1) L’objectif de la facturation mensuelle
La facturation mensuelle permet de :
Générer une facture chaque mois pour une session de formation.
Calculer automatiquement le montant au prorata des heures réellement effectuées par les apprenants.
Adapter la facturation en fonction du nombre d’apprenants présents sur la période concernée.
Définition du prorata
Le prorata correspond à un calcul proportionnel.
Dans Digiforma, cela signifie que le montant facturé dépend :
du nombre d’heures réalisées sur le mois,
du tarif défini par apprenant,
des présences saisies dans les émargements.
Si un apprenant ne réalise qu’une partie des heures prévues sur le mois, le montant de la facture sera automatiquement ajusté.
2) Configuration générale depuis la session
Avant de pouvoir générer des factures mensuelles au prorata, la session doit être correctement configurée.
Étape 1 : Accéder à la configuration
Ouvrez votre session de formation.
Rendez-vous dans Configuration > Dates et prix.
Étape 2 : Configurer des tarifs "par apprenant"
⚠️ Seuls les tarifs "par apprenant" permettent la facturation mensuelle au prorata.
Ceci pour plusieurs raisons :
Le calcul mensuel repose sur un montant individualisé.
Digiforma calcule le prorata en fonction :
du nombre d’heures réalisées par apprenant,
du tarif défini par apprenant pour un client,
du nombre d’apprenants présents dans la session.
Pour enregistrer votre tarif "par apprenant" :
Rendez-vous toujours depuis l'onglet Configuration > Dates et prix.
Sur votre module sélectionnez le mode de facturation "Par apprenant"
Étape 3 : Activer la facturation mensuelle sur un module
Sur le module concerné allez sur la ligne de prix
Cliquez sur l'icône crayon pour modifier
Activez l’option "Permettre la création de factures mensuelles incorporant ce coût au prorata des heures réalisées"
Cette option indique à Digiforma que ce module doit être inclus dans la facturation mensuelle avec calcul automatique du prorata.
Dans la configuration de votre session de formation, vous pouvez tout à fait ajouter plusieurs modules "par apprenant" sur le même mois.
Le logiciel calculera automatiquement le montant total à facturer.
3) Le suivi des émargements
La facturation mensuelle au prorata dépend directement des présences enregistrées.
Où saisir les présences ?
Accédez à votre session.
Ouvrez Suivi > Émargements.
Renseignez ou validez les heures réalisées par chaque apprenant.
Ces données sont utilisées pour :
Calculer le nombre d’heures réalisées sur le mois,
Déterminer automatiquement le montant facturé.
💡 Si les émargements ne sont pas complétés correctement, le montant de la facture mensuelle sera impacté.
Pour tout comprendre au sujet du suivi de vos émargements, n'hésitez pas à lire cet article :
4) Générer une facture mensuelle au prorata des présences
Une fois la configuration et les émargements validés :
Ouvrez la session de formation.
Allez dans Gestion > Finances.
Cliquez sur + Nouvelle facture mensuelle.
Digiforma affiche automatiquement :
La période de facturation (mois concerné),
Le nombre d’heures réalisées,
Le montant calculé au prorata selon le tarif par apprenant.
Si vous souhaitez tout de même facturer l'intégralité du montant malgré l'absence de l'apprenant, vous pouvez tout à fait venir modifier le montant de la facture manuellement en allant dans "Modifier" pour modifier la facture existante !
5) Afficher la période de facturation sur les factures
Pour que la période mensuelle apparaisse clairement sur le document :
Allez dans Configuration > Modèles de documents.
Ouvrez votre modèle de facture.
Insérez les balises suivantes :
Facture mensuelle : première date du moisFacture mensuelle : dernière date du mois
Ces balises sont conçues pour le suivi des formations longues :
Durant le premier mois facturé d'une session : la balise "première date du mois" affichera la première date indiquée dans la session.
Pour les mois suivants : elle commencera au premier jour du mois.
Pour le dernier mois facturé de la session : la balise "dernière date du mois" reprend la dernière date de la session ; pour les mois précédents, elle indiquera le 30 ou 31 selon le mois.
Cela fonctionne tant pour les formations à dates fixes (présentiel & distanciel) que pour les formations ayant des intervalles de date (e-learning).