Cet article vous permet de comprendre les modalités de fusion de deux fiches contacts en doublon dans Digiforma et de traiter efficacement les inscriptions individuelles ou issues du catalogue en ligne pour conserver une base de données propre.
1. Champs d'application et limites de la fusion
⚠️ Disponibilité : La fonctionnalité de fusion de contacts est disponible uniquement lors du traitement d'une inscription individuelle ou d'une demande de pré-inscription effectuée depuis le catalogue en ligne. Il est impossible de fusionner directement deux fiches de manière autonome depuis les bases de données Apprenants, Entreprises ou Formateurs.
La fusion sert à éviter la création de doublons quand un contact déjà présent dans votre base (ancien participant ou prospect) effectue une nouvelle inscription.
2. D'où peuvent venir les inscriptions à fusionner
Les inscriptions pouvant nécessiter une fusion proviennent de deux canaux : une inscription individuelle, ou une demande d'inscription (ou de pré-inscription) depuis le catalogue en ligne. Quelle que soit la provenance, le mécanisme de détection et les options de fusion sont identiques.
Lors d'une nouvelle inscription, un contrôle automatique est effectué dans votre base de données. Le système vérifie deux critères distincts :
Entreprise : présence d'un numéro SIRET identique dans votre base de données.
Apprenant : présence d'une adresse e-mail identique à celle d'un apprenant déjà enregistré.
Lorsqu'un doublon de SIRET ou d'e-mail est détecté, le système bloque la validation automatique de l'inscription. Vous devez alors effectuer une validation manuelle pour choisir les informations à conserver.
2.1 Repérer les inscriptions nécessitant une fusion
Pour identifier les dossiers nécessitant une fusion de fiches :
Accédez à Gestion commerciale > Inscriptions.
Consultez le bandeau d'alerte situé dans la barre Pétronille.
Repérez dans le tableau les lignes mises en évidence dont la colonne Fusion nécessaire affiche la valeur Oui.
Les inscriptions en doublon apparaissent en violet sur la page des inscriptions. Leur validation ne peut se faire que manuellement, en les sélectionnant une à une.
⚠️ Le bouton Valider automatiquement est systématiquement désactivé dès qu'une inscription nécessitant une fusion est sélectionnée. Ces dossiers doivent obligatoirement être traités individuellement via l'action Valider manuellement.
3. Fusion d'une inscription apprenant
Lors d'une inscription apprenant (individuelle ou depuis le catalogue en ligne), Digiforma identifie l'apprenant à partir de son adresse e-mail. Si un apprenant avec cette adresse e-mail existe déjà dans votre base de données, l'écran de fusion fonctionne de la même manière que pour les fiches entreprises : vous choisissez de conserver la fiche existante, de reprendre les données de l'inscription ou de choisir les données champ par champ.
3.1 Sélectionner et ouvrir l'inscription apprenant
Depuis Gestion commerciale > Inscriptions, cochez l'inscription à fusionner (une seule inscription à la fois).
Cliquez sur Valider manuellement.
L'écran de validation s'ouvre et signale qu'un apprenant avec cette adresse e-mail existe déjà dans votre base de données.
3.2 Sélectionner les données de l'apprenant à conserver
Trois options de fusion sont disponibles :
Option | Définition | Cas d'usage recommandé |
Fiche existante (par défaut) | La fiche apprenant déjà présente dans la base de données est conservée sans modification. Les données saisies lors de l'inscription sont ignorées. | À sélectionner si la fiche déjà existante dans votre base est à jour. |
Données de l'inscription | Les informations saisies dans la nouvelle inscription remplacent les données de la fiche existante. | À utiliser si l'inscription contient des informations plus récentes. |
Choisir manuellement | La sélection de la valeur à conserver s'effectue champ par champ. | À privilégier si vous souhaitez combiner des données anciennes et nouvelles. |
3.3 Utiliser le mode Choisir manuellement
Si vous optez pour la sélection champ par champ :
Observez pour chaque champ les deux valeurs présentées côte à côte (valeur de la fiche existante et valeur de l'inscription).
Cochez le bouton radio devant la valeur à conserver.
3.4 Valider l'inscription apprenant
Cliquez sur Valider l'inscription pour appliquer votre choix.
💡 Si deux personnes distinctes utilisent la même adresse e-mail et que vous ne souhaitez pas déclencher de fusion, modifiez l'adresse e-mail de l'un des deux contacts avant de valider.
4. Fusion d'une inscription entreprise
Lors d'une inscription entreprise (par exemple depuis votre catalogue en ligne), le contrôle se base sur le numéro SIRET, et les possibilités de fusion sont les mêmes que pour les apprenants. Une inscription entreprise peut aussi contenir des apprenants nommés explicitement, dont les adresses e-mail sont vérifiées en parallèle. Les apprenants nommés en doublon peuvent eux aussi être fusionnés avec leur fiche existante (voir 4.6).
4.1 Sélectionner et ouvrir l'inscription
Dans Gestion commerciale > Inscriptions, cochez l'inscription concernée (une seule inscription à la fois).
Cliquez sur le bouton Valider manuellement.
La page Demande d'inscription s'ouvre et affiche l'avertissement : « Une entreprise ayant ce SIRET existe déjà dans votre base de données ».
La page peut aussi afficher l'avertissement : « Certains apprenants ont le même email que des apprenants existants », dans le cas d'une inscription entreprise avec des apprenants nommés explicitement.
4.2 Sélectionner les données d'entreprise à conserver
Dans le bloc Sélectionnez les données à utiliser, trois options de fusion sont disponibles :
Option | Définition | Cas d'usage recommandé |
Fiche entreprise existante (par défaut) | La fiche actuellement présente dans la base de données est conservée sans modification. Les données saisies lors de l'inscription sont ignorées. | À sélectionner si la fiche déjà existante dans votre base est parfaitement à jour. |
Données de l'inscription | Les informations saisies dans la nouvelle inscription remplacent l'ensemble des données de la fiche existante. | À utiliser si l'inscription contient des informations plus récentes (ex. nouvelle adresse, téléphone mis à jour). |
Choisir manuellement | La sélection de la valeur à conserver s'effectue champ par champ. | À privilégier si vous souhaitez combiner des données anciennes et nouvelles. |
4.3 Utiliser le mode Choisir manuellement
Si vous optez pour la sélection champ par champ :
Observez pour chaque champ les deux valeurs présentées côte à côte (valeur de la fiche existante et valeur de l'inscription).
Cochez le bouton radio devant la valeur à conserver. Le champ non retenu est automatiquement grisé.
💡 Il n'est pas nécessaire de cliquer préalablement sur l'option Choisir manuellement : le système bascule automatiquement sur ce mode dès que vous modifiez le choix d'un champ individuel. Ce choix s'applique à l'ensemble des rubriques de la fiche entreprise : Informations générales, champs personnalisés, Comptabilité et Financement.
4.4 Modifier les champs et gérer l'adresse de facturation
Correction directe : vous pouvez modifier manuellement le texte d'un champ avant de valider. C'est la valeur finale affichée dans le champ sélectionné qui sera enregistrée dans la fiche.
Adresse de facturation : par défaut, ce sont les adresses de la fiche existante qui sont affichées et conservées. Vous pouvez les éditer ou en ajouter une nouvelle directement dans ce bloc.
4.5 Gérer les cas particuliers de SIRET (création sans fusion)
Si le SIRET renseigné lors de l'inscription est erroné ou s'il s'agit d'une entité juridique distincte :
Modifiez la valeur renseignée dans le champ SIRET situé en haut de la page.
Validez le formulaire. Une nouvelle fiche entreprise est créée à partir des données de l'inscription, sans effectuer de fusion.
⚠️ Si le nouveau numéro SIRET saisi existe lui aussi dans votre base de données, la validation est bloquée et le système affiche le message « Une entreprise ayant ce SIRET existe déjà dans votre base de données ».
4.6 Vérifier et fusionner les apprenants nommés
Pour vérifier et fusionner les apprenants nommés par l'entreprise, ouvrez l'onglet Apprenants de la page Demande d'inscription au moment de valider manuellement l'inscription. Lorsqu'un apprenant nommé a la même adresse e-mail qu'un apprenant déjà présent dans votre base, une alerte s'affiche dans l'encart Apprenants et vous pouvez fusionner cet apprenant avec sa fiche existante :
Cliquez sur l'onglet Apprenants de la page Demande d'inscription.
Pour chaque apprenant à inscrire, laissez la case Inclure cet apprenant dans l'approbation cochée. Décochez-la pour exclure un apprenant du traitement.
Corrigez si nécessaire le prénom, le nom ou l'adresse e-mail de chaque apprenant.
Si le message « Un apprenant avec cet email existe déjà dans votre base de données » apparaît sous un apprenant, fusionnez-le avec sa fiche existante en choisissant l'une des trois options de fusion décrites ci-dessous.
Pour chaque apprenant nommé en doublon, trois options de fusion sont disponibles. Les informations concernées sont la civilité, le prénom et le nom de famille :
Option | Définition | Cas d'usage recommandé |
Fiche apprenant existante | La civilité, le prénom et le nom de famille de la fiche apprenant déjà présente dans la base de données sont conservés. Les données saisies lors de l'inscription sont ignorées. | À sélectionner si la fiche déjà existante dans votre base est à jour. |
Données de l'inscription | La civilité, le prénom et le nom de famille saisis dans l'inscription remplacent ceux de la fiche existante. | À utiliser si l'inscription contient des informations plus récentes. |
Choisir manuellement | La valeur à conserver se choisit champ par champ : civilité, prénom et nom de famille. | À privilégier si vous souhaitez combiner des données anciennes et nouvelles. |
💡 Si deux personnes différentes partagent la même adresse e-mail, ne fusionnez pas : modifiez l'adresse e-mail de l'apprenant inscrit pour créer une fiche distincte.
4.7 Valider l'inscription
Une fois les données de l'entreprise et des apprenants vérifiées :
Cliquez sur le bouton Valider l'inscription.
Vérifiez l'affichage du message de confirmation : « Inscription validée. L'opportunité correspondante a été créée. ».
Accédez à votre tunnel de vente pour retrouver l'opportunité rattachée à la fiche entreprise retenue ainsi qu'aux apprenants sélectionnés.