Das Verwalten von Zahlungseingängen und die Nachverfolgung offener Posten kann zeitintensiv und fehleranfällig sein. Zwischen ausstehenden Rechnungen, zu prüfenden Überweisungen und zu verwaltenden Mahnungen verlieren Sie schnell wertvolle Zeit – zulasten Ihrer eigentlichen Tätigkeit: der Durchführung von Schulungen.
Aus diesem Grund haben wir die Funktion Bankabgleich entwickelt, die direkt in Digiforma integriert ist. 🚀
Mit dieser neuen Lösung automatisieren und sichern Sie Ihre Zahlungsprozesse, erhalten eine transparente Übersicht über Ihre Liquidität und verabschieden sich von der mühsamen manuellen Abstimmung.
So funktioniert der Bankabgleich in Digiforma
Die Funktion ist direkt in Ihr Digiforma-Konto eingebunden und unterstützt Sie mit wenigen, klaren Schritten bei einer optimierten Finanzverwaltung 👇
1. Verknüpfen Sie Ihr Bankkonto
Synchronisieren Sie Ihre Transaktionen in Echtzeit und erhalten Sie tägliche Updates zu Zahlungseingängen.
2. Automatisierte Zuordnung von Zahlungen
Dank eines intelligenten Algorithmus erkennt Digiforma automatisch, welche Zahlungen zu welchen Rechnungen gehören. Ein Abgleichsindikator unterstützt Sie bei der Überprüfung der Übereinstimmung.
3. Sparen Sie wertvolle Zeit
Mit wenigen Klicks erhalten Sie eine konsolidierte Übersicht über alle Zahlungen und stellen sicher, dass alles korrekt verbucht ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Transaktionen abgleichen
1. Auf die Funktion zugreifen
Navigieren Sie zu Aktivitätsberichte > Verfolgen von Rechnungen und klicken Sie auf Rechnungsabgleich:
2. Bankkonto verknüpfen
Synchronisieren Sie Ihr Bankkonto mit Digiforma, um Transaktionen automatisch zu aktualisieren. Diese Synchronisierung erfolgt über unseren Partner Ponto und ist vollständig gesichert. Ihre Daten sind geschützt – ohne direkten Zugriff auf Ihr Bankkonto.
ℹ️ Sie können bis zu zwei Bankkonten verknüpfen, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.
So verknüpfen Sie Ihr Konto mit der Zahlungsübersicht 👇
Gehen Sie zu Tätigkeitsberichte > Rechnungsübersicht > Rechnungsabgleich
Klicken Sie auf Konto verknüpfen
Sie werden zu Ponto weitergeleitet, wo die Datensicherheit gewährleistet ist.
Folgen Sie den Anweisungen in der Anwendung, und schon ist Ihr Konto mit Digiforma verbunden. 🎊
3. Transaktionen synchronisieren
Wählen Sie aus, welchen Zeitraum Sie mit Digiforma synchronisieren möchten:
Letzte 7 Tage
Letzte 30 Tage
Letzte 90 Tage
Gesamter Transaktionsverlauf
⭐️ Der Vorteil: Sie erhalten einen vollständigen Überblick über alle Bankbewegungen – direkt in Digiforma, ohne zusätzliche Software.
4. Transaktion abgleichen
Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle Transaktionen mit folgenden Status:
Abzugleichen
Abgeglichen
Außerhalb von Digiforma ➡️ Transaktionen ohne Bezug zu in Digiforma erfassten Aktivitäten.
1) Wählen Sie die gewünschte Transaktion aus.
2) ✨ Jetzt kommt die intelligente Unterstützung von Digiforma ins Spiel:
Die Software schlägt Ihnen automatisch passende Rechnungen vor – basierend auf:
dem übereinstimmenden Betrag
dem erkannten Kundennamen
der identifizierten Rechnungsnummer oder anderen relevanten Angaben im Buchungstext
💡 Digiforma erspart Ihnen viel Zeit durch automatische Vorschläge zu passenden Rechnungen.
➡️ Ein Übereinstimmungsindikator zeigt Ihnen, wie gut Transaktion und Rechnung zusammenpassen.
➡️ Sollte keine passende Rechnung vorgeschlagen werden, können Sie auch manuell über die Suchleiste suchen.
5. Abgeglichene Transaktionen einsehen
Nach dem Abgleich wird die Transaktion als mit einer Rechnung verknüpft markiert.
Sie können gefiltert nach abgeglichenen Transaktionen suchen und direkt zur zugehörigen Rechnung oder Schulung springen.
6. Nicht relevante Transaktionen ausblenden
Falls eine Transaktion keiner Rechnung zugeordnet werden kann, wählen Sie "Außerhalb von Digiforma", um diese auszublenden – für mehr Übersichtlichkeit.
7. Schutz vor doppelten Zahlungen
Digiforma informiert Sie, falls eine Zahlung bereits zugeordnet wurde. Sie haben dann zwei Optionen:
Eine neue Zahlung erfassen
Die Transaktion mit einer bestehenden Zahlung verknüpfen, um Dubletten zu vermeiden
8. Transaktion über Zahlung wiederfinden
Beim Abgleich wird automatisch ein Zahlungseintrag in der zugehörigen Rechnung erstellt, der als "abgeglichen" gekennzeichnet ist. Sie können von dort aus die zugehörige Transaktion einsehen.
Verwaltung von Zugriffen und Konten
9. Zugriffsrechte für Administratoren
Aus Datenschutzgründen hat nur der Kontoinhaber standardmäßig Zugriff auf den Bankabgleich. Über die Verwaltungsoberfläche kann dieses Zugriffsrecht gezielt für andere aktiviert werden.
💡 Sensible Informationen wie Kontostände sind ausschließlich für den Kontoinhaber einsehbar.
10. Neues Konto verknüpfen oder bestehendes Konto ändern
Sie können jederzeit ein weiteres Konto hinzufügen oder ein bestehendes Konto über Mein Zentrum > Optionen ändern.
Der Zugang wird automatisch aufgehoben, wenn die Berechtigung entfällt. Alternativ können Sie die Verknüpfung auch manuell aufheben 👆
Mit Digiforma vereinfachen Sie Ihre Zahlungsverwaltung und sparen wertvolle Zeit – damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Ihre Schulungsarbeit. 🚀