Kurz erklärt: Wenn Lernende mit Bildungsgutschein fehlen, melden Sie das der Agentur für Arbeit. Dafür gibt es das Formular „FbW Bescheinigung der Fehlzeiten – SGB III“. Digiforma füllt es mit den Daten aus Ihrer Sitzung automatisch für Sie aus.
Bevor Sie starten
Die Verwaltungsfunktionen für AZAV sind aktiviert (siehe Schritt 1, nur einmal nötig).
In der Sitzung sind alle Termine im Kalender eingetragen.
Bei den Lernenden sind Adresse und Kundennummer der Agentur für Arbeit hinterlegt.
Die Maßnahmenummer ist im Programm der Maßnahme hinterlegt.
Schritt 1: AZAV-Funktionen aktivieren (einmalig)
Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf Meine Organisation. Öffnen Sie den Reiter Zertifikate und aktivieren Sie Verwaltungsfunktionen für AZAV aktivieren. Klicken Sie danach auf Speichern.
Schritt 2: Termine im Kalender als Grundlage prüfen
Öffnen Sie die Sitzung (laufende Maßnahme) und gehen Sie zu Konfiguration → Termine und Preise. Prüfen Sie, ob alle Termine im Kalender stehen.
Warum das wichtig ist: Die Anwesenheit und damit auch die Fehlzeiten richten sich nach diesen Terminen.
Schritt 3: Fehlzeiten öffnen
Gehen Sie in der Sitzung zu Nachverfolgung → Unterschriften und Abwesenheiten → Fehlzeiten. Hier sehen Sie alle Lernenden mit der Anzahl ihrer Abwesenheiten und Verspätungen.
Schritt 4: Abwesenheit erfassen
Klicken Sie in der Zeile der lernenden Person auf das Plus (+). Mit dem Plus in der Spalte „Anzahl der Verspätungen“ erfassen Sie eine Verspätung.
Wählen Sie die Art der Abwesenheit, zum Beispiel K – Krank oder UE – Unentschuldigte Abwesenheit.
Markieren Sie rechts die betroffenen Termine.
Ergänzen Sie bei Bedarf unter Interne Informationen ein Motiv und eine Anmerkung.
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Tipp: Einen Beleg, zum Beispiel eine Krankschreibung, können Sie hinzufügen, sobald die Abwesenheit gespeichert ist.
Schritt 5: Abwesenheitsbericht auswählen
Wechseln Sie zum Reiter Abwesenheitsberichte. Wählen Sie unter Für die lernende Person und dann den Monat.
Bei modularen Maßnahmen können Sie statt Gesamte Sitzung auch ein einzelnes Modul auswählen.
Schritt 6: Einschätzung abgeben und Dokument ausfüllen
Unten im Bericht finden Sie Kommentar zu den nächsten Schritten der Schulung hinzufügen. Geben dort Sie bei Bedarf Ihre Einschätzung an oder lassen Sie die Felder frei:
Sind die Ziele der Sitzung noch erreichbar?
Muss die lernende Person die Sitzung wiederholen?
Soll die Sitzung der lernenden Person beendet werden?
Klicken Sie auf Speichern und danach auf Das Dokument ausfüllen.
Schritt 7: PDF prüfen und weiterleiten
Digiforma füllt die Bescheinigung automatisch aus, unter anderem mit:
Angaben zur Person (Name, Adresse, Kundennummer)
Angaben zur Maßnahme (Maßnahmenummer, Bezeichnung, Monat)
allen erfassten Fehltagen
Prüfen Sie das PDF. Fehlende Angaben können Sie direkt im PDF ergänzen. Danach speichern Sie die Bescheinigung und leiten sie an die Agentur für Arbeit weiter.
