Lors de la saisie de créneaux dans une session, vous pouvez affecter pour chaque créneau un ou plusieurs intervenants ainsi qu'une salle.
Définition d'une indisponibilité dans Digiforma
Un intervenant est considéré comme indisponible si :
Une indisponibilité est renseignée directement dans sa fiche intervenant sur ce même créneau.
L'intervenant est déjà affecté à un autre créneau au même moment.
Une salle est considérée comme indisponible si :
La même salle est affectée à un autre créneau au même moment.
Affichage des alertes de conflit dans une session
Lors du choix d'un intervenant ou d'une salle, l'indication "indisponible" s'affiche immédiatement en cas d'incohérence.
Note : L'affichage des conflits est uniquement une alerte visuelle. Le logiciel ne bloque pas la saisie et permet d'ignorer l'avertissement pour valider la sélection.
Localisation des alertes dans la session
Encart supérieur du module : Regroupe l'ensemble des alertes du module en distinguant les conflits liés aux intervenants et ceux liés aux salles.
Au niveau du créneau : En cliquant sur un créneau spécifique, les alertes individuelles apparaissent.
Redirection : Cliquer sur une alerte individuelle renvoie vers la session en conflit ou vers l'espace de gestion des indisponibilités de l'intervenant.
Gestion et récapitulatif des conflits dans l'agenda
L'agenda (Tableau de bord > Agenda) centralise la vue globale du planning de l'organisme de formation et synthétise l'ensemble des conflits générés dans les sessions.
Consulter les détails des conflits
Pour afficher les précisions sur les erreurs détectées :
Se rendre dans l'onglet Tableau de bord > Agenda.
Cliquer sur le bouton Afficher le détail.
Identifier la nature du conflit (intervenant ou salle) grâce aux pictogrammes dédiés.
Ignorer ou supprimer un conflit
Il est possible d'écarter une alerte de la liste en cliquant sur l'icône Corbeille 🗑️ située à droite de la notification.
💡 La suppression d'un conflit dans votre agenda ne supprimera pas l'alerte au sein même d'un créneau dans la session (comme démontré précédemment).
Avertissement : La suppression d'une notification de conflit dans l'agenda ne supprime pas l'alerte présente au niveau du créneau dans la session de formation.
Délai de mise à jour : La détection des conflits dans l'agenda s'effectue quotidiennement durant la nuit. Un conflit créé le jour même apparaîtra dans l'agenda le lendemain matin.