La planification automatique concerne les 3 types d'évaluations destinés aux apprenants : évaluation de préformation, satisfaction à chaud et évaluation à froid.

Pour planifier automatiquement l'envoi d'une évaluation, il vous suffit de modifier une évaluation existante ou d'en créer une nouvelle depuis la Bibliothèque d'évaluations.

La configuration s'effectue ensuite dans la section Automatisation.

Vous avez la possibilité de planifier l'envoi automatique de cette évaluation x jours avant/après le début/la fin de la session. Vous avez aussi la possibilité de planifier une relance automatique aux retardataires x jours après le premier envoi.

ℹ️ L'e-mail de notification sera automatiquement envoyé à 17h le jour auquel il a été planifié. De plus, dès lors que l'e-mail sera envoyé, l'évaluation sera automatiquement rendue visible sur l'extranet.

Le modèle d'e-mail utilisé pour le premier envoi et la relance sera celui défini par défaut dans le menu Compte > Modèles d'e-mails pour le type d'évaluation correspondant (Évaluation préformation, Satisfaction à chaud, Évaluation à froid).

Dans votre session, rendez-vous dans le sous-menu Évaluations pour y ajouter une évaluation.

Après l'ajout de l'évaluation, si l'envoi et la relance automatiques ont été activés sur le modèle d'évaluation source de la Bibliothèque, alors l'envoi sera automatiquement planifié et visible pour cette session.

Une fois toutes vos évaluations ajoutées, la liste des évaluations vous permet de visualiser d'un seul coup d'oeil l'ensemble des évaluations dont l'envoi et la relance sont automatisés ainsi que les dates d'envoi planifiées.

Depuis cette même page, vous pouvez désactiver et réactiver l'envoi ou la relance automatique à votre guise. Si vous avez modifié la planification de l'évaluation depuis la bibliothèque, désactiver puis réactiver la planification depuis la session la mettra à jour.

ℹ️ Au moment où l'automatisation est activée, le logiciel copie la configuration par défaut de la bibliothèque. Si vous modifiez ensuite la configuration par défaut, cela n'affectera pas ce qui a déjà été configuré dans les sessions (principe de non-rétroactivité).

Rendez-vous ensuite dans le menu Suivi / E-mails pour avoir le détail des e-mails qui seront envoyés automatiquement à tous vos apprenants.

ℹ️ Si vous ajoutez ou retirez un ou plusieurs apprenants dans votre session, la liste des destinataires des e-mails sera bien mise à jour automatiquement.

ℹ️ Si vous modifiez la date de début ou de fin de votre session, la date d'envoi de l'e-mail sera automatiquement recalculée.

ℹ️ Avec la planification automatique des envois des évaluations, les questionnaires sont envoyés à tous les apprenants ayant le statut "gagné" ou "finalisé" de la session, peu importent leurs présences (présent, absent avec ou sans date de reprise, abandon). Les réponses des absents sans date de reprise et des apprenants ayant abandonné ne seront néanmoins pas comptées, par défaut, dans les résultats globaux de la session. Pour en savoir plus.

Pour automatiser entièrement votre processus, nous vous invitons à affecter des évaluations à vos programmes depuis la bibliothèque de programmes. Ainsi, quand vous ajoutez un programme à une session, les évaluations qui lui sont affectées seront ajoutées en même temps et leur envoi et leur relance seront automatiquement planifiés !

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Si vous lisez le message "L’envoi automatique de l’évaluation est désactivé" depuis l'onglet Évaluation, au sein d'une session, il est tout de même possible de planifier son envoi automatique : 

👉 Pour cela, vous devez d'abord activer l'automatisation de ce modèle depuis la Bibliothèque d'évaluations.
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Pour cela, reprenez la 1ère étape de cet article :
​⚙️ Je configure par défaut mon modèle d'évaluation dans la bibliothèque
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Bonne découverte !