Voici les différentes manières de vous connecter, ou de permettre à des tiers de se connecter à l'Espace (ou extranet).
1. Vérifier l'Espace Apprenant :
Vue globale :
Afin de prévisualiser l'Espace que tous les apprenants et formateurs verront lorsqu'ils se connecteront, vous pouvez copier-coller l'URL publique qui se trouve au niveau de l'accès sécurisé :
ou, cliquer sur le bouton en dessous :
Vue apprenant précis
Afin de prévisualiser l'extranet identifié en tant qu'un apprenant précis, vous pouvez vous connecter grâce à son lien d'accès personnel.
Rendez-vous dans la page "Espace Apprenant"> Accès > Accès par lien personnel de votre session, et copiez-collez son URL dans votre navigateur :
2. Envoyer à un apprenant son lien de connexion
Via son lien d'accès personnel envoyé avec la convocation :
Rendez-vous dans la page Gestion > Convocations de votre session, puis envoyez la convocation après l'avoir générée ou envoyez un autre e-mail à votre apprenant :
Le mail de convocation Digiforma contient le lien d'accès personnel qui reconnaît donc automatiquement le mail de l'apprenant :
Nb. ⚠️ Attention à ne pas modifier ce lien lorsque vous personnalisez votre mail !
Via l'URL publique (dans un mail annexe par exemple) :
Rendez-vous dans la page "Espace apprenant" de votre session, copiez-collez l'URL publique et envoyez-lui dans un mail personnel ou depuis Digiforma. Ce lien reconnaît automatiquement le mail de l'apprenant, il n'a pas besoin de créer un compte ou un mot de passe, il doit juste rentrer son mail si l'authentification n'a pas déjà été effectuée :
Via le QR code d'accès générique
Un QR Code est disponible dans chacune de vos sessions de formation dans l'onglet Espace Apprenant > Accès en haut de votre page 👇
Vous pouvez le faire scanner à vos apprenants via leur mobile pour qu'ils puissent accéder à leur Espace Apprenant. Notre article dédié vous donnera plus de détails 📖
Nb. ce lien reconnaît également l'intervenant de la session ou le manager d'un apprenant si vous avez indiqué leur mail dans leur fiche.
Si votre apprenant est connu, mais n'a pas de boîte mail
Il doit, dans ce cas retaper l'URL de son lien d'accès personnel directement dans la barre de son navigateur (ordinateur, tablette, smartphone).
Pour l'avoir sous la main, plusieurs solutions :
• vous téléchargez le zip des convocations et les imprimez de votre côté pour les distribuer à l'instant T aux stagiaires
• chaque apprenant imprime sa convocation en amont depuis son ordinateur,
• ou note le lien magique sur un papier.
👉 Vous pouvez également utiliser des Qr Codes personnels pour donner accès à l'Espace Apprenant en présentiel à vos apprenants.
Communiquez l'URL publique (le mécanisme normal d'identification par email) à un apprenant qui a du mal à se connecter !
Si votre apprenant est inconnu
Il arrive que vos clients ne souhaitent pas fournir l'identité du / des apprenants. Vous ne pourrez donc pas leur envoyer le lien d'accès personnel à l'Espace Apprenant.
Dans ce cas vous pouvez utiliser la balise "URL d'accès à l'extranet" dans votre convocation :
Pour transmettre la convocation, téléchargez-la et envoyez-la à votre client qui la fera passer aux apprenants :
⚠️ Il n'est pas possible de faire passer des évaluations digitales à tout un groupe via le même accès extranet, puisque l'idée est de récupérer des résultats individuels.
Il faudra donc les imprimer, les faire remplir par les apprenants, et de votre côté remplir les réponses à la main via le bouton pointé :
3. Comment un intervenant se connecte-t-il à l'extranet ?
La première étape, c'est d'ajouter un intervenant avec une adresse e-mail à la session de formation, depuis l'onglet "intervenants" dans la configuration de la session. il faudra ensuite lui transmettre son lien d'accès accessible depuis l'espace apprenant dans l'onglet "accès" :
4/ Comment envoyer à un intervenant le lien de connexion à l'extranet ?
L'extranet d'une session étant dédié aux apprenants participants, la convocation permet uniquement d'adresser le lien personnel aux apprenants. Mais, dès lors qu'un intervenant est bien indiqué dans la session (avec son mail), l'extranet reconnaît ce dernier lors de la connexion (voir plus haut). Si ce n'est pas le cas, le formateur doit pouvoir entrer son mail, recevoir un lien sur sa boîte mail, et se connecter.
Vous pouvez donc lui partager "l'URL publique" :
5/ Comment envoyer à un Manager le lien de connexion à l'extranet ?
Comme dit plus haut, la convocation permet uniquement d'adresser le lien personnel aux apprenants. En revanche vous pouvez envoye le lien d'URL publique par mail au Manager indiqué sur la fiche Entreprise.
Il devra ouvrir le lien que vous lui avez envoyé, indiquer le mail que vous avez mis sur la fiche Entreprise dans Digiforma, et à ce moment-là il recevra le lien officiel de connexion par mail. ⬇️
A vous de jouer !