Unabhängig davon, ob es sich um die Verschiebung einer gesamten Sitzung oder nur um einzelne Module dieser Sitzung handelt, müssen Sie einige Schritte befolgen, damit Digiforma die richtigen Daten in Ihren Aktivitätsbericht übernehmen kann.
1. Einen Zwischenfall im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung melden
Gehen Sie zu Ihrem Menü Aktivitätsberichte > Kontinuierliche Verbesserung und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Vorfall hinzufügen"
So können Sie die Gründe für die Verschiebung genau angeben und den Vorfall dokumentieren:
📖 Weitere Informationen: Lesen Sie dazu gerne unseren kurzen Artikel zu diesem Thema: Wie funktioniert das Menü „Kontinuierliche Verbesserung“?
2. Eine Notiz hinzufügen
Um die Einzelheiten der Umstände der Verschiebung festzuhalten, empfehlen wir Ihnen, eine kurze Notiz hinzuzufügen, in der Sie den Hintergrund schildern!
Das hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, falls Sie mehrere Sitzungen eintragen müssen!
📖 Brauchst Sie dabei Hilfe? 👉 Wie verwende ich die Notiz- und Aufgabenfunktion?
3. Termine bearbeiten
Um die Termine zu ändern, gehen Sie im Menü „Termine und Preise“ zur entsprechenden Sitzung:
4. 4. Einen Ergänzung zur Vereinbarung/ dem Vertrag erstellen
Falls bereits eine Vereinbarung mit den früheren Terminen der Weiterbildung erstellt wurde, können Sie mit Digiforma eine ergänzende Vereinbarung erstellen!
Sie haben zwei Möglichkeiten:
4.1 Die Vereinbarung manuell bearbeiten und in der Sitzung archivieren
Bei dieser ersten Option können Sie die bereits in Digiforma erstellte Vereinbarung auf Ihrer Seite (z. B. in Word) ändern, um die neuen Sitzungsinformationen zu erwähnen.
Um anschließend eine Kopie davon aufzubewahren, können Sie sie in den Reiter „Vereinbarungen“ Ihrer Sitzung hochladen, indem Sie auf „Archivierung unterzeichneter Dokumente“ klicken:
4. Erstellen Sie eine Vorlage für eine Ergänzung zum Vertrag oder zur Vereinbarung in Ihren Dokumentvorlagen
Wenn Sie regelmäßig Ergänzungen zu Vereinbarungen oder Verträgen erstellen, können Sie direkt in Digiforma eine Vorlage für solche Ergänzungen anlegen. So können Sie den Vermerk „ersetzt die zuvor versandte Vereinbarung“ darin einfügen.
Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Konto > Dokumentvorlagen > Dokumente für Kunden“. Klicken Sie im Abschnitt „Vereinbarungen“ auf „Eine Vorlage hinzufügen“:
Sie können dann Ihr Dokument umbenennen:
💡 Bevor Sie in der Registerkarte „Vereinbarung“ Ihrer Schulungssitzung Ihren Nachtrag erstellen, empfehlen wir Ihnen, die zuvor versandte Vereinbarung herunterzuladen und zu speichern, um einen Nachweis darüber zu behalten. Andernfalls finden Sie das Dokument im Verlauf der gesendeten E-Mails wieder, falls Sie es per E-Mail verschickt haben.
⚠️ Wenn Ihre Sitzung nur für einen Teil Ihrer Lernenden verschoben wird, müssen Sie Gruppen von Lernenden erstellen, wie hier beschrieben: Was kann ich tun, wenn einige Lernende nicht die gleichen Module in einer Sitzung belegen?
Zögern Sie nicht, uns über unseren Chat zu kontaktieren, falls etwas unklar sein sollte, und bis bald auf Digiforma 🚀