Cet article vous permet de prévisualiser l'Espace Apprenant d'une session et de transmettre le bon lien de connexion à chaque participant : apprenant, apprenant sans e-mail, intervenant ou manager.
1. Prévisualiser l'Espace Apprenant
Prévisualisation globale
Pour prévisualiser l'Espace Apprenant que tous les apprenants et formateurs verront en se connectant :
Ouvrez l'onglet Espace Apprenant › Accès de la session.
Tout en bas de la page, dans le bloc Accès administrateur, cliquez sur Me connecter à l'extranet en tant qu'administrateur.
L'Espace Apprenant de la session s'ouvre en prévisualisation.
Vue d'un apprenant précis
Pour prévisualiser l'Espace Apprenant d'un apprenant précis, connectez-vous avec son lien d'accès personnel : ouvrez l'onglet Espace Apprenant › Accès de la session, rubrique Accès par lien personnel, puis copiez-collez son URL dans votre navigateur.
⚠️ Attention : il n'est pas recommandé de se connecter à la place des apprenants. Ces liens sont destinés uniquement à être partagés pour la connexion de l'apprenant.
2. Envoyer le lien de connexion à un apprenant
Après avoir validé une inscription, nous recommandons d'utiliser les convocations pour que les apprenants se connectent pour la première fois à leur Espace Apprenant.
Avec la convocation
La convocation transmet à chaque apprenant son lien d'accès personnel :
Ouvrez l'onglet Gestion › Convocations de votre session.
Générez la convocation.
Cliquez sur l'icône d'envoi par e-mail.
Chaque apprenant reçoit son lien d'accès personnel. Le mail de convocation Digiforma contient la balise personnelle d'accès, déclinée pour chaque apprenant :
⚠️ Attention : conservez bien cette balise lorsque vous personnalisez votre mail.
Avec le lien générique de la session
Le lien générique de la session (aussi appelé URL générique ou URL publique) est affiché dans la rubrique Accès sécurisé de l'onglet Espace Apprenant › Accès. Il est commun à tous les participants : chacun s'identifie en saisissant son adresse e-mail. Utilisez-le par exemple pour envoyer l'accès depuis une autre messagerie :
Ouvrez l'onglet Espace Apprenant › Accès de votre session.
Dans la rubrique Accès sécurisé, copiez le lien générique.
Envoyez-le dans un mail personnel.
L'apprenant n'a pas besoin de créer un compte ni un mot de passe : il saisit simplement son adresse e-mail si l'authentification n'a pas déjà été effectuée.
Avec le QR code d'accès générique
Un QR code d'accès générique est disponible dans chaque session, en haut de l'onglet Espace Apprenant › Accès :
Faites-le scanner à vos apprenants depuis leur mobile pour qu'ils accèdent à leur Espace Apprenant. Pour plus de détails, consultez l'article Comment utiliser le QR Code pour rendre accessible l'Espace Apprenant à vos apprenants ?
💡 Note : ce QR code renvoie vers le lien générique de la session. Il peut être partagé à l'intervenant ou au manager d'un apprenant pour qu'ils s'identifient avec la même méthode (une adresse e-mail par contact).
3. Donner accès à des apprenants sans e-mail
Pour donner accès à l'Espace Apprenant à des apprenants qui n'ont pas d'adresse e-mail, deux solutions existent :
Envoyez les QR codes personnels des apprenants à un tiers (manager ou intervenant), qui partagera les accès en présentiel. Pour en savoir plus, consultez l'article Comment donner accès à l'Espace Apprenant à des apprenants sans email grâce au QR Code ?
Partagez le lien d'accès personnel via un tiers (manager ou intervenant), qui transmettra les liens à recopier aux apprenants.
💡 Note : les liens d'accès personnels sont toujours disponibles dans les convocations individuelles, via la balise URL d'accès à l'extranet.
Vous pouvez demander à votre contact client d'imprimer les convocations individuelles et de les remettre aux apprenants :
Ouvrez l'onglet Gestion › Convocations de la session.
Dans le bloc Génération et envoi manuel, cliquez sur Générer un zip des convocations.
Transmettez le fichier ZIP des convocations individuelles à votre contact entreprise.
Votre contact imprime les convocations et les remet aux apprenants. Chaque apprenant copie ensuite son lien dans le navigateur de son ordinateur, de sa tablette ou de son smartphone.
4. Aider un intervenant à se connecter
Pour qu'un intervenant se connecte à l'Espace Apprenant de la session :
Ajoutez l'intervenant avec une adresse e-mail à la session, depuis l'onglet Configuration › Intervenants.
Transmettez-lui son lien d'accès personnel, via la balise dédiée ou par copier-coller.
Pour en savoir plus, consultez l'article Comment transmettre le lien personnel d'accès à un intervenant de l'Espace apprenant ?
5. Envoyer le lien de connexion à un manager
Les managers peuvent être invités à répondre à des évaluations sur l'Espace Apprenant, ou à le consulter à titre informatif. Pour inviter un manager :
Renseignez l'e-mail du manager dans les contacts de l'entreprise (menu Données › Entreprises).
Envoyez par mail le lien générique de la session à chaque manager.
Pour en savoir plus, consultez l'article Comment créer et envoyer un questionnaire aux managers ?
Pour aller plus loin, consultez l'article Comment inviter un tiers à se connecter à l'Espace Apprenant ?