💡 Die Aktivität „Kontinuierliche Verbesserung“ unterstützt Bildungsträger, Schulungsanbieter und Organisationen dabei, ihr Qualitätsmanagement strukturiert, transparent und effizient zu steuern.
Es hilft Ihnen, Qualitätsanforderungen jederzeit im Blick zu behalten, Abweichungen schnell zu erfassen und Verbesserungsmaßnahmen konsequent umzusetzen – ein entscheidender Vorteil für die interne Steuerung und bei externen Prüfungen oder Audits.
Ob Sie ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem (z. B. ISO 9001) betreiben oder Anforderungen im Rahmen einer AZAV-Zulassung erfüllen müssen – das Modul bietet Ihnen eine praxisnahe Lösung, die sich flexibel an Ihre Organisation anpassen lässt.
Unerwartetes als Chance nutzen
Jede Beschwerde, jeder Vorfall und jede Abweichung kann ein Impuls für die Weiterentwicklung Ihres Systems sein. Mit nur wenigen Klicks können Sie:
Vorfälle oder Beschwerden erfassen – ob organisatorische Probleme, technische Störungen oder Rückmeldungen von Teilnehmenden und Kunden,
eine verantwortliche Person zuweisen – damit klar ist, wer die Bearbeitung übernimmt,
Korrekturmaßnahmen hinterlegen und verfolgen – mit eindeutigen Statusmeldungen (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen),
langfristige Verbesserungsachsen definieren – um aus einzelnen Vorfällen strukturelle Erkenntnisse für Ihre Organisation abzuleiten.
So entsteht aus jedem Problem eine nachvollziehbar dokumentierte Verbesserungschance.
Qualitätsvorfälle verwalten Schritt für Schritt
Um Qualitätsvorfälle in Digiforma zu verwalten, gehen Sie in den Reiter „Aktivitätsberichte > Kontinuierliche Verbesserung > Qualitätsvorfälle“.
Klicken Sie anschließend auf „Vorfall hinzufügen“, um einen Qualitätsvorfall zu erfassen und das aufgetretene Problem oder die Beschwerde detailliert zu beschreiben.
Schritt 1: Informationen zum Vorfall dokumentieren
Füllen Sie im ersten Schritt alle relevanten Informationen zu dem Qualitätsvorfall aus.
Titel: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel.
Datum: Tragen Sie das Datum des Vorfalls ein.
Beschreibung: Ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung, was genau passiert ist.
Auf der rechten Seite können Sie weitere Details erfassen:
Ursache des Vorfalls (z. B. technische Störung, organisatorischer Fehler, äußere Umstände),
Art des Vorfalls (welche konkrete Situation liegt vor),
Schweregrad (z. B. geringfügig, mittel, schwerwiegend),
Referenzperson (z. B. die Person, der der Vorfall zugeordnet wird),
Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen),
Gültigkeit / Frist (bis wann der Vorfall für die Bearbeitung oder Nachverfolgung relevant ist).
Sie können eine Schulungssitzung mit Ihrem Qualitätsvorfall verknüpfen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Sitzung verknüpfen“ und wählen Sie die entsprechende Sitzung aus.
Beispiel Qualitätsvorfall:
Titel: Wasserschaden im Schulungsraum
Datum: 12.09.2025
Beschreibung: Während einer laufenden Schulung kam es zu einem Wasserschaden durch einen Rohrbruch. Der Unterricht musste unterbrochen werden.
Ursache: Schulungssitzung
Art des Vorfalls: Störung
Schweregrad: Schwerwiegend
Referenzperson: Hausmeister / Gebäudeverwaltung
Status: In Bearbeitung
Frist: 30.09.2025 (bis zur vollständigen Behebung des Schadens)
Außerdem können Sie beliebig viele Korrekturmaßnahmen hinzufügen, die zur Lösung Ihres Vorfalls erforderlich sind, und so Ihren Plan zur kontinuierlichen Verbesserung ergänzen.
Schritt 2: Korrekturmaßnahmen hinzufügen
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit im zweiten Schritt, beliebig viele Korrekturmaßnahmen hinzufügen, die zur Lösung Ihres Qualitätsvorfalls erforderlich sind, und so Ihren Plan zur kontinuierlichen Verbesserung zu verfolgen.
Beispiel Korrekturmaßnahme:
Titel: Wartungsplan für Gebäudetechnik einführen
Beschreibung: Regelmäßige Inspektionen und Dokumentation durch die Hausverwaltung.
Fälligkeitsdatum: 30.11.2025
Datum der Fertigstellung: 02.02.2026
Status: In Bearbeitung
Typ: Langfristig
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Korrekturmaßnahmen, die Sie hinzugefügt haben, im Reiter „Korrekturmaßnahmen“ nachzuverfolgen.
Schritt 3: Verbesserungsbereich verknüpfen
Es wird außerdem empfohlen, einen Vorfall einer Verbesserungsmöglichkeit zuzuordnen. Auf diese Weise wird die Steuerung Ihres Qualitätsprozesses erleichtert, da Sie auch auf einer übergeordneten Ebene die wichtigsten Qualitätsthemen innerhalb Ihrer Organisation im Blick behalten können (siehe Abschnitt „Verbesserungsmöglichkeiten als strategisches Steuerungsinstrument“).
Sie können sich die Verbesserungsmöglichkeit im Vorfalldiagramm anzeigen lassen, indem Sie auf „Spalten auswählen“ klicken. So sehen Sie die Anzahl der Vorfälle pro Verbesserungsmöglichkeit. Zusätzlich können Sie die Daten exportieren, um eine detailliertere Analyse durchzuführen.
Um einen Qualitätsvorfall zu bearbeiten, wählen Sie ihn einfach in der Liste aus. Anschließend können Sie angeben, dass der Vorfall abgeschlossen ist, und dokumentieren, welche Maßnahme ergriffen wurde.
Verbesserungsmöglichkeiten als strategisches Steuerungsinstrument
Im Untermenü „Verbesserungsmöglichkeiten“ definieren Sie die großen Schwerpunkte, die für Ihre Organisation besonders wichtig sind.
Mit „Verbesserungsvorschlag hinzufügen“ erstellen Sie einen strategischen Handlungsbereich.
Jeder Verbesserungsbereich besteht aus einem Titel, einer Beschreibung und einem Status – z. B. „zu bearbeiten“, „in Umsetzung“ oder „abgeschlossen/optimiert“.
In der Übersicht sehen Sie, welche Vorfälle welchem Verbesserungsbereich zugeordnet sind.
Per Export-Funktion lassen sich die Daten für tiefere Analysen oder Managementberichte weiterverwenden.
So wird Ihr kontinuierlicher Verbesserungsprozess nicht nur dokumentiert, sondern auch aktiv gesteuert – ob für interne Qualitätsrunden, für externe Zertifizierungen oder zur Vorbereitung auf eine AZAV-Prüfung.