Votre OF est en sous-traitance d'un autre organisme
Dans cette situation, un autre organisme de formation fait appel à vous pour réaliser une prestation.
Configuration globale de la session
Dans une session, via le menu Configuration > Initialisation (ou lors de sa création), cochez la case Réalisé en sous-traitance d'un autre organisme.
Cas des apprenants inconnus
Si vous ne connaissez pas l'identité individuelle des apprenants :
Cochez la case Réalisé en sous-traitance d'un autre organisme dans Configuration > Initialisation.
Ajoutez un Client Entreprise via le menu Configuration > Apprenants
Indiquez le nombre d'apprenants à compter dans le devis sans les saisir individuellement.
Pensez bien à enregistrer
Les apprenants non déclarés sont ceux qui sont saisis dans le nombre d'apprenants à compter dans le devis. Les apprenants nommés sont ceux que vous pouvez saisir nominativement sur la session de formation (qui sont ajoutés dans votre base de données).
Une fois les apprenants déclarés, ajoutez également les dates de la formation et le prix depuis l'onglet Configuration > Dates et prix.
Impact sur le BPF
Cadre G : Les éléments de l'ensemble de la session (stagiaires nommés, apprenants non déclarés et heures) sont reportés dans cette section.
Ligne C10 : Les produits financiers sont comptabilisés sur la ligne Produits provenant de contrats conclus avec d’autres organismes de formation.
Sous-traitance partielle (Session INTER)
Si seuls certains clients ont été envoyés par un autre organisme, la session ne peut pas être globalement marquée en sous-traitance.
Configuration par client
Depuis l'onglet Configuration > Apprenants
Cliquez sur "Modifier le client" sur les trois petits (...) à droite de la fiche du client
Cochez la case de sous-traitance spécifique au client concerné.
Impact sur le BPF
Dans le menu Gestion > Finance (onglet Bilan Pédagogique et Financier), le système ventile les produits sur deux lignes distinctes :
Produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés (ligne C.1) : pour les clients de la session qui ne sont pas en sous-traitance
Produits provenant de contrats conclus avec d’autres organismes de formation (ligne C10) : pour les clients de la session qui sont en sous-traitance.
Vous sous-traitez votre formation à un intervenant
Pour compléter le Cadre F2 du BPF, vous devez identifier si votre intervenant est un prestataire externe ou un organisme sous-traitant.
Différencier un intervenant externe et un prestataire sous-traitant
Comment différencier un prestataire d'un sous-traitant ? Posez-vous la question : mon intervenant a-t-il un numéro de déclaration d'activité (NDA) ?
Oui : C'est un organisme sous-traitant.
Non : C'est un prestataire externe. Les formations sont alors déclarées par votre propre OF.
Cas particuliers à déclarer en sous-traitance (même sans NDA) :
Salarié occasionnel avec un contrat de travail (CDDU ou vacations).
Bénévole.
Salarié d'une entreprise tierce avec une convention de mise à disposition.
Saisir le statut via la fiche intervenant
Déclarer la sous-traitance sur la fiche d'un intervenant
Rendez-vous dans la fiche de l'intervenant en base de données.
Depuis la section "Contrat" sélectionnez un statut "Externe" et cochez "Cet intervenant est un sous-traitant"
L'information sera automatiquement appliquée dès que l'intervenant est affecté à une nouvelle session (non rétroactif).
Si vous ne passez pas par la fiche intervenant, allez dans Configuration > Intervenants et cochez Sous-traitance à un autre organisme de formation.
Configurer la fiche intervenant externe
Si votre intervenant est externe et non sous-traitant, indiquez-le simplement sur sa fiche intervenant.
Dans la section "contrat", sélectionnez le statut "Externe".
Ce statut s'ajoutera automatiquement dès que vous affecterez l'intervenant à une session de formation.
Impact du recours à un sous-traitant sur le BPF
L'activation de l'option sous-traitance pour un intervenant modifie la ventilation de votre BPF:
Cadre F2 : Les heures et coûts impactent cette section dédiée aux activités confiées à d'autres organismes.
Heures de formation : Les heures ne sont plus comptées comme effectuées en propre par votre organisme