Passons en revue les données que vous pouvez supprimer depuis Digiforma et l'impact sur l'Espace entreprise de vos clients.
1. Supprimer un document
Vous avez publié une convention au mauvais tarif ? Vous avez partagé un document à un client qui ne lui était finalement pas destiné ?
Pas de panique, vous avez la possibilité de supprimer simplement ces documents en vous rendant sur l'onglet Espace entreprise de la session qui recense les différents documents échangés avec vos clients. En sélectionnant votre client à partir du bandeau horizontal, vous pourrez supprimer le document de votre choix en cliquant sur la poubelle en bout de ligne :
Côté Digiforma, le document disparaîtra de la section "Document envoyés".
Pour votre client, l'opération sera quasiment transparente. Le client ne reçoit pas de notification par email, mais la notification initiale in-app qui présentait l’apparition d’un nouveau document est barrée et le fichier disparaîtra également de sa zone de stockage.
Pour plus d'informations, rendez-vous sur cet article 👉 Espace entreprise : Comment supprimer des documents publiés ?
Si vous repartagez le même document, il apparaîtra comme un nouveau document pour votre client.
2. Supprimer un apprenant
Supprimer un apprenant sans partage de document
Si vous supprimez un apprenant inscrit à une session depuis Digiforma sans avoir partagé de document au préalable, l'opération sera invisible pour votre client : l'apprenant disparaîtra de l'onglet Apprenants de la session sur l'Espace entreprise. Il n'y aura pas d'historique.
Supprimer un apprenant après partage de document
Si vous supprimez un apprenant inscrit à une session depuis Digiforma après avoir partagé des éléments propres à l'apprenant, alors sur l'Espace entreprise, l'apprenant sera grisé et noté comme "Annulé". En cliquant sur l'apprenant, le contact client aura toujours accès aux documents liés à l'apprenant. La date d'annulation est également indiquée :
Attention, si vous rajoutez l'apprenant précédemment supprimé, il n'y aura pas de fusion côté Espace entreprise. L'apprenant apparaîtra comme un nouvel inscrit :
NB : Qu'il y ait, ou non, partage de document, une notification se créée tout de même sur l'Espace entreprise pour indiquer la suppression d'un apprenant sur une session.
3. Supprimer une session
Mon client annule la formation
Dans ce cas et pour conserver un minimum d'historique, nous vous recommandons d'utiliser les statuts d'inscription dans Digiforma. Vous pourrez ainsi opter pour le statut "Annulé" si la session est reprogrammée ultérieurement, et pour le statut "Perdu" si votre client ne donne finalement pas suite.
Ainsi, sur l'Espace entreprise de votre client, la mention "Annulé" sera portée sur la session concernée. Il n'y a pas de notifications dans l'application pour ce type de cas.
L'accès aux documents partagés reste possible pour le client mais il ne pourra plus vous transmettre des documents par ce biais pour cette session.
Si vous modifiez le statut de la session dans Digiforma pour la repasser au statut "Gagné", "Finalisé" ou "Indécis", alors la mention "Annulé" disparaitra de l'Espace entreprise.
Je supprime la session sur Digiforma
Si vous supprimez la session depuis Digiforma en cliquant sur l'icône de la poubelle depuis l'onglet Apprenants/dates, la session apparaîtra comme "Annulé" sur l'Espace entreprise de votre client.
Comme précédemment, le contact entreprise aura toujours accès aux documents précédemment émis mais ne pourra plus vous en transmettre.
Si vous avez supprimé une session par erreur, contactez le support pour que nous restaurions votre session.
J'archive la session sur Digiforma
Aucun impact ici sur l'Espace entreprise de votre client : les sessions apparaîtront toujours sans mention.