Sur une fiche Entreprise, vous pouvez ajouter plusieurs contacts, leur attribuer des labels (rôles), activer leurs notifications, désigner un contact comme manager d'un apprenant, puis supprimer ou restaurer un contact. Voici comment gérer ces contacts.
Gestion des contacts de l'entreprise
Ajouter un contact entreprise et activer ses notifications
Lors de l'ajout d'une fiche Entreprise, vous pouvez ajouter différents contacts et configurer leurs accès pour interagir avec eux tout au long de votre formation.
Pour l'envoi des différentes communications, vous pouvez utiliser les labels dans la fiche Entreprise > Contacts. Les rôles disponibles via les labels sont :
Contact représentant légal
Contact principal formation
Contact principal finance
Manager
Ces labels peuvent également être utilisés comme balises configurables dans vos modèles d'e-mails et de documents, afin d'être intégrés automatiquement à vos communications.
Le label « Manager » permet d'aller plus loin :
Un contact ayant le label « Manager » peut ensuite être désigné comme manager d'un apprenant, depuis la fiche de l'apprenant (le contact doit d'abord exister dans la fiche Entreprise).
Une fois rattaché, ce manager peut, dans son Espace Entreprise, n'afficher que ses collaborateurs grâce à la case « ne voir que les collaborateurs qui me sont rattachés ».
Pour l'instant, cela n'a pas d'effet sur l'envoi des évaluations managers.
Espace Entreprise
Pour l'Espace Entreprise, la gestion se fait via une option dédiée :
Méthode d'activation : cochez la case « Activer les notifications de partage de document sur l'Espace Entreprise pour ce contact » directement sur la fiche du contact.
Une migration automatique a été effectuée : tous les contacts qui possédaient l'ancien label pour l'Espace Entreprise ont cette nouvelle case cochée par défaut, sans perte d'information.
Supprimer ou restaurer un contact
Pour retirer un contact d'une fiche Entreprise, suivez ces étapes :
Cliquez sur l'icône de corbeille à côté du contact à supprimer.
Si vous changez d'avis, cliquez sur la flèche de restauration (qui a remplacé la corbeille) pour conserver le contact.
Cliquez impérativement sur le bouton Enregistrer pour finaliser la suppression et valider l'ensemble de vos modifications.