El objetivo: menos acciones manuales, un túnel de ventas siempre actualizado y un seguimiento comercial más fluido y fiable.
¿Para qué podemos usar las reglas en nuestro seguimiento comercial?
En un seguimiento comercial clásico, las oportunidades avanzan de manera manual: desplazamos una tarjeta, cambiamos el estado de un cliente, comprobamos si un presupuesto ha sido firmado o si una factura ha sido pagada...
➡️ Con las reglas de automatización, Digiforma hace este trabajo por ti.
Concretamente, puedes:
Avanzar automáticamente una oportunidad dentro del túnel de ventas.
Actualizar el estado de un cliente sin intervenir manualmente.
Alinear tu seguimiento comercial con tus procesos internos reales.
Ganar mucho tiempo a diario, evitando olvidos y errores.
💡 Una vez configuradas, las reglas trabajan en segundo plano, 24h/7, sin que tengas que hacer nada.
Pero, ¿para qué sirven estas reglas de automatización?
Las reglas permiten definir:
Un desencadenante (un evento concreto)
Una acción automática sobre la oportunidad o sobre su estado
Por ejemplo: Cuando se firma un presupuesto por parte del cliente, la oportunidad pasa automáticamente al estado "ganada".
O también: Cuando se paga una factura, la oportunidad pasa automáticamente al estado "finalizada".
¿Cómo configuramos estas reglas en el CRM de Digiforma?
Acceder a las reglas
Dirígete a la pestaña Seguimiento Comercial
Haz clic en Configuración
A continuación, en Reglas
Llegarás a un espacio en el que crear y gestionar tus propias reglas de automatización:
Los desencadenantes disponibles
Los desencadenantes nos permiten elegir los eventos que activarán automáticamente una regla establecida.
1. Cambio del estado de una oportunidad
Puedes activar una regla cuando el estado de una oportunidad cambia a:
Indeciso
Perdido
Ganado
Finalizado
👉 Te recomendamos su uso para automatizar las últimas etapas de tu túnel de venta.
2. Cuando una oportunidad se mueve a una columna
Cada columna de tu seguimiento comercial puede ser un desencadenante.
👉 Esto es perfecto para utilizar las columnas como etapas claves de tu proceso comercial. Para que las columnas funcionen como desencadenantes, tendrás que utilizar la condición "Cuando la oportunidad se mueve a una columna". Una vez el desencadenante esté activado y la acción realizada, ¡tu oportunidad quedará cambiada automáticamente de columna!
Por ejemplo:
Es importante saber que esta acción funciona en doble sentido. De esta forma si atribuyes una acción cuando una oportunidad cambia de columna, esta implicará también otras modificaciones, como el cambio del estado de la misma.
Por ejemplo:
3. Cuando se acepta o firma el presupuesto
La regla se activará si:
El presupuesto se firma electrónicamente
La casilla "aceptado" se marca manualmente
👉 Una excelente forma de hacer avanzar automáticamente una oportunidad desde que el cliente acepta.
4. Cuando se firma el acuerdo o contrato
La regla se activará si:
El acuerdo se firma electrónicamente
La casilla "aceptado" se marca manualmente
👉 Perfecto para los centros de formación que quieren automatizar la conformidad administrativa y el seguimiento comercial.
5. Cuando la factura se emite
La regla se activará si una factura se envía por correo electrónico desde Digiforma.
👉 Así, podrás automatizar el paso de etapa a "Facturado" o "A espera de pago".
6. Cuando la factura es abonada
La regla se activa cuando se ha producido el pago integral de la factura bien mediante la declaración de pago o bien mediante la conciliación bancaria.
👉 Perfecto para finalizar automáticamente una oportunidad y conservar una visión clara de tus cifras.
⚠️ Importante: las reglas no se aplican retroactivamente a las oportunidades presentes en las columnas en el momento de su creación.
Gestión y flexibilidad de las reglas
Las reglas han sido concebidas para ofrecerte un máximo de flexibilidad en el tiempo.
Puedes crear tantas reglas como quieras, según la complejidad de tu seguimiento comercial.
Cada regla se puede modificar: puedes ajustar los desencadenantes o las acciones en todo momento haciendo clic en el lápiz ✏️ .
Las reglas son también suprimibles, si tu centro cambia o tus procesos evolucionan puedes eliminarlas haciendo clic en la papelera 🗑️.
👉 Conservarás así un control total de todas tus automatizaciones, sin restricciones.
Un seguimiento comercial que se adapta a tu forma de trabajar
Cada centro de formación tiene sus propios métodos, sus propias etapas y sus propias prioridades. Las reglas del CRM de Digiforma han sido concebidas para:
Adaptarse a tu centro de formación
Reflejar la realidad de tu día a día
Liberar tiempo de tus tareas administrativas
🎯 Menos clics, menos olvidos, más visibilidad.
En resumen
Las reglas automatizan el avance de tus oportunidades.
Se basan en desencadenantes concretos (presupuestos, facturas, firmas...).
Permiten ganar tiempo y hacer más fácil tu seguimiento comercial.
➡️ Tómate tu tiempo para configurar tus reglas, y deja que Digiforma controle tu seguimiento comercial a diario.