Activer la relance automatique des factures
Configuration et activation globale
Pour mettre en place l'automatisation il faut :
Depuis le menu Mon organisme > Comptabilité
Définissez un délai de paiement
Activer l'automatisation "Relance automatique des factures" et définissez le délai de relance
La relance s'enclenchera si la facture reste impayée à l’issue du délai de paiement
Pour activer l'automatisation de manière alternative :
Rendez-vous dans le menu Configuration > Automatisations > Factures. Activez ici la fonctionnalité et définissez le délai qui vous convient avant la relance.
La relance, une fois activée depuis la configuration générale, s'appliquera uniquement aux prochaines sessions de formation que vous créerez : elle ne sera pas rétroactive.
Vous pouvez vérifier l'état de l'automatisation directement dans vos sessions de formation, depuis l'onglet Gestion > Finances et la désactiver si besoin.
Application et suivi dans la session de formation
Activer pour une facture existante : Si la relance automatique des factures a été activée après la création de votre facture, rafraîchissez la page finance de votre session et activez la relance pour la facture concernée.
Fonctionnement de l'envoi : Votre facture sera relancée si le total payé n'est pas atteint. La facture en format PDF sera intégrée à l'email automatiquement envoyé.
Désactivation globale : Si vous désactivez la fonction Relance automatique des factures en attente de paiement depuis les paramétrages de votre organisme, toutes les relances paramétrées seront désactivées.
Logique de sélection du destinataire pour la relance
La relance automatique suit les mêmes règles que l'envoi manuel :
Destinataire entreprise : En priorité le contact principal finance, puis l’adresse mail générique de l’entreprise si celui-ci n’existe pas.
Destinataire particulier / indépendant : Le contact de l'apprenant.
⚠️ Limitation importante Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans le cas d'une subrogation de paiement. Si le destinataire de la facture est le contact du financeur externe, la relance de la facture doit être effectuée manuellement.
Les factures non éligibles à la relance automatique
Les types de factures exclus de l'automatisation de la relance sont :
Les factures payées (lorsque l'indicateur Total payé passe en vert, l'automatisation est coupée).
Les factures non générées (pensez à générer le document après sa création).
Les factures en état de brouillons.
Les avoirs.
Les factures qui ont un avoir lié.
Personnaliser le modèle de mail de relance
Rendez-vous dans l'onglet Configuration > Modèles d'email. Lorsque vous cliquez sur "Relance de facture", un éditeur apparaît. Cliquez sur Enregistrer en haut à gauche une fois terminé.
L'email de relance sera utilisé lors de la relance des factures impayées et ne peut être utilisé lors d'un envoi manuel.