Ajouter les charges de votre intervenant externe par défaut depuis la base de données
Vous pouvez venir ajouter des charges par défaut depuis la fiche intervenant, pour ce faire :
Rendez-vous sur le menu Données > Intervenant
Allez sur la section Contrat de la page "informations"
Sélectionnez le statut de votre intervenant (interne et externe)
Si votre intervenant est externe, saisissez les charges liées à sa rénumération
Voici la définition du mode de tarification à définir ici :
Par jour : vous appliquez ici un tarif journalier par défaut. Le logiciel calcule automatiquement les charges de l'intervenant selon le nombre de jours d'intervention sur la session.
Par heure : vous appliquez ici un tarif par heure par défaut. Le logiciel calcule automatiquement les charges de l'intervenant selon le nombre d'heures d'intervention sur la session.
Au forfait : vous appliquez un tarif fixe par défaut. Le montant correspond au paiement total de la formation, indépendamment du nombre de jours ou d'heures réalisés.
Sur la fiche intervenant, vous ne pouvez saisir que les charges liées à sa rémunération. Cette saisie vous permettra d'éditer le contrat-cadre de sous-traitance. Une fois les charges saisies sur sa fiche, elles s'ajouteront automatiquement aux sessions de formation où vous intégrerez cet intervenant.
Ajouter des charges à un intervenant interne ou externe dans une session
Pour ajouter des charges à un intervenant dans une session, rendez-vous dans l'onglet Configuration > Intervenant de votre session et cliquez sur Ajouter un intervenant.
Commencez par sélectionner l'intervenant que vous souhaitez ajouter à la session. Si l'intervenant n'est pas dans votre base de données, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur Créer un nouvel intervenant. 👇
Lorsque l'intervenant est sélectionné, le tarif par défaut de sa fiche Données est automatiquement renseigné en tant que rémunération dans la section Facturation de l'intervenant.
À partir de cet instant, la valeur renseignée est propre à cette session de formation. Tout changement dans la fiche Données de l'intervenant n'aura pas d'impact sur les valeurs déjà renseignées dans les sessions. Pour les mettre à jour, il vous faudra le faire manuellement avec le bouton Utiliser les valeurs de la fiche intervenant.
💡 Pour gagner du temps, nous vous invitons donc à renseigner au préalable le tarif par défaut de vos intervenants dans leur fiche Données > Intervenant, dans la section Contrat.
Une fois la rémunération renseignée, vous avez la possibilité d'ajouter une ou plusieurs lignes de frais pour cet intervenant (déplacement, préparation, restauration ou autres) grâce au bouton Ajouter une ligne tarifaire. Chaque ligne a son propre tarif et sa propre TVA. Vous pouvez ajouter autant de lignes de frais que nécessaire, seule la rémunération est unique.
Une fois la rémunération et les frais renseignés, n'oubliez pas d'enregistrer !
ℹ️ Le mode de tarif (par jour ou par heure) dépend par défaut de ce qui a été renseigné dans le planning. Si vous modifiez le temps passé par l'intervenant sur la formation dans la section Temps de formation, ce sont ces valeurs qui seront prises en compte dans le calcul des charges de l'intervenant.
ℹ️ Le mode de tarif par jour correspond au nombre de jours de formation calculé. Ainsi, si un intervenant intervient sur 3 matinées alors cela correspond à 1,5 jours.
Visualiser les charges des intervenants de ma session
Vous pouvez retrouver la totalité des charges de vos intervenants dans l'onglet Gestion > Finance de votre session.
Vous retrouverez ici une ligne de charge créée automatiquement pour chaque ligne tarifaire de la fiche de l'intervenant avec le résultat des calculs HT et TTC.
Vous pourrez ainsi suivre le paiement de chacune de vos charges en indiquant cette information dans la colonne "note" si besoin :
Vous avez aussi la possibilité de créer d'autres charges manuelles en cliquant sur Créer une autre charge, en bas de la page. Les charges manuelles n'impactent pas votre BPF.
Visualiser les charges dans mes rapports d'activité
Dans le menu Rapports d'activité > Suivi de l'activité, dans l'onglet Intervenants, vous pouvez retrouver la totalité des charges affectées à vos intervenants.
Vous retrouverez dans les colonnes "Rémunération" et "Mode de rémunération" les informations relatives à la ligne "Rémunération" de la fiche intervenant de la session.
Dans les colonnes "Coût total HT" et "Coût total TTC" vous retrouverez la somme totale de la rémunération et des différents frais renseignés pour votre intervenant.
Enfin, dans le menu Rapports d'activité > Suivi des factures, vous retrouverez une ligne par charge affectée à votre intervenant sur votre session et pourrez suivre l'avancement du paiement de vos charges en ajoutant la colonne "note".
