Lors de la saisie de créneaux dans une session, vous pouvez affecter pour chaque créneau un ou plusieurs intervenants ainsi qu'une salle.
Qu'est-ce qu'une indisponibilité ?
Digiforma considère qu'un intervenant est indisponible si :
Une indisponibilité est indiquée dans sa fiche entreprise sur ce même créneau.
Il est affecté sur un autre créneau au même moment.
Digiforma considère qu'une salle est indisponible si :
Une même salle est utilisée pour un autre créneau au même moment.
Comment cela s'affiche dans une session ?
Si Digiforma relève une incohérence à la sélection, alors vous serez immédiatement alerté visuellement. Au moment de la sélection d'un intervenant ou d'une salle, la mention "indisponible" sera affichée.
👉 Ceci est uniquement une alerte, vous pouvez quand même sélectionner votre choix.
Pour un même module de formation, l'encart supérieur affichera toutes les alertes du module. Les alertes d'intervenants et de salles sont distinguées.
En cliquant sur le créneau concerné, celui-ci sera affiché et vous y retrouverez les alertes individuelles.
En cliquant sur les différentes alertes individuelles, vous serez renvoyé vers la session concernée ou la gestion des indisponibilités de l'intervenant concerné :
L'objectif de cette solution d'alerte est de vous indiquer que vous avez possiblement une incohérence et donc de vous inciter à vérifier votre choix. Vous pouvez cependant l'ignorer et continuer votre sélection.
Gestion des conflits dans l'agenda
À travers sa fonctionnalité d'agenda, Digiforma vous permet d'avoir une vue globale sur le planning de votre organisme de formation et d'accéder aux informations détaillées de vos différentes sessions de formation.
Si vous avez généré des conflits dans le paramétrage de vos sessions, alors l'agenda vous proposera une vue récapitulative de ces derniers au sein de votre onglet "Tableau de bord > Agenda" 👇
Afin d'obtenir des précisions sur la nature des conflits notifiés, vous pouvez cliquer sur le bouton "Afficher le détail" :
Ainsi, vous retrouvez les trois types de conflits évoqués précédemment.
Chacun des conflits étant associé à un pictogramme dédié, vous pourrez aisément identifier la nature des conflits détectés par le logiciel en vous référant aux pictogrammes affichés :
Vous avez la possibilité d'ignorer les différents conflits identifiés par le logiciel en cliquant sur l’icône "Corbeille" 🗑️ à droite de la notification.
💡 La suppression d'un conflit dans votre agenda ne supprimera pas l'alerte au sein même d'un créneau dans la session (comme démontré précédemment).
La détection des conflits dans l'agenda n'est pas instantanée, cette opération s'effectue quotidiennement pendant la nuit. Pour illustration, si vous renseignez des données conflictuelles ce jour, vous aurez en visibilité la notification de conflits dans votre agenda dès le lendemain matin.
👉 Vous pouvez dès à présent ajouter des indisponibilités pour vos intervenants : https://help.digiforma.com/fr/articles/3635414-comment-entrer-les-dates-d-indisponibilites-d-un-intervenant