Au regard de l'article 5 du RGPD, chaque responsable de traitement doit déterminer une durée de conservation des données personnelles cohérente et justifiée au regard de l’objectif de leur traitement.
La mise en place du RGPD est un processus interne à votre organisme. Au sujet des durées de conservation des données, nous vous recommandons de suivre les conseils de la CNIL.
Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment : une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et Libertés.
📆 Comment trier les fiches de l'onglet Données par date de création ?
Digiforma vous permet d'organiser et de trier toutes les fiches :
Depuis l'onglet Données, révélez la colonne "Date de création de la fiche", puis cliquez sur le titre de cette colonne pour l'ordonner par date la plus récente ou la plus ancienne (la flèche ⬆️ vous permettra de vous repérer) :
Vous pourrez alors réaliser un tri pour vérifier les dates de création des fiches de votre base en fonction des durées de conservation prévues par votre organisme.
💡 Si besoin, il est possible de supprimer les fiches qui ne servent plus, en prêtant attention à ne pas impacter vos anciens BPF.
📖 Pour aller plus loin : Comment supprimer une entreprise / un apprenant / un intervenant de ma base de données ?
🦹♀️ Comment anonymiser les données d'un apprenant après sa formation ?
Si vous avez besoin de conserver des réponses à des évaluations pour votre démarche Qualité, mais que vous souhaitez effacer les données personnelles d'un apprenant, vous pouvez utilisation l'anonymisation RGPD.
Pour anonymiser les données d'un apprenant, rendez-vous dans l'onglet "Données > Apprenants". Cliquez ensuite sur l'apprenant concerné et cliquez sur "Modifier l'apprenant" :
En haut à droite de la fiche apprenant, cliquez ensuite sur "RGPD" puis "Anonymisation RGPD" pour anonymiser l'apprenant et les données qui lui sont liées :
Ce message apparaîtra alors pour vous informer que cette action est irréversible :
A lire également :
👉 Digiforma : Questions fréquentes sur le RGPD