Bei den ältesten Abonnements kann lediglich der automatische Versand von Bewertungen an die Lernenden eingerichtet werden.
Konfiguration der Vorlagen in der Bibliothek
Um eine Qualitätsbewertung zu automatisieren, müssen Sie eine vorhandene Vorlage bearbeiten oder in der Bibliothek der Fragebögen im Abschnitt „Automatischer Versand“ eine neue Vorlage erstellen.
Zulässige Arten von Bewertungen
Die Automatisierung gilt für alle Fragebögen, mit Ausnahme der E-Learning-Quizze:
Qualitätsbewertung vor der Schulung (Teilnehmer)
Qualitätsbewertung unmittelbar nach der Schulung (Teilnehmer)
Qualitätsbewertung im zeitlichen Abstand nach der Schulung (Teilnehmer)
Fragebogen für Führungskräfte
Fragebogen für Referenten
Fragebogen für Geldgeber und Auftraggeber
Automatisierungseinstellungen
Sie können zwei Arten von Auslösern festlegen:
Automatischer Versand: X Tage vor oder nach Beginn/Ende der Sitzung.
Automatische Erinnerung: X Tage nach dem ersten Versand für Verspätete.
Benachrichtigungs-E-Mails werden standardmäßig um 11:30 Uhr am geplanten Tag versendet. Die Bewertung wird dann automatisch im jeweiligen Bereich (Lernender, Referent oder Vorgesetzter) angezeigt.
Hinweis: Kunden mit dem Status „verloren“, „unentschieden“ oder „storniert“ werden von automatisierten Sendungen ausgeschlossen.
Verwaltung von Bewertungen innerhalb einer Sitzung
Hinzufügen und Planen
Wenn einer Sitzung eine Qualitätsbewertung hinzugefügt wird, übernimmt diese automatisch die Konfiguration der Bibliothek:
Wenn die Automatisierung für das Ausgangsmodell aktiviert ist, wird sie für die Sitzung geplant.
Die Software erstellt zum Zeitpunkt des Hinzufügens eine Kopie der Konfiguration. Spätere Änderungen in der Bibliothek wirken sich nicht rückwirkend auf bereits erstellte Sitzungen aus.
Über die Schaltfläche „Verwaltung > Fragebögen“ können Sie bei Bedarf den Versand und die Erinnerung zur Bewertung deaktivieren. Dazu müssen Sie die Kontrollkästchen neben den Datumsangaben deaktivieren:
Sichtbarkeitseinstellung
Der automatische Versand oder die automatische Erinnerung löst automatisch die Sichtbarkeit der Bewertung im Lernbereich aus. Sie sollten diese Funktion daher nicht vor dem automatischen Versand aktivieren.
Als E-Mail-Vorlage für den ersten Versand und die Erinnerung wird die Vorlage verwendet, die standardmäßig im Menü „Konfiguration > E-Mail-Vorlagen“ für den entsprechenden Bewertungstyp festgelegt ist.
Nachverfolgung geplanter E-Mails
Im Menü „Nachverfolgung > E-Mails“ können Sie im Abschnitt „Geplante E-Mails“ die Details der geplanten Sendungen einsehen:
Automatische Datenaktualisierung
Das System synchronisiert den Versand in Echtzeit anhand der folgenden Ereignisse:
Änderung der Termine: Wenn Sie das Start- oder Enddatum Ihrer Sitzung ändern, wird das Versanddatum der E-Mail automatisch neu berechnet.
Aktualisierung der Teilnehmer: Wenn Sie eine oder mehrere Personen zu Ihrer Sitzung hinzufügen oder daraus entfernen, wird die Empfängerliste automatisch aktualisiert.
Änderung der Kontaktdaten: Wenn sich die E-Mail-Adressen zwischen der Einrichtung und dem Versand ändern, wird die Bewertung an die neue Adresse des Empfängers gesendet.
Intelligente Erinnerung: Erinnerungs-E-Mails werden nur an Personen gesendet, die die Bewertung noch nicht beantwortet haben.
Teilnahme- und Anwesenheitsbedingungen
Die Automatisierung folgt bestimmten Regeln hinsichtlich des Status der Teilnehmer:
Vertriebsstatus: Die Fragebögen werden an alle Kunden versendet, deren Status „gewonnen“ oder „abgeschlossen“ lautet.
Teilnahmestatus: Der Versand erfolgt unabhängig vom Teilnahmestatus (anwesend, abwesend mit oder ohne Nachholtermin, Abbruch) .
Standardmäßig werden die Antworten von abwesenden Teilnehmern ohne Wiederaufnahmedatum und von Teilnehmern, die den Kurs abgebrochen haben, nicht in den Gesamtergebnissen der Sitzung berücksichtigt.
Tipp: Verknüpfen Sie Ihre Qualitätsbewertungen direkt mit Ihren Bibliotheksprogrammen im Abschnitt „Bewertungen“ Ihres Programms. Wenn Sie ein Programm zu einer Sitzung hinzufügen, werden die zugehörigen Bewertungen automatisch hinzugefügt und geplant.
Versandregeln nach Empfängerprofil
Lernende
Die E-Mails werden an die Lernenden mit dem Status „gewonnen“ oder „abgeschlossen“ versendet.
Keine E-Mail-Adresse: Wenn der Lernende keine E-Mail-Adresse hat, wird die Bewertung einfach in seinem Lernbereich bereitgestellt.
Manager
Der Versand richtet sich an Kontakte, die im Unternehmensdatensatz mit dem Label „Unternehmenskontakt“ versehen sind. Ohne dieses Label wird keine E-Mail generiert.
Selbstständige Lernende oder Privatpersonen sind davon nicht betroffen.
Referenten
Die E-Mails werden ausschließlich an die für die Sitzung zugewiesenen Referenten versendet, die über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen.
Förderer und Geldgeber
Externer Geldgeber: Versand an die im Datensatz „Angaben zum Geldgeber - Kontakt“ angegebene Adresse.
Kunde ohne externen Geldgeber: Versand an Kontakte mit dem Label „Hauptkontakt Finanzierung“.
Automatisierung für eine bereits laufende Bewertung aktivieren
Wenn auf der Registerkarte „Fragebögen“ einer Sitzung die Meldung „Der automatische Versand der Bewertung ist deaktiviert“ angezeigt wird:
Gehen Sie zur Bibliothek für Fragebögen.
Wählen Sie die Vorlage für die Bewertung aus.
Aktivieren Sie den Versand und/oder die Erinnerung im Abschnitt „Automatischer Versand“.
Kehren Sie zu Ihrer Sitzung zurück: Deaktivieren Sie die Planung und aktivieren Sie sie anschließend erneut, um die Bewertung mit den neuen Einstellungen aus der Bibliothek zu aktualisieren.
Tipps: Um alle Ihre derzeit aktiven Automatisierungen anzuzeigen, sehen Sie sich die Übersichtstabelle auf der Registerkarte „Konfiguration“ > „Automatisierung“ an.