Créer une facture brouillon
Quand vous créez une facture, celle-ci est une facture brouillon. Vous devez l’enregistrer une première fois.
Un badge de couleur jaune vous indique quelles factures sont des brouillons.
Vous pouvez modifier ou supprimer une facture brouillon.
Vous pouvez également créer une facture d'acompte à partir d'une facture brouillon pour permettre à mon client de régler en plusieurs fois.
Verrouiller une facture
Vous devez revenir sur l’écran de modification de la facture pour pouvoir la valider et la verrouiller en cliquant sur les trois points puis “Modifier - Numéroter”. Ensuite, il faut cliquer sur "Numéroter et verrouiller".
Attention : si vous rentrez dans l’écran de modification et que vous modifiez un des champs, vous devez d’abord enregistrer la facture brouillon puis la numéroter et verrouiller.
Une fois que la facture est verrouillée, elle ne peut pas être déverrouillée, ni modifiée, ni supprimée.
Pour préserver l’ordre chronologique et numérique continu, la date et le numéro de la facture sont déterminés automatiquement au moment du verrouillage de la facture.
La date est la date du jour.
Une fois que la facture est verrouillée, il n’est possible de la générer qu’une seule fois. Vous pouvez la télécharger autant de fois que nécessaire.
Ma facture verrouillée contient une erreur ou n'est plus d'actualité, que faire ?
La réponse est simple : un avoir !
Cas 1 : Si une mention très précise de la facture doit être modifiée (erreur de numéro de bon de commande ou d’adresse de facturation), je peux utiliser l’action “Créer un avoir et dupliquer la facture” : l’avoir sera créé ainsi qu’une nouvelle facture brouillon qui reprend toutes les infos de la facture de base. Il ne restera plus qu’à faire la modification nécessaire puis numéroter et verrouiller la nouvelle facture !
Cas 2 : Si la facture n'est plus d'actualité, par exemple si le client a annulé sa participation à la formation, vous devez "Créer un avoir" avec le montant de facture en négatif.