Gérer les encaissements et suivre les paiements peut vite devenir une tâche chronophage et source d’erreurs. Entre les factures en attente, les virements à vérifier et les relances à gérer, il est facile de perdre du temps sur des tâches administratives au détriment de votre cœur de métier : la formation. C’est pourquoi nous avons développé la fonctionnalité de Rapprochement Bancaire, directement intégrée à Digiforma ! 🚀
Avec cette nouvelle solution, vous pouvez automatiser et sécuriser la gestion de vos paiements, obtenir une vision claire de vos finances et dire adieu aux rapprochements manuels fastidieux.
Comment fonctionne le Rapprochement Bancaire avec Digiforma ?
Notre fonctionnalité s’intègre directement à votre compte Digiforma pour vous offrir une gestion optimisée en quelques étapes simples 👇
1. Associer votre compte bancaire
Synchronisez facilement vos transactions pour un suivi en temps réel et une mise à jour quotidienne de vos encaissements.
2. Association intelligente des paiements
Grâce à un algorithme avancé, Digiforma identifie et associe automatiquement les paiements aux factures correspondantes. Un indicateur de rapprochement vous aide à vérifier la correspondance des transactions.
3. Gagnez un temps précieux
En quelques clics, obtenez une vue consolidée de vos encaissements et assurez-vous que tout est bien en ordre.
Guide pas à pas : Rapprocher vos transactions
1. Accéder à la fonctionnalité
Depuis le Rapport d'Activité > Suivi des factures et des charges, cliquez sur Rapprochement des factures.
2. Associer un compte bancaire
Synchronisez votre compte bancaire avec Digiforma pour une mise à jour automatique des transactions. Cette synchronisation est totalement sécurisée grâce à notre prestataire Ponto. Toutes les données sont garanties et protégées, sans aucun impact direct sur votre compte bancaire.
ℹ️ Si vous le souhaitez, vous pouvez associer 2 comptes bancaires distincts et effectuer le suivi global.
Voici comment synchroniser votre compte bancaire avec votre suivi des paiements 👇
Se diriger dans le Rapport d'Activité > Suivi des factures > Rapprochement des factures
Cliquer sur Associer un compte :
Vous êtes ensuite redirigés vers Ponto qui assure l'interconnexion et la sécurité dans l'échange de données.
Bravo vous avez réussi à synchroniser votre compte bancaire avec Digiforma 🎉
3. Synchronisation des transactions
Vous devez ensuite choisir l'historique de transaction que vous souhaitez envoyer vers Digiforma à savoir :
Les 7 derniers jours
Les 30 derniers jours
Les 90 derniers jours
L'intégralité de votre historique de transaction
⭐️ L'intérêt ici est de retrouver dans Digiforma l'ensemble de vos flux bancaire sans devoir aller dans un autre logiciel et que tout se fasse au même endroit.
4. Rapprocher une transaction
Sur la page de tableau de bord qui synthétise l'ensemble des transactions, vous retrouvez les différentes transactions ainsi que leur statut :
À rapprocher
Rapproché
Hors Digiforma ➡️ Il s'agit de vos charges ou encore des transactions qui n'ont pas de lien avec les activités enregistrées dans Digiforma.
Sélectionnez la transaction que vous souhaitez rapprocher.
Et c'est là que la magie opère ! ✨ Digiforma vous propose intelligemment les factures les plus pertinentes en fonction du virement reçu sur votre compte. Plusieurs critères sont pris en compte :
✨ Le montant correspond
✨ L'algorithme reconnaît la dénomination du client
✨ L'algorithme identifie le numéro de facture ou tout autre champ pertinent présent dans le libellé du virement !
💡 Digiforma vous fait gagner un temps précieux en vous proposant automatiquement des factures correspondantes !
➡️ Vous retrouvez également un indicateur de correspondance pour visualiser le niveau de matching entre la transaction et la facture générée sur Digiforma.
➡️ Si aucune suggestion ne correspond, vous pouvez toujours effectuer une recherche manuelle grâce à la barre de recherche dédiée.
5. Retrouver vos transactions rapprochées
Une fois une transaction rapprochée, elle est marquée comme associée à une facture.
Vous pouvez filtrer les transactions rapprochées grâce au filtre dédié et aller directement sur les factures et sessions dont les transactions ont été rapprochés pour voir apparaître le montant de celles-ci 👇
6. Cacher une transaction non rapprochable
Certaines transactions n’ont pas de correspondance avec une facture. Vous pouvez les marquer comme "Hors Digiforma" pour les masquer et ainsi ajouter de la clareté dans la liste des transactions.
7. Protection contre les doubles saisies
Digiforma vous avertit si un paiement du montant de votre transaction existe déjà sur la facture concernée. Vous aurez alors le choix entre :
Créer un nouveau paiement
Associer la transaction à un paiement existant pour éviter les doublons
8. Retrouver une transaction depuis un paiement
Lors du rapprochement, un paiement est automatiquement créé dans votre facture. Il sera annoté comme "rapproché" et vous pourrez y retrouver la transaction associée.
Gestion des accès et des comptes bancaires
9. Donner accès à vos administrateurs
Pour garantir la confidentialité des données bancaires, seul le possesseur du compte a accès à cette fonctionnalité par défaut. Un droit spécifique peut être activé dans l’interface d’administration.
💡 Les informations sensibles concernant le compte bancaire, comme le solde du compte, sont réservées exclusivement au possesseur du compte.
10. Associer un nouveau compte bancaire
Ajoutez un autre compte bancaire ou changez de compte directement depuis Mon organisme → Options.
11. Dissocier votre compte bancaire
L’association sera automatiquement rompue si vous perdez l’accès à la fonctionnalité. Vous pouvez aussi la dissocier manuellement depuis Mon organisme → Options.
Avec Digiforma, simplifiez la gestion de vos finances et gagnez du temps sur l’administration pour vous concentrer sur l’essentiel : la formation ! 🚀