Le logiciel Digiforma vous permet de générer, envoyer et imprimer un certain nombre de documents administratifs. Si vous pouvez bien sûr tous les personnaliser, nous vous proposons des modèles par défaut conçus en collaboration avec un cabinet d'avocats, qui suivent les directives des DREETS.

🔍 Mais à quoi servent tous les modèles présents dans l'onglet Compte -> Modèles de Documents, où pouvez-vous les retrouver dans vos sessions de formation et d'où viennent les informations complétées automatiquement par leurs balises HTML ? Voici quelques éléments de réponses. ✏️

Les documents de Digiforma sont classés en plusieurs catégories :

Vous retrouverez ici les visuels de vos règlements intérieurs et de vos conditions générales de vente (CGV).

Ces deux documents peuvent être utilisés :
- en annexe de votre convention,
- dans l'extranet de vos apprenants,
- ou encore dans votre catalogue en ligne.

Les balises HTML utilisées dans ces modèles proviennent principalement de la page Profil dans l'onglet Compte.

Pour rappel : Le règlement intérieur est un document qui doit être établi par l’organisme de formation dans les trois mois qui suivent le début de son activité. Il conviendra cependant de l'adapter selon les spécificités de votre société.

Pour savoir comment mettre vos CGV en annexe d'un autre modèle de document, nous vous conseillons cet article.

Ce modèle vous permet de personnaliser la mise en page de vos programmes de formation pour impression (doc, pdf) ou partage dans l'extranet apprenants.

Les balises HTML de ce document, reprennent les informations présentes dans l'onglet Bibliothèque > Programmes.

Attention : vous ne modifiez ici que la forme de vos programmes et la nature des informations de votre document. Pour en modifier le fond, le contenu notamment pensez bien à vous rendre dans l'onglet Bibliothèque > Programmes.

Pour savoir comment mettre votre programme en annexe d'un autre modèle de document, nous vous conseillons cet article.

Dans cette catégorie vous retrouverez tout d'abord la Convention d'Entreprise, le Contrat Particulier et le Contrat VAE. Ces trois documents sont générés dans vos sessions de formation en fonction de la catégorie à laquelle appartient votre client.

Il est souvent demandé de mettre en annexes les documents suivants :

  • Politique de confidentialité

  • Programme

Vous retrouverez également ici la Politique de Confidentialité. Il s'agit d'un document qui détaille les modalités de traitement des données personnelles dans le cadre d'une session de formation.

Pour l'ensemble de ces documents, les balises HTML sont liées aux informations de votre session de formation (notamment la page Apprenants/dates), de votre profil, mais également à la fiche Apprenant ou Entreprise de votre client.

Ils peuvent tous être générés dans l'onglet Convention de votre session de formation.

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Dans la partie "Autres documents clients" vous pouvez ajouter tout type de document qui vous semble pertinent pour échanger avec vos clients.

Vous pourrez générer ces documents dans l'onglet Apprenants/dates, sous le nom de vos clients :

Vous pouvez également générer ces documents dans l'onglet Suivi Commercial :

Vous retrouverez ici les modèles de factures et de devis que vous allez pouvoir générer dans vos sessions de formation.

Les Devis sont générés dans la partie Apprenants/ dates et les Factures dans la partie Finance. Les balises HTML reprennent les informations complétées dans votre session de formation. Vous pouvez également générer vos devis dans l'onglet Suivi Commercial :

Les modèles de facture et de devis sont principalement utiles si vous souhaitez faire apparaître des mentions particulières telles que des dates de paiement spécifiques ou encore un mode de paiement particulier.

On retrouve ici les modèles de Contrat Cadre de Sous-traitance et de Convention d'Intervention.

Le Contrat Cadre de Sous-traitance, est un contrat cadre : il vous permet de fixer les règles générales de votre relation avec votre intervenant ou organisme de formation sous-traitant. Il est signé pour 1 an et peut être reconduit tacitement pour 2 années supplémentaires. On y retrouve par exemple les obligations des deux parties, les conditions liées à la propriété intellectuelle, la gestion des données à caractère personnel.

Ce document reprend donc les informations complétées dans la fiche intervenant et dans l'onglet Profil. Pour le générer il faudra vous rendre en bas de la fiche de votre intervenant dans l'onglet Données > Intervenants.

La Convention d'Intervention est l'équivalent d'un bon de commande pour une session de formation. Une nouvelle convention doit être signée pour chaque prestation de sous-traitance, chaque session dans Digiforma. On y retrouve les détails liés à la session, tels que les dates, lieux, programmes ou encore facturation.

Logiquement vous pouvez donc générer et envoyer vos conventions d'intervention dans l'onglet Intervenants/programme dans le cas où vous faites appel à un prestataire externe.

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Dans la partie "Autres documents pour Intervenant" vous pouvez ajouter tout type de document qui vous semble pertinent dans vos échanges avec vos intervenants.

Vous pourrez générer ces documents dans l'onglet Intervenants/programme.

Les modèles de Convocation vous permettent de personnaliser les informations précisées dans les convocations de vos apprenants. Vous pourrez les générer dans l'onglet Convocation de vos sessions de formation, et les balises HTML de ce document font référence à votre session.

Tous les Certificats de réalisation de l'action de formation, l'Attestation DPC, d'Admissibilité VAE, d'Attestation d'assiduité, se retrouvent dans l'onglet Suivi Individuel de votre session de formation.

Vous pouvez les personnaliser pour faire ressortir les informations obligatoires selon votre domaine de formation et les demandes des différents financeurs.

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Dans la partie "Autres documents pour apprenants" vous pouvez ajouter tout type de document qui vous semble pertinent dans vos échanges avec vos apprenants.

Vous pourrez générer ces documents dans l'onglet Apprenants/dates, à droite du nom de votre apprenant :

Ce modèle de feuille d'Emargement est destiné à être utilisé au format papier. Il vous permet de faire signer les apprenants pour attester de leur présence aux différents modules.

Vous pouvez générer les différentes feuilles d'émargement dans l'onglet Emargement de votre session de formation.

Ce modèle vous permet de personnaliser la mise en page de vos Évaluations de formation pour impression (doc, pdf).

Attention : vous ne modifiez ici que la forme de vos évaluations, pour en modifier le fond pensez bien à vous rendre dans l'onglet Bibliothèque > Evaluations.

Nous vous proposons un modèle simple de certificat que vous pourrez télécharger dans l'onglet Suivi des apprenants. Ce document reprend les informations complétées dans votre session de formation.

Information importante : vous pouvez télécharger et envoyer par email une grande majorité des documents présentés ci-dessus. Cependant, il est essentiel d'avoir un modèle d'email associé à votre document si vous souhaitez l'envoyer.

Pour aller plus loin :

✏️ Comment personnaliser mes modèles de documents ?

http://help.digiforma.com/fr/articles/1596689-comment-personnaliser-mes-modeles-de-documents

🔍 Comment m'assurer que mes modèles de documents sont à jour ?

http://help.digiforma.com/fr/articles/3542999-comment-m-assurer-que-mes-modeles-de-documents-sont-a-jour

🎬 Webinaire Configuration du Compte & Modèles de Documents

https://www.digiforma.com/demos/

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