Pourquoi l'unicité de l'adresse e-mail est-elle obligatoire ?
Le logiciel utilise l'adresse e-mail comme identifiant unique pour reconnaître un contact. Autoriser une même adresse pour plusieurs fiches contacts provoquerait des conflits majeurs lors des étapes suivantes :
L'envoi de documents et de mails personnalisés.
La génération et l'accès aux liens de l'espace apprenant ou intervenant (les contacts ne pourraient pas accéder à leurs espaces dédiés ou rencontrer des difficultés pour émarger).
Exemples de situations courantes
Vous pouvez être confronté à ce besoin de duplication dans plusieurs cas de figure :
Un client utilise une adresse générique pour plusieurs apprenants d'un même service.
Un formateur, un responsable formation ou un RH doit également suivre une formation et nécessite une fiche contact "Apprenant".
Dans certains secteurs (comme l'immobilier), un Dirigeant Non Salarié (DNS) est à la fois le contact entreprise et un stagiaire devant suivre une formation.
Tenter de saisir un e-mail déjà existant bloquera l'enregistrement et affichera un message d'erreur.
Quelles sont les solutions pour pallier ce problème ?
Solution 1 : Utiliser une autre adresse e-mail
Demander au contact de fournir une adresse alternative, telle qu'une adresse e-mail personnelle ou une adresse gratuite créée spécifiquement pour la formation.
Solution 2 : Utiliser un alias d'e-mail
Un alias permet de donner l'illusion au logiciel qu'il s'agit d'une adresse différente, alors que tous les messages arrivent dans la même boîte de réception.
Pour créer un alias, ajoutez le symbole + suivi du texte de votre choix entre la première partie de l'adresse et le symbole @.
💡 Exemple d'alias : Si l'adresse d'origine est beryl@digiforma.com, vous pouvez créer l'alias beryl+1@digiforma.com ou nomhabituel+cequevousvoulez@nomdedomaine.com. Vous pouvez générer autant d'alias que nécessaire.
⚠️ Warning : Compatibilité des alias La gestion des alias dépend entièrement du fournisseur de messagerie du destinataire.
Fonctionne nativement : Gmail
Peut fonctionner : Outlook/Hotmail, iCloud, Yahoo (il est recommandé de tester sur ces messageries)
Vérification requise : Invitez votre client à vérifier si sa messagerie accepte cette syntaxe. Si le format
+est bloqué, certaines messageries permettent de créer de vrais alias textuels depuis leurs paramètres à vous communiquer