Déclarer qu'un programme est éligible au recyclage
Dans votre bibliothèque de programme, vous devez vous rendre sur les programmes concernés et cliquer sur "Modifier le contenu". Dans la section "Modalités de certification", activez le bouton "Formation avec recyclage" puis déterminez quand vous souhaitez définir la date de relance. Il faut également bien remplir la durée de validité du programme.
⚠️ Ce que vous paramétrez au niveau du programme ne s'appliquera que sur les sessions créées ultérieurement avec ce programme.
Gérer les alertes au niveau des apprenants
Lorsque vous créez une session depuis ce programme, les apprenants se verront appliquer automatiquement le paramétrage de recyclage.
Vous pouvez choisir de désactiver le recyclage ou définir un délai différent pour un apprenant en particulier depuis l'onglet Suivi > Suivi Apprenants :
Si la case Validé de l'apprenant n'est pas cochée dans cette session, il n'est pas pris en compte dans le système de recyclage.
⚠️ Pour le moment, la date de fin de validité pour les apprenants d'une session est la date de fin de la session. On ne se base pas sur les modules de chaque apprenant pour déterminer celle-ci. Il est toujours possible de la modifier manuellement si besoin.
Suivre les apprenants avec une formation en fin de validité
Rendez-vous dans le menu Gestion commerciale > Suivi des recyclages pour piloter les relances des apprenants dont la formation arrive en fin de validité.
Dans ce tableau récapitulatif, vous retrouvez les infos de vos apprenant qui ont terminé et validé leur formation (date de validation avant aujourd'hui), ainsi que la date de fin de validité et la date de relance définie :
Relancer mes apprenants pour leur proposer un recyclage
🤖 L'envoi de la relance automatique est disponible avec l'option Admin+. Contactez le support pour y souscrire et gagner du temps !
Grâce à la relance automatique, vos clients reçoivent un e-mail à la date de la relance.
Si le client est un client entreprise, la relance est envoyée au contact principal formation de l'entreprise.
Si ce label n'est pas attribué alors la relance est envoyée au contact représentant légal et si celui-ci n'est pas attribué, l'e-mail est envoyé à l'adresse renseignée sur la fiche Entreprise.
S'il s'agit d'un client particulier ou indépendant, la relance est envoyé à l'adresse e-mail de l'apprenant.
La colonne État de la relance vous permet de voir si l'e-mail est "Prévu" ou a été "Envoyé".
Le statut "Non pris en charge" s'affiche pour les recyclages qui sont créés dans le passés et pour lesquels l'e-mail n'a pas pu être envoyé.
Le contenu de l'e-mail est personnalisable : rendez-vous dans le menu Configurations > Modèles d'emails > E-mails pour apprenants pour le personnaliser.
