Sur Digiforma, vos apprenants ont accès à un Espace Apprenant (aussi appelé extranet). Celui-ci leur permet de retrouver des informations et documents liés à la formation à laquelle ils participent, mais également d'accéder aux contenus E-learning que vous leur mettez à disposition.
Il est possible, lors de leur première connexion à cet Espace Apprenant, de leur afficher les Conditions Générales d'Utilisation et de leur demander d'accepter celles-ci.
⚙️ Étapes à suivre
1. Accéder à la configuration
Ouvrez le menu Configuration dans votre espace Digiforma
Cliquez sur le sous-menu "Modèles de documents"
2. Ouvrir la section dédiée aux CGU et choisir la langue
Déroulez la partie Règlement intérieur et CGV
Descendez jusqu'à la section Conditions générales d'utilisation invité Espace Apprenant
Choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez ajouter vos CGU (français, anglais, espagnol ou allemand)
Cliquez sur Ajouter un modèle pour créer un nouveau document
3. Ajouter et activer les CGU
Une fenêtre s’affiche avec le message :
« Vos apprenants devront désormais accepter les conditions générales d’utilisation lors de leur connexion à l’extranet. Êtes-vous d’accord ? »
Cliquez sur OK pour activer la demande d’acceptation des CGU.
4. Rédiger vos CGU
Dans le champ prévu, saisissez ou collez le texte complet de vos Conditions Générales d’Utilisation
Vous pouvez y inclure vos règles internes, mentions légales et informations relatives à la protection des données
5. Enregistrer
Une fois le contenu prêt, cliquez sur Enregistrer
👥 Expérience côté apprenant
Lors de leur première connexion à l’Espace Apprenant, vos participants verront automatiquement s’afficher vos CGU.
Les CGU se mettront automatiquement dans la langue sélectionnée pour l'espace apprenant sur la fiche apprenant (si le modèle de CGU a au préalable été bien créé dans la bonne langue).
Ils devront accepter ou refuser pour poursuivre et accéder à leur espace.
L’acceptation sera alors enregistrée dans leur profil.
✅ Bonnes pratiques
Gardez vos CGU à jour pour qu’elles reflètent vos dernières politiques ou mentions légales
Relisez le texte pour qu’il soit clair et compréhensible par vos apprenants
Si vous modifiez les CGU, informez vos apprenants afin qu’ils les valident à nouveau si nécessaire