Configurer les charges par défaut (Base de données)
L'ajout de charges par défaut sur la fiche d'un intervenant permet d'automatiser la saisie lors de la création de vos sessions.
Procédure de configuration
Rendez-vous dans le menu Données > Intervenant.
Allez sur la section Contrat de la page "Informations".
Sélectionnez le statut de votre intervenant (Interne ou Externe).
Saisissez les charges liées à sa rémunération : ces montants seront appliqués par défaut à cet intervenant.
Spécificité Intervenant Externe : vous pouvez également déclarer s'il s'agit d'un sous-traitant.
Définition des modes de tarification
Par jour : Le logiciel calcule automatiquement les charges selon le nombre de jours d'intervention sur la session.
Par heure : Le logiciel calcule automatiquement les charges selon le nombre d'heures d'intervention.
Au forfait : Le montant correspond au paiement total de la formation, indépendamment de la durée réelle.
Sur la fiche intervenant, vous saisissez les charges liées à la rémunération. Pour les externes, cela permet d'éditer le contrat-cadre de sous-traitance.
Gérer les charges au sein d'une session
Les tarifs par défaut peuvent être personnalisés pour chaque session de formation.
Ajouter l'intervenant à la session
Accédez à l'onglet Configuration > Intervenant de votre session.
Cliquez sur Ajouter un intervenant.
Sélectionnez l'intervenant. Si celui-ci n'est pas en base de données, utilisez Créer un nouvel intervenant.
Ajuster la facturation et les frais
Dès la sélection, le tarif par défaut est injecté dans la section Facturation de l'intervenant.
Modification locale : Toute modification ici est propre à cette session et n'impacte pas la fiche globale de l'intervenant.
Ajout de frais : Utilisez le bouton Ajouter une ligne tarifaire pour déclarer des frais annexes (déplacement, préparation, restauration). Chaque ligne possède son propre tarif et sa propre TVA. Vous pouvez ajouter autant de lignes de frais que nécessaire, seule la rémunération est unique.
Pour appliquer les derniers tarifs de la fiche de votre base de données intervenants à une session existante, utilisez le bouton Utiliser les valeurs de la fiche intervenant.
Précisions sur le calcul du temps
Priorité au planning : Le mode de tarif (jour/heure) dépend par défaut du planning de la session.
Temps de formation : Si vous modifiez le temps dans la section dédiée, ces valeurs seront prioritaires pour le calcul des charges.
Calcul des journées : Le calcul est effectué au prorata. Par exemple, 3 matinées d'intervention correspondent à 1,5 jours.
Visualiser et suivre les charges
Dans l'onglet Finance de la session
Consultez l'onglet Gestion > Finance > Charges pour le détail :
Une ligne de charge est créée automatiquement pour chaque ligne tarifaire (HT et TTC).
Depuis la charge, modifiez-la et utilisez la section "note" pour réaliser un suivi des paiements
Les charges manuelles créées via le bouton "Créer une autre charge" n'impactent pas votre BPF.
Dans les rapports d'activité
Menu apport d'activité > Suivi de l'activité (Onglet Intervenants) : Retrouvez le mode de rémunération et le coût total (Rémunération + Frais).
Menu apport d'activité > suivi des factures : Visualisez une ligne par charge et suivez l'avancement via la colonne Note
