Vous avez la possibilité de programmer l'envoi d'e-mails à l'avance dans Digiforma.
Planifier un email
Tutoriel vidéo
Sur la courte vidéo ci-dessous, vous verrez comment planifier un e-mail étape par étape. Si vous préférez, vous avez juste en dessous les étapes rédigées avec des captures d'écran.
Tutoriel pas à pas
Dans votre session, depuis n'importe quel document que vous avez généré, choisissez l'option "Envoyer par mail" :
Choisissez votre ou vos destinataires, le modèle d'e-mail, réalisez les ajustements que vous souhaitez, puis cliquez sur "Planifier l'envoi" pour choisir la date d'envoi :
Vous pouvez alors :
choisir un délai prédéfini de type "dans un jour", "dans une semaine", "dans X mois", puis définir l'heure :
choisir une date définie en cliquant sur la date souhaitée dans le calendrier. Vous pourrez également sélectionner l'heure à laquelle vous souhaitez que le mail soit envoyé :
Validez ensuite en cliquant sur "Envoyer".
Consulter les e-mails planifiés
Vous retrouverez ensuite tous vos mails en envoi planifié de puis la page de Suivi de votre session puis dans l'onglet "E-mails > E-mails planifiés".
Vous pourrez visualiser le contenu du mail planifié en cliquant sur la flèche, et annuler l'envoi si vous vous êtes trompé.e et/ou ne souhaitez plus envoyer l'e-mail :
Les emails planifiés sont affichés sous format de tableau avec des filtres sur chaque colonne pour vous faciliter la recherche d'une information selon un critère donné : destinataire, date de l'envoi sujet etc.
E-mails planifiés et mise à jour des informations dans la session
Il est à noter que ce seront les destinataires rattachés à la session au moment de la planification de l'envoi qui seront pris en compte lors de ces envois planifiés.
Ainsi, si des apprenants ou clients sont ajoutés ou retirés de la session après que l'envoi de l'e-mail ait été planifié, ou si leur statut est modifié, il faudra alors annuler cet envoi et en re-planifier un autre pour que les modifications de destinataires soient pris en compte.
Pour éviter de devoir mettre à jour les mails planifiés en cas de modifications dans la session, nous vous invitons à utiliser plutôt la planification automatique lorsque la fonctionnalité est disponible ! En effet, pour l'envoi des émargements et des évaluations, cette fonctionnalité existe et prend bien en compte toutes les modifications de destinataires, de mail, de statut ou de date lors de l'envoi du mail. Pour tout savoir concernant ces 2 fonctionnalités, nous vous conseillons ces articles :