Fonctionnement des notifications automatiques
Lorsque vous publiez un élément sur l'Espace Entreprise d'un client, un mail de notification est automatiquement envoyé aux contacts de la fiche entreprise ayant les notifications activées. Cela s'applique pour le partage de :
Sessions
Documents
Il existe 2 configurations possibles pour la gestion de ces notifications.
Configurations possibles
Cas n°1 : Tous les contacts reçoivent les mails de notification
Par défaut, chaque contact enregistré dans une fiche entreprise reçoit les notifications.
Comportement : La case "Activer les notifications de partage de document sur l'Espace Entreprise pour ce contact" est cochée automatiquement.
Résultat : L'ensemble des contacts reçoit toutes les notifications de l'Espace Entreprise.
Cas n°2 : Certains contacts (ou tous les contacts) ne souhaitent pas recevoir les notifications de l'Espace Entreprise
Vous pouvez choisir de bloquer les notifications pour un ou plusieurs contacts.
Action : Rendez-vous sur la fiche entreprise et décochez la case "Activer les notifications de partage de document sur l'Espace Entreprise pour ce contact" pour les profils concernés.
💡 À noter : Même si la case est décochée, ces contacts conservent un accès total au portail entreprise. Ils peuvent s'y connecter à tout moment via le lien de connexion situé en bas de la page Ma marque > Catalogue en ligne.
Astuce : créer un modèle de mail dédié pour transmettre les informations liées à l'Espace Entreprise à vos clients
Si vos contacts entreprise ne souhaitent pas recevoir de notifications à chaque partage de session ou de document, nous vous conseillons dans ce cas de créer un modèle de mail de type "Informations Espace Entreprise" dans vos modèles de mails de type "Autre mails clients" afin de partager les informations avant et/ou après la fin de la formation, avec le contenu que vous voulez et aux interlocuteurs souhaités selon la session de formation :
Voici un exemple de mail d'information que vous pouvez créer :
Vous pouvez :
leur préciser dans ce mail que leur lien sera valable 60 jours et qu'ils peuvent l'enregistrer en favoris dans leur navigateur.
En profiter pour leur donner le lien du guide d'utilisation que nous avons créé à destination de vos clients pour les aider dans leur prise en main
Plutôt que de créer un mail dédié, si vous préférez, vous pouvez également ajouter une phrase type “Retrouvez tous les documents de formation sur votre espace entreprise en vous connectant sur : URL Espace Entreprise du client” dans votre modèle de mail associé à l'envoi des conventions par exemple.