Depuis votre onglet Rapports d'activité > Suivi de l'activité, vous pouvez analyser votre activité de formation sous toutes ses coutures !
1️⃣ Choisir la vue selon laquelle on souhaite suivre son activité
Dans un premier temps, il vous faut choisir sous quel angle vous souhaitez suivre votre activité. En effet, vous pouvez choisir une vue par sessions, clients, intervenants, apprenants ou encore suivre vos absences :
2️⃣ Choisir la période et les modalités de suivi d'activité
Dans un second temps, il conviendra de choisir sur quelle période vous souhaitez suivre votre activité en indiquant votre intervalle de dates juste ici :
Vous pourrez également choisir si vous souhaitez voir "uniquement les sessions commençant dans la période" ou "prendre également en compte au prorata les sessions qui chevauchent la période" :
N'oubliez pas de cliquer sur "Appliquer" pour appliquer la période ainsi que la modalité choisie.
Uniquement les sessions commençant dans la période
Si vous choisissez cette option, vous verrez dans votre tableau toutes les sessions qui commencent dans l'intervalle de dates configuré, peu importe leur date de fin.
Par exemple, sur l'intervalle de date du 01/11/2023 au 30/11/2023, on retrouve ici Ma session de formation qui se déroule du 15/11/2023 au 14/12/2023. Cette session est composée de 6h de formation en Novembre 2023, 6h en Décembre 2023 et coûte 3000€HT à chacun de mes deux clients :
On constate ici que le CA HT total de la formation est affiché et que la colonne "Heures Prévues" n'affiche que les heures de formation prévues sur l'intervalle de dates sélectionné.
Prendre aussi au prorata les sessions qui chevauchent la période
En revanche, si vous choisissez la deuxième option, vous verrez alors dans votre tableau toutes les sessions qui se déroulent à un moment ou à un autre pendant l'intervalle de dates défini et un prorata sera réalisé sur le CA associé.
Si on reprend le même exemple, on constate que l'on a plus de sessions qui s'affichent car elles ont un créneau qui se déroule à un moment pendant l'intervalle de dates défini. On constate également qu'un prorata a été calculé automatiquement sur le CA HT:
3️⃣ Choisir les colonnes à afficher et appliquer des filtres
Choisir les colonnes
Digiforma vous offre la possibilité de choisir les colonnes que vous souhaitez afficher ou non dans votre suivi d'activité. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur cette icône :
Vous pourrez alors réaliser une recherche par mots-clés, cocher et décocher les colonnes que vous souhaitez afficher ou non. Il vous sera ensuite possible d'organiser l'ordre des colonnes en cliquant sur le titre de celle-ci et en réalisant un glissé/déposé.
Appliquer un tri et des filtres
Pour effectuer un tri par ordre croissant/alphabétique (ou décroissant/inverse alphabétique), il vous suffit de cliquer sur le titre de la colonne (ou de cliquer à nouveau) et vous verrez alors une petite flèche apparaître.
Vous pourrez également appliquer des filtres spécifiques à chaque colonne en cliquant sur la petite loupe. Un bouton vous indique le nombre de filtres appliqués et vous permet, en cliquant dessus, de les réinitialiser instantanément.
4️⃣ Enregistrer des vues filtrées
Une fois vos colonnes sélectionnées, ordonnées et filtrées, il vous est possible d'enregistrer cette mise en page et même de la partager à vos collaborateurs !
Pour ce faire, utilisez le bouton déroulant "Vues enregistrées" et cliquez sur "Enregistrer la vue".
Une fenêtre pop-up s'ouvre alors.
Commencez par donner un nom à la vue que vous souhaitez enregistrer. Nous vous conseillons de donner des noms courts, pour qu'ils puissent être lus facilement dans le menu déroulant des vues enregistrées. (Vous aurez la possibilité de modifier le nom a posteriori).
Vous avez ensuite la possibilité d'activer le partage de cette vue à vos collaborateurs pour faciliter votre travail en équipe.
Enfin, vous retrouverez un récapitulatif des filtres appliqués ainsi que la liste des colonnes affichées pour cette vue.
Une fois vos vues favorites enregistrées et/ou partagées, vous pourrez les retrouver et les modifier dans le menu déroulant "Vues enregistrées".
Cliquez ensuite sur la vue qui vous intéresse pour l'appliquer directement dans votre tableau.
💡 Notez bien qu'une fois la vue appliquée dans votre tableau, toute modification que vous effectuerez sur le tableau (rajout de filtres, rajout de colonnes, etc.) n'aura pas d'impact sur la vue. Il n'est donc pas possible de modifier le contenu d'une vue.
Si vous souhaitez modifier une vue, nous vous conseillons de :
Appliquer la vue que vous souhaitez modifier ;
Effectuer vos modifications dans le tableau (Rajout/suppression de filtres ou colonnes) ;
Enregistrer une nouvelle vue ;
Supprimer l'ancienne vue.
5️⃣ Définir une sous-section
Il est également possible de définir une sous-section pour organiser votre vue et votre analyse. Pour cela, il vous faut glisser/déposer le titre de la colonne suivant laquelle vous souhaitez effectuer un tri. Vous aurez alors un affichage suivant ce paramètre pour regrouper les informations. Vous pourrez avoir le détail du sous-groupe en cliquant sur la petite flèche bleue.
6️⃣ Exporter votre rapport d'activité
Pour exporter votre tableau de suivi au format Excel, il vous faudra cliquer sur cette icône :
Cas particulier : le Suivi de l'activité par session
Ce tableau vous permet d'avoir une vue synthétique sur les sessions de votre compte : une ligne est prévue par session.
💡 Seules les sessions comportant au moins un client ou un apprenant apparaîtront dans ce suivi. Si la page Configuration > apprenants de la session est vide, alors la session ne sera pas affichée dans cette vue :
Si vous souhaitez retrouver un récapitulatif de toutes ces informations directement dans votre compte, n'hésitez pas à lancer ce Product Tour en cliquant juste ici.
C'est à vous !