Cet article vous permet de comprendre les modalités de fusion de deux fiches contacts en doublon dans Digiforma et de traiter efficacement les inscriptions individuelles ou issues du catalogue en ligne pour conserver une base de données propre.
Champs d'application et limites de la fusion de fiches contacts
La fonctionnalité de fusion de contacts est disponible uniquement lors du traitement d'une inscription individuelle ou d'une demande de pré-inscription effectuée depuis le catalogue en ligne. Il est impossible de fusionner directement deux fiches de manière autonome depuis les bases de données Apprenants, Entreprises ou Formateurs.
Lorsqu'un apprenant déjà enregistré dans votre base de données Digiforma (ancien participant ou prospect) effectue une nouvelle inscription via le formulaire individuel ou le catalogue en ligne, le logiciel le reconnaît automatiquement grâce à son adresse e-mail. Digiforma propose alors de fusionner les fiches afin d'éviter la création de doublons.
Options de fusion lors d'une inscription individuelle
Lors d'une inscription individuelle, Digiforma identifie l'apprenant à partir de son adresse e-mail et affiche un bandeau jaune proposant le choix entre trois options de traitement des données.
Les trois options de traitement des données d'inscription sont :
Option | Fonctionnement des données | Impact sur la base de données |
Option 1 — Conserver les données existantes | Les informations renseignées lors de la nouvelle inscription sont ignorées. | La fiche contact préexistante dans la base de données reste totalement inchangée. |
Option 2 — Fusionner (inscription comme référence) | Les informations saisies lors de la nouvelle inscription viennent compléter ou remplacer les informations existantes. | La base de données est mise à jour en priorisant les données de la nouvelle inscription. |
Option 3 — Mettre à jour la base de données | L'intégralité des informations de la fiche existante est remplacée par les nouvelles données saisies. | La fiche en base de données est intégralement écrasée par la nouvelle saisie. |
Si deux personnes distinctes utilisent la même adresse e-mail et que vous ne souhaitez pas déclencher de fusion de fiches, modifiez l'adresse e-mail de l'un des deux contacts avant de valider l'inscription.
Étapes pour valider la fusion lors d'une inscription individuelle
Depuis Gestion Commerciale > Inscriptions cochez l'inscription à fusionner
Puis cliquez sur "Valider manuellement"
Prenez connaissance du bandeau jaune d'alerte identifiant le doublon par l'adresse e-mail.
Sélectionnez l'option de fusion souhaitée parmi les trois propositions (Conserver les données existantes, Fusionner, ou Modifier le mail et créer un autre apprenant dans la base de données. ).
Cliquez sur le bouton de confirmation pour valider l'inscription et appliquer la fusion des fiches.
Les inscriptions en doublon apparaissent en violet sur la page des inscriptions. Leur validation ne peut se faire que manuellement, en les sélectionnant une à une.
Options de fusion lors d'une inscription depuis le catalogue en ligne
Lors du traitement d'une demande de pré-inscription ou d'inscription issue du catalogue en ligne Digiforma, le système applique le même mécanisme de reconnaissance par adresse e-mail.
Les trois mêmes options de fusion (Conserver les données existantes, Fusionner avec l'inscription comme référence, ou Mettre à jour la base de données) sont mises à disposition pour gérer les doublons de fiches apprenants.
Pour les inscriptions doublonnées d'entreprise, le système se base sur le numéro de SIRET et les possibilités de fusionner sont les mêmes que pour les apprenants (Conserver les données existantes, Fusionner, ou Modifier le mail et créer un autre apprenant dans la base de données.)