Au regard de l'article 5 du RGPD, chaque responsable de traitement doit déterminer une durée de conservation des données personnelles cohérente et justifiée au regard de l’objectif de leur traitement.
La mise en place du RGPD est un processus interne à votre organisme. Au sujet des durées de conservation des données, nous vous recommandons de suivre les conseils de la CNIL.
Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment : une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et Libertés.
📆 Comment trier les fiches de l'onglet Données par date de création ?
Digiforma vous permet d'organiser et de trier l'ensemble de vos fiches :
Depuis l'onglet Données, révélez la colonne "Date de création de la fiche", puis cliquez sur le titre de cette colonne pour l'ordonner par date la plus récente ou la plus ancienne (la flèche ⬆️ vous permettra de vous repérer) :
Vous pourrez alors effectuer un tri pour vérifier les dates de création des fiches de votre base en fonction des durées de conservation prévues par votre organisme.
💡 Si besoin, il est possible de supprimer les fiches qui ne servent plus, en prêtant attention à ne pas impacter vos anciens BPF.
📖 Pour aller plus loin : Comment supprimer une entreprise / un apprenant / un intervenant de ma base de données ?
🦹♀️ Comment anonymiser les données des apprenants après une formation ?
Si vous avez besoin de conserver des réponses à des évaluations pour votre démarche Qualité, mais que vous souhaitez effacer les données personnelles d'un apprenant, vous pouvez utiliser l'anonymisation RGPD.
Pour anonymiser les données d'apprenants, rendez-vous dans l'onglet "Données > Apprenants".
👉 Il vous suffit de sélectionner les fiches que vous souhaitez anonymiser en cliquant sur la colonne la plus à gauche.
Le bouton "RGPD" apparaîtra alors (vous pouvez également sélectionner l'ensemble des fiches en cliquant sur le petit carré tout en haut de la colonne de sélection) :
Un message de confirmation apparaîtra alors pour vous demander de confirmer avant de réaliser l'action qui sera irréversible :
Voici un exemple de fiche apprenant anonymisée :
A vous de jouer !