En résumé, ce que j'ai à faire :
Se rendre fréquemment sur le menu Factures fournisseurs pour assurer un bon suivi de mes factures.
Mettre à jour les statuts des factures pour qu’ils soient transmis à mes fournisseurs.
Téléverser les factures de fournisseurs hors France pour qu'elles soient déclarées en e-reporting.
Comment vais-je être informé qu’une facture fournisseur a été réceptionnée ?
Un e-mail de notification sera envoyé au possesseur de compte pour le prévenir.
Comment utiliser les statuts de cycle de vie ?
Approuver la facture
Une fois qu’une facture est arrivée automatiquement dans le menu Factures fournisseurs, je dois indiquer que j'approuve cette facture en cochant la ligne correspondante puis en cliquant sur le bouton "Approuver". Je peux ensuite indiquer que le paiement correspondant a été transmis grâce au bouton "Paiement transmis".
Indiquer un problème
Si la facture ne correspond pas à ce que j'attendais ou qu'elle contient une erreur, il est possible de la mettre “En litige” pour la refuser grâce au bouton "Indiquer un problème". Je dois alors fournir un motif de litige parmi une liste définie par l’administration fiscale.
La déclaration d’un statut Refusé doit être exceptionnel, car il est final et définitif, c’est-à-dire que la facture ne peut plus recevoir d’autre statut après celui-là. Le refus oblige votre fournisseur à faire un avoir interne.
Quelles factures seront reçues automatiquement ? Quelles factures dois-je ajouter manuellement ?
Les factures des fournisseurs ETI ou grandes entreprises seront reçues par la PA et ajoutées automatiquement.
Les factures des PME, des entrepreneurs individuels ne seront pour le moment pas reçues via la PA car ils ne sont pas concernés par l’émission de factures électroniques au 1er septembre 2026. Il faudra attendre le 1er septembre 2027 pour les recevoir automatiquement. En attendant, vous pouvez les ajouter manuellement dans Digiforma mais ce n’est pas une obligation.
Il faut ajouter manuellement les factures de vos fournisseurs internationaux car celles-ci sont soumises à du e-reporting de transaction. Celui-ci sera fait automatiquement à partir du moment où Digiforma détecte une facture dont le fournisseurs n’est pas français.
Que se passe-t-il si je reçois via la PA une facture que j’avais déjà entrée à la main ?
La facture déjà créée sera identifiée grâce au numéro de facture et à sa date. Si il y a bien une correspondance, les informations entrées manuellement seront écrasées par ce qui est reçu de la PA.
Comment gérer les factures liées à une note de frais ?
Pour les notes de restaurants < 150€, les tickets de péage et de parking
Il est possible de ne pas demander de facture et de ne pas passer par l’e-invoicing. Dans ce cas, les obligations de transmission à l’État concernent uniquement le vendeur. La note a été reçue et réglée au moment du règlement. Il n’y pas besoin de faire figurer nécessairement cette note dans Digiforma. Vous pouvez l’intégrer en tant que charge dans une session pour un suivi exhaustif.
Pour les notes de restaurant > 150€ et les autres dépenses traitées notes de frais (hôtel, transport) avec une facture au nom de l'entreprise
Je reçois automatiquement la facture qui aura la mention “Déjà payée”. Je gère le rapprochement avec une note de frais dans le système de mon choix.
Que faire quand je reçois un avoir ?
L’avoir doit lui aussi être approuvé par l’acheteur.
Si le montant de l’avoir couvre totalement celui de la facture (avoir total), la mise à jour du statut de la facture initiale se fera automatiquement.
Si l’avoir est partiel (son montant ne couvre pas totalement celui de la facture), le statut de la facture initiale doit être mis à jour manuellement (notamment pour indiquer un statut “Paiement transmis” avec le paiement du montant différentiel restant).
Que se passe-t-il si un fournisseur m’envoie un avoir qui est lié à une facture émise avant le début de la facturation électronique (avant le 1er septembre 2026) ?
Celui-ci ne pourra pas être intégré automatiquement. Il faudra que votre fournisseur vous le transmette par email.