El panel de control de automatizaciones permite consultar y gestionar el conjunto de envíos y acciones automáticas desencadenados por Digiforma (convocatorias, evaluaciones, correos electrónicos a los alumnos, profesores y clientes, recordatorios de facturas impagadas, y reglas de gestión comercial).
Al utilizar esta interfaz, puedes comprobar el estado, el plazo y la hora de envío de cada automatización, a nivel global del centro de formación o a nivel de un curso de formación específico.
Esta funcionalidad está dirigida a los administradores y gerentes de academias que utilizan Digiforma.
Ámbitos de aplicación de las automatizaciones
El panel de control de automatizaciones funciona según dos niveles de aplicación distintos:
Panel de control del centro de formación: define la configuración por defecto que se aplica automáticamente a los futuros cursos de formación creados.
Panel de control de un curso: muestra y gestiona las automatizaciones realmente implementadas para el curso en cuestión.
La modificación de la configuración por defecto del centro de formación no afecta retroactivamente a los cursos existentes. Los cursos creados anteriormente conservan su propia configuración inicial.
Panel de control a nivel del centro de formación
Para acceder a la configuración global de las automatizaciones a nivel de tu centro de formación, sigue esta ruta de navegación:
Haz clic en el menú Configuración en la barra de navegación.
Selecciona el submenú Automatizaciones.
El panel de control del centro de formación incluye dos pestañas distintas:
Pestaña "Cursos de formación": agrupa las automatizaciones asociadas a los cursos de formación y al recordatorio de las facturas impagadas.
Pestaña "Gestión comercial": agrupa las reglas de automatización que hacen evolucionar las oportunidades del CRM.
⚠️ Sobre las facturas: la automatización vinculada a las facturas concierne únicamente al recordatorio de las facturas impagadas (los avisos de pago enviados automáticamente). La emisión y el envío de las facturas en sí no están automatizados: deben hacerse manualmente.
Las páginas de configuración específicas (Convocatorias, Evaluaciones, Facturas, Correos electrónicos) siguen siendo accesibles a través del selector de pestañas de la página Automatizaciones.
Panel de control de un curso
Para consultar y administrar las automatizaciones específicas de un curso de formación concreto:
Accede al curso de formación en cuestión.
Haz clic en Síntesis.
Selecciona el submenú Automatizaciones.
El panel de control de un curso abarca las automatizaciones disponibles en la pestaña «Cursos de formación» del panel de control del centro de formación, a excepción de las etapas vinculadas a las facturas (recordatorio de impagos). La pestaña «Gestión comercial» se encuentra únicamente en el panel de control del centro de formación.
Desde la pestaña Síntesis > Automatizaciones del curso, puedes ejecutar las siguientes acciones:
Filtrar las automatizaciones del curso por tipo o por estado.
Hacer clic en la tarjeta de una automatización para modificar su configuración específica de este curso.
Crear un nuevo envío de correo electrónico automático propio de este curso.
Lectura y uso del friso de las automatizaciones
El friso cronológico reúne visualmente el conjunto de las automatizaciones configuradas. Estas automatizaciones pueden configurarse a nivel del panel de control del centro de formación o a nivel de la pestaña Síntesis > Automatizaciones del curso de formación.
Indicadores de los contadores
Los tres contadores situados en la parte superior del friso proporcionan las siguientes métricas:
X/Y Etapas gestionadas por Digiforma: indica el número de etapas desencadenantes que contienen al menos una automatización activa sobre el número total de etapas.
X Automatizaciones creadas: indica el total de las automatizaciones presentes en el friso, ya estén activas o desactivadas.
X Automatizaciones desactivadas: indica el número de automatizaciones existentes desactivadas manualmente.
Funcionalidades de la barra de herramientas
En cuanto existe una automatización, la barra de herramientas muestra los siguientes comandos:
Botón Vista resumida / Vista completa: al hacer clic en Vista resumida se oculta el detalle de las etapas para conservar únicamente sus títulos. El botón pasa entonces a mostrar el texto Vista completa para volver a abrir el detalle.
Filtro Estado: permite filtrar la visualización según el estado de las automatizaciones (Activadas o Desactivadas).
Filtro Tipo: permite filtrar según la tipología (Convocatorias, Evaluaciones, Correos electrónicos, Otros).
El filtro Tipo no está disponible en la pestaña Gestión comercial, ya que todas las automatizaciones de esta sección son exclusivamente reglas del CRM.
Estructura y funcionamiento de las etapas
Cada etapa del friso constituye un panel plegable y desplegable haciendo clic en su título:
Etapa activa: contiene al menos una automatización activa, se muestra en color destacado y se abre por defecto.
Etapa inactiva: no contiene ninguna automatización, se muestra en gris y permanece cerrada por defecto.
Dentro de una etapa, las automatizaciones se agrupan tras una pastilla violeta que indica el plazo o el desencadenante (ejemplos: «7 días antes de», «2 días después de», «Estado: Cierre - Ganado», «Columna 2. Presupuesto enviado»).
Interacción con las tarjetas de automatización
Cada tarjeta de automatización presenta, de izquierda a derecha:
Un indicador de estado (verde si la automatización está activa, gris si está desactivada).
El título de la acción o del documento enviado (ejemplos: «Convocatoria», «Correo a los alumnos», nombre de un modelo de evaluación, «Cambiar el estado de la oportunidad a Cierre - Ganado»).
La precisión técnica (nombre del modelo de correo electrónico o naturaleza del tratamiento como «Evaluación automática» o «Recordatorio automático»).
Al hacer clic en una tarjeta de automatización:
Para un correo automático, se abre directamente en pantalla una ventana modal de configuración.
Para las demás automatizaciones, el sistema redirige a la página de configuración dedicada.
Etapas y desencadenantes supervisados por el panel de control
Desencadenantes de la pestaña Cursos de formación
La siguiente tabla detalla los posibles desencadenantes, las automatizaciones vinculadas y su ubicación de configuración:
Etapa / Desencadenante | Automatizaciones vinculadas | Página de configuración |
Cuando se firma el acuerdo | Convocatorias, Correos electrónicos automáticos | Configuración > Convocatorias / Correos electrónicos |
Una vez se acepta o firma el presupuesto | Convocatorias, Correos electrónicos automáticos | Configuración > Convocatorias / Correos electrónicos |
Inicio de la sesión | Convocatorias, Correos electrónicos automáticos | Configuración > Convocatorias / Correos electrónicos |
Fin de la sesión | Convocatorias, Correos electrónicos automáticos | Configuración > Convocatorias / Correos electrónicos |
Fecha de vencimiento de la factura (únicamente a través del panel de control del centro de formación) | Reenvío automático de las facturas pendientes de pago (la emisión y el envío de las facturas no están automatizados). | Configuración > Facturas |
Todas las automatizaciones se configuran desde la pestaña «Cursos de formación» del panel de control del centro de formación, o a través de la pestaña Síntesis > Automatizaciones del curso, a excepción de los reenvíos automáticos de facturas, que se configuran exclusivamente a través del panel de control del centro de formación.
Desencadenantes de la pestaña Gestión comercial
La pestaña Gestión comercial se basa en seis eventos desencadenantes para ejecutar las reglas de automatización del CRM:
Cuando se modifica el estado de la oportunidad.
Cuando la oportunidad se mueve a otra columna del túnel de ventas.
Cuando se acepta o firma el presupuesto.
Cuando se firma el acuerdo.
Cuando se emite la factura.
Cuando se paga la factura.
La creación y la modificación de estas reglas de gestión comercial se realizan desde la pantalla Túnel de ventas > Configuración > Reglas.