A travers sa fonctionnalité d'agenda, Digiforma vous permet d'avoir une vue globale sur le planning de votre organisme et d'accéder aux informations détaillées des différentes sessions de formation renseignées sur votre compte.

Pour y accéder, rendez-vous au sein de l’onglet « Tableau de bord => Agenda ». ll est mis à votre disposition 3 possibilités distinctes de navigation pour fluidifier votre expérience d’utilisation et multiplier les usages :

Quelque soit l’option de navigation retenue, vous avez la possibilité de sélectionner une périodicité pour l’affichage des informations. Vous avez le choix entre les périodicités suivantes : jour / semaine / mois 👇

Parmi les informations affichées sur ce planning, vous retrouverez les intitulés de vos sessions ainsi que ceux des modules qui les composent. Les couleurs associées aux sessions correspondent aux différentes catégories de programmes (définies en amont au sein de votre bibliothèque) auxquelles elles sont reliées.
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​Pour en savoir plus sur le fonctionnement des catégories de programme, nous vous recommandons cet article :Catégories de couleurs : comment configurer leurs noms et les assigner à un programme ? 👈

Un distinguo est apporté afin de différencier les créneaux à intervalle de dates ainsi que ceux enregistrés sur des dates précises.

De plus, en cliquant sur un créneau de formation en particulier, vous obtiendrez au sein de la section "Évènement" les informations détaillées dudit créneau ainsi que celles de la session à laquelle il se rattache 👇

Depuis cette section "Évènement", vous pourrez en un seul clic accéder aux données suivantes :

- La session de formation concernée
- Les informations du créneau sélectionné

- Le suivi des émargements de la session

- Les fiches des apprenants et des intervenants

A chaque fois, il faudra cliquer sur l'information correspondante pour être redirigé vers la page concernée.
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Pour cibler les informations que vous souhaitez afficher sur votre agenda, vous disposez d'une barre de recherche. Il sera possible d'y inscrire notamment le nom ou le code de la session concernée. Elle se présente comme suit :

Aussi, une barre de filtre est disponible pour faciliter l'organisation et le tri des informations affichées sur votre planning. Pour accéder à cette barre, vous pouvez soit cliquer sur les catégories individuelles de filtres proposées au-dessus de l'agenda ou cliquer sur l'onglet "Tous les filtres". Le bouton "Effacer tout" quant à lui, vous permettra de réinitialiser l'ensemble des filtres sélectionnés au sein de cette barre.

En utilisant cette barre, vous retrouverez dans de chaque catégorie un chiffre indiquant le nombre de filtres appliqués, puis tout en bas, dans la case "AFFICHER" vous aurez un nouveau chiffre qui déterminera quant à lieu le nombre de créneaux concernés par lesdits filtres sur la période affichée au sein du planning :

Pour alléger la vue de votre agenda, un menu d'affichage est proposé.

En effet, il vous permettra d'afficher ou non les jours de week-end ainsi que les indisponibilités renseignées par vos intervenants.

Une fois que vous aurez créé des comptes d'accès à vos intervenants, ces derniers auront la possibilité depuis leur compte, d'indiquer les dates et créneaux sur lesquels ils ne seront pas disponibles. Ces informations s'afficheront ensuite en gris clair sur votre calendrier dès lors que vous aurez activé la visibilité des indisponibilités des intervenants.

Dans le cadre de la gestion de votre agenda, il peut arriver qu'un conflit se génère notamment lorsque vous attribuez un même intervenant ou une même salle sur au moins deux sessions qui ont lieu au même moment. Le logiciel détectera automatiquement ces différents conflits (intervenant et salle) et une notification sera présente depuis la page concernée pour vous alerter.

Ainsi, vous pourrez traiter ces conflits en cliquant sur les informations des sessions pour entreprendre des modifications ou les ignorer soit collectivement en utilisant la croix présente au sein de l'encart de notification ou individuellement en passant par l'icône de corbeille spécifique à chacun des conflits détectés.

Digiforma vous permet d'exporter son agenda vers un autre agenda externe au logiciel ou au format PDF. Cette fonctionnalité est compatible avec les agendas Google et Apple (Ical) et vous permet d'effectuer selon vos besoins un export incluant les filtres appliqués sur votre planning.

Il s'agit d'un export, ainsi pour actualiser la donnée sur votre planning vous devrez exporter l'agenda à nouveau.

À vous de jouer ! 😄