👉 Résultat : moins d’actions manuelles, un tunnel de vente toujours à jour, et un suivi commercial plus fluide et plus fiable.
Pourquoi utiliser les règles dans votre Suivi Commercial ?
Dans un suivi commercial classique, les opportunités avancent souvent manuellement : on déplace une carte, on change un statut, on vérifie si un devis a été signé ou si une facture a été payée…
➡️ Avec les règles d’automatisation, Digiforma fait ce travail pour vous.
Concrètement, vous pouvez :
Faire avancer automatiquement une opportunité dans votre tunnel de vente
Mettre à jour le statut d’un client sans intervention manuelle
Aligner votre suivi commercial sur vos processus internes réels
Gagner un temps précieux au quotidien, tout en réduisant les oublis
💡 Une fois paramétrées, les règles travaillent en arrière-plan, 24h/24 sans que vous n'ayez rien à faire .
À quoi servent les règles d’automatisation ?
Les règles permettent de définir :
Un déclencheur (un événement précis)
Une action automatique sur l’opportunité ou le statut
Par exemple :
Quand un devis est signé, l’opportunité passe automatiquement au statut « Gagné ».
Ou encore :
Quand une facture est payée, l’opportunité est automatiquement finalisée.
Comment paramétrer vos règles dans le CRM Digiforma ?
Accéder aux règles
Rendez-vous dans votre Suivi Commercial
Cliquez sur Configurer
Puis sur Règles
Vous arrivez alors dans l’espace dédié à la création et à la gestion de vos règles d’automatisation.
Les déclencheurs disponibles
Les déclencheurs correspondent aux événements qui vont lancer automatiquement une règle.
1. Lorsque le statut d’une opportunité change
Vous pouvez déclencher une règle lorsque le statut d’une opportunité devient :
Indécis
Perdu
Gagné
Finalisé
👉 Idéal pour automatiser les dernières étapes de votre tunnel de vente.
2. Lorsque l’opportunité est déplacée dans une colonne
Chaque colonne de votre suivi commercial peut devenir un déclencheur.
👉 Parfait si vous utilisez les colonnes comme étapes clés de votre process commercial.
Pour que les colonnes fonctionnent comme des déclencheurs, il vous faudra utiliser la condition "Déplacer l'opportunité dans la colonne".
Une fois le déclencheur activé et l'action réalisée, votre opportunité changera alors automatiquement de colonne !
Par exemple :
Il est important de noter que cette action fonctionne dans les deux sens.
Ainsi, si vous attribuez une action lorsqu’une opportunité change de colonne, celle-ci entraînera également d’autres modifications, comme le changement de statut.
Exemple :
3. Lorsque le devis est accepté ou signé
La règle se déclenche si :
Le devis est signé électroniquement, ou
La case « signé » du devis est cochée manuellement
👉 Un excellent moyen de faire avancer automatiquement une opportunité dès l’accord client.
4. Lorsque la convention est signée
Le déclencheur fonctionne si :
La convention est signée électroniquement, ou
La case « signée » de la convention est cochée
👉 Idéal pour les organismes de formation souhaitant lier conformité administrative et suivi commercial.
5. Lorsque la facture est émise
La règle se déclenche dès qu’une facture est envoyé par e-mail via Digiforma
👉 Vous pouvez ainsi automatiser le passage à une étape « Facturé » ou « En attente de paiement ».
6. Lorsque la facture est payée
La règle s’active dès que le règlement intégral de la facture a été réalisée soit via la déclaration des paiement soit via le rapprochement bancaire.
👉 Parfait pour finaliser automatiquement une opportunité et garder une vision claire de votre chiffre d’affaires réalisé.
⚠️ Important : les règles ne sont pas appliquées rétroactivement aux opportunités déjà présentes dans les colonnes au moment de leur création.
Gestion et flexibilité des règles
Les règles ont été pensées pour vous offrir un maximum de souplesse dans le temps.
Vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez, selon la complexité de votre suivi commercial
Chaque règle est modifiable : vous pouvez ajuster les déclencheurs ou les actions à tout moment en cliquant sur le stylo 🖊️.
Les règles sont également supprimables, si votre organisation ou vos processus évoluent en cliquant sur la poubelle 🗑️.
👉 Vous gardez ainsi un contrôle total sur vos automatisations, sans contrainte.
Un suivi commercial qui s’adapte à votre façon de travailler
Chaque organisme de formation a ses propres méthodes, ses propres étapes et ses propres priorités.
Les règles du CRM Digiforma ont été pensées pour :
S’adapter à votre organisation
Refléter votre réalité terrain
Vous libérer du temps sur les tâches répétitives
🎯 Moins de clics, moins d’oublis, plus de visibilité.
En résumé
Les règles automatisent l’avancement de vos opportunités
Elles se basent sur des déclencheurs concrets (devis, factures, signatures…)
Elles vous permettent de gagner du temps et de fiabiliser votre suivi commercial
➡️ Prenez quelques minutes pour paramétrer vos règles, et laissez Digiforma piloter votre suivi commercial au quotidien.