pourrez alors modifier votre modèle de document de convention, pour y faire apparaître les dates de votre formation dont les classes virtuelles.
Effectivement, en rajoutant la balise "Tableu des dates et des modules du client" sur le modèle de document de votre convention.
Cela permettra d'avoir un tableau détaillé sur votre convention avec les dates et horaires, le nom des modules ainsi que les lieux de formations.
Sur cette exemple, vous avez une session hybride avec du e-learning en intervalle de dates, des classes virtuelles en dates fixes avec un lieu en visio et du présentiel en dates fixes avec un lieu en visio et du presentiel avec des dates fixes et une addresse précise.
Accès des apprenants au lien de connexion
Le lien de connexion est automatiquement accessible pour l’apprenant via deux canaux :
Espace apprenant : Directement sur l’accueil, dans le widget Prochain créneau, à l'aide du bouton Me connecter à la visio.
Emails de rappel : Intégré dans les notifications envoyées avant le début de la session.
📅 Disponibilité du lien Le lien de connexion reste disponible et actif jusqu’à la fin du créneau prévu dans le calendrier.
Paramétrer et personnaliser les e-mails de rappel
Les rappels automatiques s'appuient sur un modèle d’email spécifique et configurable.
Pour personnaliser ce message :
Rendez-vous dans Configuration > Modèles d’emails > Emails pour apprenants.
Recherchez le modèle nommé Rappel classe virtuelle (créneau).
Adaptez le texte selon vos besoins (informations pratiques, consignes, lien vers la plateforme).
💡 Conseil d'utilisation Les balises habituelles sont disponibles dans ce modèle, ainsi que la balise spécifique Lien du créneau de classe virtuelle. Vous pouvez créer différents modèles d'email de rappel et sélectionner celui de votre choix directement lors de l'activation du créneau dans la classe virtuelle.
⚠️ Attention aux statuts des apprenants Les rappels automatiques sont envoyés uniquement aux apprenants ayant le statut Gagné ou En cours de formation. Les apprenants ayant le statut Abandon ne reçoivent pas ces e-mails.
Émargement des classes virtuelles
Les classes virtuelles disposent du même système d’émargement que les créneaux en présentiel.
Le suivi des présences peut s'effectuer de deux manières :
Émargement manuel : Effectué directement par le formateur ou l'administrateur depuis la session.
Émargement autonome : Signature réalisée directement par les apprenants via leur espace apprenant.
Gestion administrative des émargements
Ces émargements apparaissent spécifiquement dans la section Classes virtuelles du menu Émargements afin de les distinguer des présences physiques en salle.
Gestion des anciennes classes virtuelles
Les anciennes activités de classe virtuelle déjà créées restent utilisables. En revanche :
Il n’est plus possible d’en créer de nouvelles dans une séquence.
Lors de la duplication d’une séquence ou d’une session, ces anciennes classes virtuelles ne seront plus copiées.