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Le Suivi des Signatures dans le menu Rapports d'Activité vous permet d'avoir une vision globale du statut de chaque document envoyé pour signature par votre Organisme de Formation.
🎯 Où retrouver le Suivi des Signatures ?
Le Suivi des Signatures électroniques de vos documents est disponible dans le Menu Rapports d'Activité de votre compte Digiforma :
Vous retrouverez dans la première section "Sessions de formation" le suivi des documents qui sont en lien avec une session de formation : devis, contrat de formation, convention de formation, convention d'intervention pour les intervenants.
Dans la deuxième section "Hors Sessions de Formation", vous retrouverez les documents qui ne sont pas liés à une formation directement mais qui, par exemple, concernent vos intervenants, comme les contrats cadre de sous-traitance.
💡 Un court délai (inférieur à une heure) peut exister entre la signature du document, et la mise à jour de l'information dans le suivi Digiforma.
✍🏽 Comment interpréter les 3 indicateurs du Suivi des Signatures ?
Signatures
Il s'agit du nombre de demandes de signature électronique lancé par votre organisme de formation.
En Cours
Il s'agit du nombre de documents en cours de signature électronique à l'instant T. Leur date de signature n'a pas encore expiré.
Acceptées
Il s'agit du nombre de documents qui ont été signés via la signature électronique.
🔎 Quelles informations pouvez-vous obtenir grâce au Suivi des Signatures ?
Un grand nombre d'informations peut être extrait de ce rapport d'activité. Voici les principales informations que vous pourrez y retrouver
Le type de document (devis, convention, contrat...)
Le nom et le prénom des différents signataires des documents :
💡 Nota : les devis et les conventions d'intervention pour les intervenants déclenchent le procédé de signature uniquement pour le destinataire (le client ou l'intervenant).
La signature électronique de l'organisme de formation n'est pas déclenchée pour ces 2 documents. C'est pour cela qu'il est inscrit "aucun" dans la colonne "signataire n°2" pour ces documents.
Les différents statuts du document en fonction du stade de celui-ci :
En cours : le processus de signature est en cours, les parties ont reçu l'email de demande de signature et le document est en attente de signature de l'un des deux signataires, ou les deux.
Signé : le document est signé, le processus de signature est finalisé.
Abandonné : le document n'a pas été signé à temps, a été refusé par l'un des deux signataires ou le processus de signature a été annulé.
Le motif de l'échec de signature :
Annulation : l'organisme de formation a annulé le processus de signature.
Refus : l'une des parties a refusé de signer le document ou le délai de signature est arrivé à échéance.
Vide : si le document est en cours de signature ou a été signé, il n'y a donc pas de motif d'échec.
Il est également possible d'ajouter d'autres colonnes pour obtenir plus d'informations et d'exporter votre tableau au format Excel.
📖 N'hésitez pas à consulter nos autres articles sur les Rapports d'Activité pour vous aider à piloter votre organisme. 🎯
🔐 Télécharger un certificat de preuve de signature électronique
Certains financeurs externes peuvent être amenés à vous demander une preuve tangible de la signature électronique de leurs conventions.
✅ Vous pouvez générer un certificat de preuve de signature électronique directement depuis la page de génération du document, dans votre session.
Pour cela, réalisez le processus de signature en totalité avec Digiforma, et une fois cela fait, vous pourrez trouver le bouton Télécharger le certificat de preuve.
Une fois téléchargé, vous pourrez trouver dans les données du PDF la certification avec une preuve de non-modification générée par Goodflag (anciennement Lex Persona), attestant que le document n'a pas été modifié depuis sa certification et attestant de sa validité.
💡 Puisque chaque certificat de preuve est lié directement au document signé électroniquement, il n'est pas possible de télécharger tous les certificats en un clic, vous devrez les télécharger un à un.
Pour aller plus loin :
- Tout savoir sur la signature électronique sur Digiforma
- Tous les documents PDF signés électroniquement sur Digiforma sont protégés par le cachetage électronique. 👉 Tout savoir sur le cachetage électronique